Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Formatvorlagen perfekt organisieren, Teil 1
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Mit den Formatvorlagen von Word sind Ihre Dokumente im Handumdrehen einheitlich formatiert. Die neuen Schnellformatvorlagen machen die Formatierung sogar noch leichter. Aber welche Formatvorlagen erscheinen überhaupt im Schnellformatvorlagenkatalog? Und wie greifen Sie auf Formatvorlagen zu, die dort nicht aufgelistet sind? Diese und andere Fragen beantworten wir in unserem mehrteiligen Tipp der Woche.
Wenn Sie einem Absatz oder einem Textbereich eine vordefinierte Formatvorlage zuweisen wollen, bietet Word auf dem Menübandregister Start in der Gruppe Formatvorlagen den Schnellformatvorlagen-Katalog an. Dabei handelt es sich um eine Auswahl besonders häufig benötigter Formatvorlagen, die Sie schnell per Mausklick zuweisen können.
So sind zum Beispiel die üblichen Formatvorlagen "Standard", "Überschrift 1" oder "Überschrift 2" im Schnellformatvorlagen-Katalog enthalten. Wie viele Formatvorlagen im Menüband zu sehen sind, hängt von der Breite des Word-Fensters ab. Sie können den Vorlagenkatalog aber mit den kleinen Pfeiltasten zeilenweise durchblättern. Oder Sie klicken auf den Dropdownpfeil des Schnellformatvorlagen-Katalogs, um die Gesamtliste aufzuklappen.
Womöglich finden Sie unter den Schnellformatvorlagen aber nicht die Formatvorlage, die Sie gerade benötigen. Dann müssen Sie den Aufgabenbereich für Formatvorlagen einblenden. Das erreichen Sie, indem Sie unten rechts in der Menübandgruppe Start-Formatvorlagen auf das kleine Pfeilsymbol (Startprogramm für ein Dialogfeld) klicken. Word blendet daraufhin einen Aufgabenbereich mit einer Formatvorlagenliste ein.
TIPP Aktivieren Sie im Formatvorlagen-Aufgabenbereich das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen, um sofort zu erkennen, wie eine Formatvorlage aussieht.
Falls die gesuchte Formatvorlage immer noch nicht dabei ist, klicken Sie unten rechts im Aufgabenbereich auf Optionen, und im danach angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie im Dropdownfeld Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen zum Beispiel den Listeneintrag "Alle Formatvorlagen". Nach einem Klick auf Ok steht Ihnen die Gesamtliste aller Formatvorlagen zur Verfügung.
Das Dialogfenster mit den Optionen für den Formatvorlagenbereich hat sogar noch mehr zu bieten.
So ist die Liste der Formatvorlagen standardmäßig nach dem Beliebtheitsgrad sortiert. Weniger häufig genutzte Formatvorlagen sind deshalb nicht so leicht zu finden. Kein Problem: Öffnen Sie mit einem Klick auf Optionen das Dialogfenster mit den Einstellungen des Formatvorlagenbereichs und stellen Sie im Dropdownfeld Sortierung für die Liste auswählen zum Beispiel "Alphabetisch" ein. Nach einem Klick auf Ok erscheint die Formatvorlagenliste in alphabetischer Reihenfolge.
Hilfreich sind die Bereichsoptionen auch, wenn in der Formatvorlagenliste Einträge angezeigt werden, die Sie gar nicht selbst definiert haben - etwa Einträge nach dem Muster "<Formatvorlagenname> + Fett". Sie erklären sich durch nachträgliche manuelle Formatierungen, aber eigentlich sind sie überflüssig und eher verwirrend.
Um die Einträge auszublenden, klicken Sie wieder auf Optionen. Dieses Mal entfernen Sie die Häkchen aller Kontrollkästchen im Bereich Formatierung zum Anzeigen als Formatvorlagen auswählen. Nach einer Bestätigung mit Ok umfasst die Formatvorlagenliste nur noch die eigentlichen Formatvorlagennamen.
Nützlich ist außerdem eine andere Option des Formatvorlagenbereichs: Bei Verwendung der vorherigen Ebene nächste Überschrift anzeigen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, zeigt Word beispielsweise nach der Verwendung der Formatvorlage "Überschrift 3" automatisch die Formatvorlage "Überschrift 4" in der Formatvorlagenliste an, auch wenn sie vorher noch nicht in der Liste zu sehen war. Das erleichtert die Zuweisung der Überschriftenebenen ungemein.
Der Aufgabenbereich der Formatvorlagen lässt sich damit sehr effektiv nutzen. Auf die Schnellformatvorlagen haben die Optionen aber keinen Einfluss. Wie Sie den Schnellformatvorlagen-Katalog noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Tipps.