Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Referenzen in einem Dokument aktualisieren
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FRAGE Ich habe ein umfangreiches Dokument mit zahlreichen Referenzen und Querverweisen für Überschriften, Abbildungen und Tabellen. Wenn ich einzelne Kapitel (Überschriften) im Navigationsbereich verschiebe oder neue Abbildungen einfüge, sollten sich die Referenzen automatisch aktualisieren. Das ist leider nicht der Fall. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nur bei den Bild- und Tabellenbeschriftungen, nicht aber bei den Querverweisen, die ich dann manuell erneuern muss. Selbst beim Drucken werden die Referenzen nicht angepasst. Ist dazu eine besondere Einstellung erforderlich?
H. Flechl
ANTWORT Mit dieser Einschränkung müssen Sie wohl leben, denn Word aktualisiert die meisten Felder nicht automatisch. Sie können natürlich jederzeit mit Strg + A den gesamten Dokumenttext markieren und dann mit F9 die darin enthaltenen Felder aktualisieren. Das müssten Sie dann aber auch für die Kopf- und Fußzeilen und alle anderen Bereiche machen, die nicht direkt zum eigentlichen Dokumenttext gehören.
Ein "Trick" zum automatischen Aktualisieren aller Felder besteht darin, mit Datei-Drucken einmal in die Druckvorschau zu wechseln. Eine echte Druckausgabe auf Papier oder in eine PDF-Datei ist nicht erforderlich. In der Druckvorschau aktualisiert Word automatisch die meisten Felder, so dass Sie nach der Rückkehr zur normalen Bearbeitungsansicht passende Querverweise vorfinden sollten.
Wenn auch das nicht hilft, - so wie Sie schreiben, - müssen Sie erst noch die Feldaktualisierung beim Drucken aktivieren:
- Wählen Sie Datei-Optionen an.
- Wechseln Sie zur Kategorie Anzeige.
- Im Bereich der Druckoptionen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder vor dem Drucken aktualisieren.
- Klicken Sie auf Ok.