Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Falsches Adresslayout in Umschlägen vermeiden
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FRAGE Ich möchte mit dem Befehl Sendungen-Erstellen-Umschläge einen Briefumschlag mit der Adresse eines Kontakts aus meinem Outlook-Adressbuch bedrucken. Wenn ich einen Kontakt im Umschlag-Dialog auswähle, fügt Word die Anschrift allerdings so ein, dass die Postleitzahl hinter dem Ortsnamen steht – also zum Beispiel "Dortmund 44139" anstelle von "44139 Dortmund". In Outlook habe ich aber alle Adressdetails in die entsprechenden Felder eingetragen. Wie bringe ich Word dazu, die Umschlagadressen in der in Deutschland üblichen Form einzufügen – also mit der Postleitzahl vor dem Ort?
H. Weißhaupt
ANTWORT Die Art, wie Word eine Kontaktadresse aus Outlook in einen Umschlag einfügt, richtet sich unter anderem nach den Ländereinstellungen Ihres PCs. Wenn Sie in Windows eine andere Region als "Deutschland" aktiviert haben, entspricht das Adresslayout des Umschlags unter Umständen nicht Ihren Vorstellungen. Überprüfen Sie also zunächst in den Windows-Einstellungen im Bereich Zeit und Sprache, ob die Region korrekt eingestellt ist.
Generell ist es zudem empfehlenswert, im Outlook-Kontakt immer einen Ländernamen anzugeben (im Feld Land/Region). Wenn Sie "Deutschland" als Land/Region eintragen, weiß Word, dass die Postleitzahl vor dem Ort steht und nicht umgekehrt. Das könnte in Ihrem Fall weiterhelfen.
Mit Hilfe eines Ländernamens in der Adresse eines Outlook-Kontakts könnte Word sogar internationale Adressen automatisch korrekt auf einem Umschlag ausgeben. Bei einem US-amerikanischen Kontakt könnten Sie in Outlook zum Beispiel "USA" als Land/Region eingeben und neben der Postleitzahl auch das Kürzel eines amerikanischen Bundesstaats als Bundesland/Kanton erfassen.
Word erkennt anhand des Ländernamens, dass es sich um eine internationale Adresse handelt, und fügt sie im passenden Adresslayout in den Umschlag ein. So stehen automatisch der Bundesstaat und die Postleitzahl durch Komma getrennt hinter dem Ortsnamen.
Leider hat die Sache einen Haken: Word und Outlook verwenden unterschiedliche Ländernamen. So steht der Ländername "USA" in Outlook gar nicht zur Verfügung, wenn Sie die Dropdownliste des Felds Land/Region öffnen. Hier wird nur "Vereinigte Staaten von Amerika" angeboten. Mit diesem Ländernamen kann Word wiederum nichts anfangen, so dass es die Besonderheiten des amerikanischen Adresslayouts in seiner Umschlagfunktion nicht berücksichtigen würde.
Immerhin müssen Sie sich in Outlook nicht an die Vorschläge des Felds Land/Region halten. Es handelt sich um ein Kombinationsfeld, so dass Sie manuell jede beliebige Länderbezeichnung eingeben können – so eben auch "USA".
Leider gibt es keine offizielle Mapping-Tabelle, die alle verwertbaren Länderbezeichnungen in Outlook und Word gegenüberstellen würde. Neben "USA" und dem Outlook-Vorschlag "Vereinigte Staaten von Amerika" ist uns nur "Großbritannien" anstelle des Outlook-Vorschlags "Vereinigtes Königreich" bekannt. Sie müssten selbst experimentieren, welche Länderbezeichnungen im Outlook-Kontakt zum gewünschten Adresslayout in einem Word-Umschlag führen.