Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Automatische Farbkennzeichnung in Formularen, Teil 1
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Eine automatische Formatierung ist in Word-Formularen nicht vorgesehen, aber mit einem kleinen Trick kommen Sie dennoch zum Ziel. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einen Fragebogen erstellen möchten, in dem die Probanden jede Frage mit drei vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten beantworten können - zum Beispiel per Dropdownfeld. Die Auswahlmöglichkeiten fallen immer in die Kategorien "gut", "mittel" und "schlecht". Um dann schon auf den ersten Blick eine Tendenz zu erkennen, wäre es praktisch, wenn Antworten der Kategorie "gut" grün hinterlegt würden, Antworten der Kategorie "mittel" gelb und Antworten der Kategorie "schlecht" rot.
Realisieren ließe sich so ein Fragebogen mit Dropdownlisten-Inhaltssteuerelementen, die Sie in eine Tabelle einfügen. Dann könnten Sie in Abhängigkeit von der Dropdownlistenauswahl die jeweilige Tabellenzelle grün, gelb oder rot einfärben. Eine eingebaute Funktion gibt es dafür allerdings nicht. Sie müssen mit VBA-Code nachhelfen.
Um überhaupt mit Inhaltssteuerelementen arbeiten zu können, müssen Sie im Menüband die Registerkarte Entwicklertools einblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein Menübandregister und wählen im Kontextmenü Menüband anpassen an. Im Bereich der Hauptregisterkarten setzen Sie einen Haken neben "Entwicklertools". Dies bestätigen Sie mit Ok.
Richten Sie nun als erstes die Tabelle mit den Inhaltssteuerelementen ein:
- Fügen Sie per Einfügen-Tabellen-Tabelle eine zweispaltige Tabelle ein. Die Anzahl der Zeilen richtet sich nach der Anzahl der Fragen Ihres Fragebogens. Planen Sie bei Bedarf eine Überschriftenzeile ein.
- Geben Sie in der linken Tabellenspalte die gewünschten Fragen ein und formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Vorstellungen.
- Setzen Sie den Cursor dann in die Zelle rechts neben der ersten Frage und wählen Sie im Menüband das Symbol Entwicklertools-Steuerelemente-Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement an.
- Wählen Sie direkt danach Entwicklertools-Steuerelemente-Eigenschaften an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster weisen Sie dem Dropdownlistenfeld einen Titel und ein Tag (einen eindeutigen Bezeichner) zu. Als Titel wählen Sie zum Beispiel eine Kurzform der eigentlichen Frage und als Tag geben Sie einen einfachen Begriff ein, mit dem sich das Dropdownlistenfeld klar identifizieren lässt.
- Dann bestimmen Sie die erste Antwortmöglichkeit, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken und Anzeigename sowie Wert der Antwort eingeben. Den Anzeigenamen (= die angezeigte Antwortmöglichkeit) können Sie individuell an die Frage anpassen. Als Wert geben Sie in Ihrem Fall entweder "1", "2" oder "3" ein: 1 für die Antwort der Kategorie "gut", 2 für die Kategorie "mittel" und 3 für die Kategorie "schlecht".
- Mit weiteren Mausklicks auf Hinzufügen definieren Sie die restlichen Antwortmöglichkeiten.
- Danach schließen Sie das Dialogfenster mit den Eigenschaften des Inhaltssteuerelements mit Ok.
- Fügen Sie nach demselben Prinzip Dropdownlisten-Inhaltssteuerelemente mit Antwortmöglichkeiten für die übrigen Fragen ein.
Der Fragebogen lässt sich jetzt schon bequem mit Hilfe von Dropdownlistenfeldern beantworten. Sie müssen nur die Felder mit dem Text "Wählen Sie ein Element aus" anklicken und die gewünschte Antwort aus der Liste auswählen. Damit die jeweilige Tabellenzelle nach Auswahl einer Antwort automatisch eingefärbt wird, fügen Sie VBA-Code hinzu und genau das ist das Thema in unserer nächsten Ausgabe.