Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Zusatzinformationen mit einem Word-Dokument speichern und im Text abrufen
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Über das Menü Einfügen-Schnellbausteine-Feld können Sie viele nützliche Informationen wie das Druckdatum, Ihre Absenderangaben oder Pfad und Dateiname des Dokumentes an beliebiger Position (Text, Kopf-/Fußzeile, Tabelle) im Dokument ausgeben lassen. Zusätzlich zu diesen direkt über Feldfunktionen erreichbaren Informationen können Sie für ein Dokument über Datei-Informationen-Eigenschaften-Erweiterte Eigenschaften auf der Registerkarte "Anpassen" weitere Daten wie einen Abteilungsnamen, eine Projektbezeichnung oder Kontrollvermerke hinterlegen.
Nutzen Sie beispielsweise die Möglichkeit, eine Projektbezeichnung über die benutzerdefinierte Eigenschaft "Projekt" mit Datentyp und Inhalt festzulegen und anschließend als Feld in ein Dokument einzufügen. Sie wären damit sehr flexibel und könnten bei kurzfristiger Änderung der Projektbezeichnung über die einfache Anpassung der benutzerdefinierten Eigenschaft automatisch die Änderung an allen Stellen im Text aktualisieren lassen. In unserem Beispiel soll das Projekt-Feld den Inhalt "Kundenbefragung" tragen. Gehen Sie beim Anlegen des benutzerdefinierten Eigenschaft-Feldes folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie auf das Menübandregister "Datei" und klicken auf die Kategorie Informationen. Klicken Sie nun im rechten oberen Dialogbereich auf die Schaltfläche Eigenschaften und wählen Sie aus dem Ausklappmenü Erweiterte Eigenschaften.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Anpassen".
- Wählen Sie in der Liste Name: den Eintrag "Projekt" aus.
- Lassen Sie den Typ: "Text" ausgewählt.
- Geben Sie nun in das Textfeld Wert: "Kundenbefragung" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ihre Eingaben werden nun zur Kontrolle im Bereich Eigenschaften angezeigt.
- Schließen Sie den Dialog mit OK.
Damit haben Sie das neue benutzerdefinierte Feld "Projekt" als Dateityp "Text" mit dem Inhalt "Kundenbefragung" in dem aktuellen Dokument angelegt. Auf die gleiche Weise lassen weitere Felder wie zum Beispiel "Kunde", Quelle" oder auch Felder mit einer eigenen Bezeichnung definieren.
Um nun unser benutzerdefiniertes Beispiel-Feld "Projekt" im Dokument ausgeben zu lassen, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Setzen Sie den Cursor an die Position, an der die neue benutzerdefinierte Eigenschaft "Projekt" ausgegeben werden soll, also beispielsweise in die Fußzeile, um hier die Projektbezeichnung auszugeben.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Schnellbausteine-Feld an.
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Dokumentinformationen".
- Klicken Sie in der Liste Feldnamen auf den Eintrag "DocProperty".
- Markieren Sie im Bereich Feldeigenschaften die Eigenschaft "Projekt" in der Auswahlliste.
- Klicken Sie auf Ok, um das Feld im Dokument einzufügen.
Im Dokument erscheint nun an der Position der Feldfunktion der Inhalt der gewünschten Eigenschaft. Ändern Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt die Eigenschaft, ist Ihr Dokument bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktionen automatisch auf dem neuesten Stand.