Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente
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FRAGE In einem Festplattenordner habe ich mehrere Dokumente zu einem bestimmten Themenkomplex gespeichert. Die Dokumente sind einheitlich formatiert und besitzen geeignete Überschriftenebenen. Nun möchte ich gerne ein Gesamtinhaltsverzeichnis über alle Dokumente anlegen, damit ich nicht immer wieder diverse Dokumente öffnen muss, bis ich die gerade benötigten Informationen gefunden habe. Ist es möglich, ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente zu erstellen?
Diverse Anfragen
ANTWORT Ihre Frage lässt sich mit einem klaren "Ja" beantworten. Die Dokumente, aus denen sich das Gesamtinhaltsverzeichnis zusammensetzen soll, müssen sich nicht einmal im selben Festplattenordner befinden.
Der Trick besteht darin, in das Dokument, in dem das Gesamtinhaltsverzeichnis stehen soll, RD-Felder einzufügen. Über diese RD-Felder stellen Sie Bezüge zu den externen Dokumenten her. Wenn Sie anschließend in gewohnter Weise ein Inhaltsverzeichnis einfügen, enthält es automatisch Einträge mit den Überschriften aus den externen Dokumenten.
In welcher Reihenfolge diese Überschriften im Gesamtinhalt erscheinen, richtet sich nach der Abfolge der RD-Felder. Beachten Sie außerdem, dass RD-Felder als "ausgeblendeter Text" eingefügt werden. Da die Felder aber keinerlei Daten oder Text zurückliefern, könnte es so aussehen, als wenn das Einfügen der Felder misslungen ist. Um die korrekte Funktionsweise zu kontrollieren, empfiehlt es sich deshalb, vorher die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen einzuschalten:
Aktivieren Sie dazu auf dem Register Start in der Gruppe Absatz das Symbol Alle anzeigen (das Symbol, das aussieht wie ein umgedrehtes P). Um RD-Felder einzufügen, führen Sie folgende Schritte aus:
- Setzen Sie den Cursor an eine Stelle in dem Dokument für das Gesamtinhaltsverzeichnis, an dem die ausgeblendeten RD-Felder nicht stören. Das kann auch ganz am Ende des Textes sein.
- Wählen Einfügen-Text-Schnellbausteine-Feld an.
- Markieren Sie in der Liste der Feldnamen den Eintrag "RD".
- Geben Sie rechts daneben im Feld Dateiname oder URL den vollständigen Pfad zum ersten externen Dokument ein, aus dem Sie Einträge für Ihr Gesamtinhaltsverzeichnis beziehen wollen.
- Klicken Sie auf Ok. Im aktuellen Dokument erscheint daraufhin ein Feld, das so ähnlich aussieht wie:
{ RD "C:\\Daten\\Word\\Text1.doc" }
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5, um direkt dahinter weitere RD-Felder für die restlichen Dokumente, aus denen sich das Inhaltsverzeichnis zusammensetzen soll, einzufügen.
Nachdem Sie alle RD-Felder eingefügt haben, können Sie die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen wieder ausschalten. Die RD-Felder verschwinden daraufhin vom Bildschirm, da es sich um ausgeblendete Textelemente handelt.
Nun müssen Sie nur noch ein normales Inhaltsverzeichnis einfügen:
- Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Gesamtinhaltsverzeichnis beginnen soll.
- Wählen Sie Verweise-Inhaltsverzeichnis-Inhaltsverzeichnis an und klicken Sie dann zum Beispiel auf eine der Standardvorlagen.
Word sucht jetzt in den per RD-Feld referenzierten Dateien nach den Einträgen für das Inhaltsverzeichnis und stellt es auf diese Weise zusammen. Die Seitenzahlen übernimmt Word aus den jeweiligen Dokumenten.