Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Schnelles Suchen und Ersetzen bei ähnlichen Suchbegriffen
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FRAGE Ich habe eine Dokumentsammlung mit insgesamt etwa 5000 Seiten. Darin finden sich Verweise auf Bibelverse in der Form "v 1", "v 2" bis "v 99" oder, wenn auf mehrere Verse verwiesen wird, in der Form "vv 1-9" oder "vv 88-91". Aktuell kommt es vor, dass diese Verweise am Zeilenende getrennt werden, so dass der Buchstabe "v" in der einen und die Zahl in der nächsten Zeile stehen. Damit das nicht passiert, möchte ich das einfache Leerzeichen hinter dem "v" durch ein geschütztes Leerzeichen ersetzen. Es wäre aber ein immenser Aufwand, jede mögliche Kombination aus "v" und Zahl einzeln zu ersetzen, denn eine Suche nach "v" plus Leerzeichen funktioniert nicht, weil dann ja auch Leerzeichen hinter Wörtern wie "objektiv" ersetzt würden. Kennen Sie einen Weg, den Ersetzen-Vorgang zu vereinfachen?
P. Stroissnig
ANTWORT Zunächst einmal sind es gar nicht so viele Kombinationen, wie Sie vielleicht befürchten. Da Sie nur das Leerzeichen in einem bestimmten Kontext ersetzen wollen, müssen Sie lediglich nach Kombinationen aus "v" plus Leerzeichen plus Ziffer suchen, denn damit decken Sie nicht nur einen Verweis wie "v 1", sondern auch Verweise wie "v 99" oder "vv 3-6" ab.
Und dank der in Word integrierten Platzhaltersuche, die mit so genannten "regulären Ausdrücken" arbeiten kann, brauchen Sie nur einen einzigen Suchen-und-Ersetzen-Vorgang in jedem Dokument. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie das normale durch ein geschütztes Leerzeichen ersetzen wollen.
- Drücken Sie Strg+H, um den Suchen und Ersetzen-Dialog zu öffnen.
- Falls das Dialogfenster in der kompakten Form angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern.
- Im erweiterten Teil des Dialogfensters aktivieren Sie das Kontrollkästchen Platzhalter verwenden.
- Nun geben Sie in das Feld Suchen nach folgenden Ausdruck ein (hinter dem "v" steht ein normales Leerzeichen):
v ([0-9])
- Und in das Feld Ersetzen durch geben Sie folgenden Ausdruck ein:
v^s\1
- Klicken Sie auf Alle ersetzen oder überprüfen Sie die Fundstellen jeweils mit Weitersuchen und Ersetzen.
Zur Erläuterung: Der Suchausdruck besteht zunächst aus dem konkreten Buchstaben "v" und einem Leerzeichen. Darauf muss eine beliebige Ziffer folgen, was Sie mit dem Ausdruck "[0-9]" definieren. Damit die gefundene Ziffer als Rückwärtsreferenz bzw. Gruppierung zwischengespeichert wird, um sie anschließend im Ersetzen-Ausdruck wiederverwenden zu können, umgeben Sie "[0-9]" mit runden Klammern.
Der Ersetzen-Ausdruck beginnt wieder mit dem Buchstaben "v", dieses Mal gefolgt vom Word-spezifischen Platzhalter für ein geschütztes Leerzeichen: "^s". Angehängt wird die zwischengespeicherte Ziffer aus dem Suchausdruck, was Sie mit einem Verweis auf die erste Rückwärtsreferenz/Gruppierung kenntlich machen: "\1".
So sollte das Suchen und Ersetzen trotz des Dokumentumfangs und trotz der zahlreichen Suchvarianten im Handumdrehen erledigt sein.