Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Berechnungen in IF-Feldern im Word-Seriendruck
Word 365 2024 2021 2019 2016 2013
FRAGE Ich möchte einen Serienbrief mit einer Excel-Datei als Datenquelle erstellen. In dem Serienbrief soll ein Rechnungsbetrag ausgewiesen werden. Für diesen Betrag gilt: Er entspricht dem Feld "Bestellsumme" aus der Excel-Datenquelle, wenn der Excel-Wert größer oder gleich 35 ist. Wenn der Wert im Feld "Bestellsumme" kleiner als 35 ist, soll als Rechnungsbetrag die Bestellsumme plus 7,90 € ausgewiesen werden. Es will mir nicht gelingen, ein entsprechendes IF-Feld in den Serienbrief einzufügen.
Folgender Feldcode führt jedenfalls nicht zum gewünschten Resultat:
{ IF { MERGEFIELD Bestellsumme } >=35
{ MERGEFIELD Bestellsumme } { MERGEFIELD Bestellsumme }+7,9 }
Können Sie mir sagen, wie ich den kriteriumsabhängigen Rechnungsbetrag erhalte?
J. Obermayr
ANTWORT Im Grunde sind Sie schon auf einem guten Weg. Ihren aktuellen Feldcode kann Word aber nicht so interpretieren, dass es im "Sonst-Fall" eine Berechnung durchführen soll. Vermutlich wird in Ihrem Serienbrief immer nur die jeweilige Bestellsumme angezeigt, - egal, ob sie größer oder kleiner als 35 ist.
Es bringt auch nichts, den zu berechnenden Ausdruck in Klammern oder Anführungszeichen einzuschließen. Word würde dann entweder nur die öffnende Klammer anzeigen oder die Bestellsumme mit dem Zusatztext "+7,9".
Damit Word den "Sonst-Fall" des IF-Feldes als Rechenausdruck interpretiert, müssen Sie ihn als Formelfeld eingeben. Ihr bisheriger Feldcode lässt sich leicht mit folgenden Schritten umwandeln:
- Öffnen Sie den Serienbrief und lassen Sie sich mit der Tastenkombination Alt + F9 den Feldcode anzeigen - sofern das nicht schon der Fall ist.
- Markieren Sie jetzt exakt den "Sonst-Fall" des IF-Feldes - in Ihrem Fall also den Ausdruck
{ MERGEFIELD Bestellsumme }+7,9
- Drücken Sie die Tastenkombination Strg + F9, um den markierten Ausdruck in ein neues, leeres Feld einzuschließen. Die Markierung wird danach von geschweiften Klammern umgeben.
- Geben Sie zwischen der öffnenden Klammer des neuen Feldes und dem bisherigen "Sonst-Fall" des IF-Feldes ein Gleichheitszeichen ein. Damit erstellen Sie ein Formelfeld.
- Das vollständige IF-Feld mit einfachem "Dann-Fall" und berechnetem "Sonst-Fall" sieht danach so aus:
{ IF { MERGEFIELD Bestellsumme } >=35
{ MERGEFIELD Bestellsumme } { = { MERGEFIELD Bestellsumme }+7,9 } }
- Drücken Sie erneut Alt + F9, um die Ansicht der Feldcodes wieder auszuschalten.
Jetzt wird Word den Rechnungsbetrag im Serienbrief wie gewünscht von der Höhe der Bestellsumme abhängig machen.