Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
Dokumente nach Projekten oder Themen organisieren – Schnellzugriff ohne Suche oder Verzeichniswechsel
Word 365 2024 2021 2019 2016 2013
Wie viel Zeit haben Sie schon bei der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwendet? Vergessen Sie die umständliche Suche nach Word-Dateien in den Verzeichnissen Ihrer Festplatte, im Netzwerk oder der Cloud: Unser kostenloses Add-In SmartTools QuickStart stellt Ihnen einen Schnellstartbereich in Word zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks ordnen Sie Dokumente in frei definierbaren Ordnern ein. Anschließend sind diese Dateien jederzeit abrufbereit, ohne dass Sie jemals wieder danach suchen oder in das entsprechende Verzeichnis wechseln müssen. Einzelne Dokumente lassen sich dabei ebenso wie eine Gruppe von bis zu drei Dateien mit einem Mausklick öffnen. Unser Tipp zeigt, wie einfach Sie mit der Word-Erweiterung Ihre Produktivität erhöhen.
SmartTools QuickStart 7.5 kostenlos herunterladen
Nach Download und Installation wird der neue Schnellstartbereich anschließend direkt unterhalb des Menübands angezeigt. In den vorgegebenen Ordner "QuickStart" können Sie sofort Dokumente aufnehmen. Die Funktionsweise des Add-Ins lässt sich am besten an einem konkreten Beispiel verdeutlichen: Angenommen Sie möchten die Datei "Produktinformation.docx" von einem Netzwerkverzeichnis in einen QuickStart-Ordner mit der Bezeichnung "Briefe" aufnehmen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken auf das Register mit der Beschriftung "Neu" im Schnellstartbereich, um einen neuen QuickStart-Ordner zu erstellen.
- Geben Sie die Bezeichnung "Briefe" für den neuen Ordner ein und bestätigen Sie mit Ok.
- Öffnen Sie das Dokument "Produktinformation.docx" und klicken Sie im Aufklappmenü des neuen QuickStart-Ordners "Briefe" auf den Eintrag 'Produktinformation.docx' aufnehmen.
Analog zu dieser Vorgehensweise können Sie bis zu drei QuickStart-Ordner für Ihre Word-Dateien erstellen. Zur besseren Übersicht werden aktuell geöffnete Dokumente im QuickStart-Ordner durch Fettdruck und Farbgebung hervorgehoben. Um alle drei möglichen Dokumente eines QuickStart-Ordners sofort aufzurufen, wählen Sie den Eintrag Alle Öffnen im Aufklappmenü des Ordners an. Bei Bedarf können Sie QuickStart-Ordner über deren Aufklappmenübefehl Ordnerfunktionen-Umbenennen eine neue Bezeichnung zuweisen. Über den Eintrag Ordnerfunktionen-Löschen entfernen Sie den entsprechenden Ordner aus dem Schnellstartbereich.
Selbstverständlich lässt sich jeder Datei-Eintrag in einem QuickStart-Ordner auch wieder entfernen. Dazu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auf den zu löschenden Dateinamen.
Wenn Ihnen eine Ebene für den Aufruf Ihrer Dateien nicht ausreicht, dann lässt sich über den Befehl Ordnerfunktionen-Unterordner anlegen ein zusätzlicher Unterordner für weitere Schnellstart-Aufrufe erstellen. In die neue Ordnerebene können Sie dann wie gewohnt weitere Dokumente einsortieren. Außerdem ist über das Symbol Zuletzt verwendete Dokumente der Schnellstartleiste ein bequemer Aufruf Ihrer zuletzt geöffneten Word-Dateien möglich.