Beitrag aus SmartTools Word Weekly
News: Der aktuelle Stand in Sachen E-Rechnungen mit Word
Word 365 2024 2021 2019 2016 2013
In den letzten Wochen haben wir zahlreiche Anfragen rund um das Thema "E-Rechnungen mit Word" erhalten. Daher möchten wir Ihnen ein kurzes Update zum Stand der Dinge geben. Unser Entwicklerteam hat in den letzten Monaten einige Erfahrungen bei der Umsetzung von verschiedenen individuellen E-Rechnungslösungen für Word, Outlook, Excel, Word und Access gesammelt. Mittlerweile können wir das Erstellen, Auslesen, Visualisieren, Validieren, Exportieren und Ablegen von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) praktisch in jeder gewünschten Form individuell in Office-Anwendungen integrieren. Wir unterstützen dabei Office 365, 2024, 2023, 2021, 2019, 2016 und 2013. Wir arbeiten aktuell daran, unsere fertigen E-Rechnungsmodule in Add-Ins sowie Entwicklerbibliotheken für Word, Excel, Access und Outlook umzusetzen. Das erste Ergebnis ist SmartTools E-Rechnung Free für Outlook. Die Erweiterung integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen.
Gratis: SmartTools E-Rechnung Free für Outlook

Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an.
Auch wenn die gesetzlichen Fristen noch mindestens 2 Jahre Zeit lassen, bis E-Rechnungen verpflichtend erstellt werden müssen, gibt es bereits sehr viele Anwender, die möglichst schnell selbst E-Rechnungen verschicken möchten. Dabei liest man immer wieder, dass E-Rechnungen nicht mit Word erstellt werden können und das ist grundsätzlich richtig, aber das traf bis vor kurzem auch auf die meisten Warenwirtschaftssysteme und Branchensoftware zu. Die Unterstützung von E-Rechnungen wurde erst durch entsprechende Erweiterungen möglich und genau das ist auch bei Word machbar.
Ein Missverständnis, auf das wir immer wieder stoßen, müssen wir aber direkt aus der Welt räumen: es ist nicht einfach möglich, die Rechnung wie bisher mit Word zu schreiben, als PDF auszugeben und dann mit zwei Mausklicks daraus eine E-Rechnung zu machen. Es gibt eine Fülle von Informationen, die in einer E-Rechnung gespeichert werden müssen, die in den seltensten Fällen alle bereits in einer normalen Rechnungsvorlage für Word enthalten sind.
Es wird daher zwei Erweiterungen von SmartTools Publishing geben, um E-Rechnungen mit Word zu erstellen:
- Eine komfortable assistentengeführte Lösung wird sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen für eine E-Rechnung erfassen und diese dann in das Word-Dokument mit Ihrem individuellen Design und in die Datenstruktur einer XRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung schreiben.
- Alternativ dazu wird es eine Entwicklerbibliothek für Word geben, die das Erstellen von E-Rechnungen mit VBA-Makros ermöglicht. Diese Lösung ist vor allem für die Word-Anwender gedacht, die bereits jetzt ihre eigenen individuellen Word-Makros zum Schreiben von Rechnungen verwenden. Mit Hilfe unserer Erweiterung lassen sich vorhandene Lösung ganz einfach um E-Rechnungsfunktionen ergänzen. Auf Wunsch kann die Bibliothek natürlich auch von Entwicklern genutzt werden, die ihren Kunden eine entsprechende Erweiterung anbieten wollen. Melden Sie sich bei uns, um Näheres zu erfahren.
Eine dritte Option besteht darin, Ihre eigene ganz individuelle E-Rechnungslösung von uns entwickeln zu lassen. Stellen Sie hier eine unverbindliche Anfrage.
Unsere Lösungen zum Erstellen von E-Rechnungen mit Word erscheinen voraussichtlich Ende November 2024. SmartTools Word Weekly hält Sie dazu auf dem Laufenden.