Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Formatvorlagen perfekt organisieren, Teil 2
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Von jeher bilden Formatvorlagen die Grundlage für professionell gestaltete Word-Dokumente. Dreh- und Angelpunkt für die Verwaltung und Zuweisung von Formatvorlagen ist der Aufgabenbereich, den wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps der Woche genauer vorgestellt haben. Und für ganz schnelle Formatierungen bietet Word den Schnellformatvorlagen-Katalog im Menüband an. In diesem Tipp erfahren Sie mehr dazu.
Damit der Schnellformatvorlagen-Katalog wirklich zu einer schnellen Textformatierung beiträgt, sollte er nur die Formatvorlagen enthalten, die Sie regelmäßig benötigen. Standardmäßig finden Sie in dem Katalog aber Formatvorlagen wie "Schwache Hervorhebung" oder "Intensives Zitat" - Vorlagen, die Sie vielleicht nie nutzen.
Befreien Sie den Schnellformatvorlagen-Katalog also von unnötigem Ballast, indem Sie überflüssige Formatvorlagen daraus entfernen. Keine Sorge: Die Formatvorlagen selbst werden dadurch nicht gelöscht; sie sind weiterhin über den Aufgabenbereich der Formatvorlagen verfügbar.
Damit die im Anschluss vorgenommenen Änderungen generell für neue Standarddokumente gelten, öffnen Sie aber zuerst ein neues, leeres Dokument.
Zum Entfernen einer Formatvorlage aus dem Schnellformatvorlagen-Katalog genügen dann folgende Schritte:
- Klicken Sie im Schnellformatvorlagen-Katalog mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage, die Sie entfernen wollen.
- Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü den Befehl Aus dem Formatvorlagenkatalog entfernen an.
Nachdem Sie den Katalog aufgeräumt haben, fügen Sie die Formatvorlagen hinzu, die Sie wirklich brauchen. Dafür müssen Sie wieder den Aufgabenbereich der Formatvorlagen einblenden. Hier die Schritte im Detail:
- Falls der Aufgabenbereich mit den Formatvorlagen nicht angezeigt wird, klicken Sie unten rechts in der Menübandgruppe Start-Formatvorlagen auf das kleine Pfeilsymbol (Startprogramm für ein Dialogfeld).
- Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Optionen.
- Stellen Sie im Dropdownfeld Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen die Option "Alle Formatvorlagen" ein und klicken Sie anschließend auf Ok.
- Suchen Sie die Formatvorlage, die Sie in den Schnellformatvorlagen-Katalog aufnehmen wollen, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag.
- Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü den Befehl Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen an.
- Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für alle Formatvorlagen, die Sie regelmäßig benötigen.
Wenn Sie Glück haben, finden Sie im Schnellformatvorlagen-Katalog jetzt alle wichtigen Formatvorlagen. Es kann aber auch sein, dass einige oder sogar alle der hinzugefügten Formatvorlagen fehlen. Das liegt daran, dass die Formatvorlagen derzeit ausgeblendet sind. Sie ändern das mit folgenden Schritten:
- Klicken Sie unten im Aufgabenbereich der Formatvorlagen auf das Symbol Formatvorlagen verwalten.
- Wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfenster auf die Registerkarte Empfehlen.
- Wichtig ist jetzt, dass Sie unten im Dialogfenster die Option Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente aktivieren. Nur so gelten die nachfolgenden Änderungen für alle Standarddokumente.
- Um die derzeit ausgeblendeten Formatvorlagen schneller zu finden, stellen Sie im Dropdownfeld Sortierreihenfolge die Option "Alphabetisch" ein. Außerdem entfernen Sie - falls nötig - das Häkchen im Kontrollkästchen Nur empfohlene Formatvorlagen anzeigen.
- Markieren Sie im Listenfeld die Formatvorlage, die im Schnellformatvorlagen-Katalog angezeigt werden soll und derzeit fehlt. Hinter dem Vorlagennamen steht entweder "Immer ausgeblendet" oder "Ausblenden bis zur Verwendung".
- Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfensters auf die Schaltfläche Anzeigen. Der Zusatz hinter dem Vorlagennamen verschwindet daraufhin.
- Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für die anderen, bislang fehlenden Formatvorlagen.
- Klicken Sie auf Ok.
Der Schnellformatvorlagen-Katalog beschleunigt nun tatsächlich Ihre Formatierungsaufgaben, indem er alle wichtigen Formatvorlagen direkt verfügbar macht.
Stören könnte höchstens noch die Sortierfolge der Formatvorlagen. Die lässt sich leider nicht so einfach ändern wie im Aufgabenbereich der Formatvorlagen. Wie es geht, erfahren Sie im dritten Teil dieses Tipps.
Die Änderungen am Schnellformatvorlagen-Katalog speichert Word übrigens automatisch in seiner Standardvorlage NORMAL.DOTM. Das anfangs geöffnete leere Dokument können Sie schließen, ohne es zu speichern.