Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Bessere Beschriftungen und Querverweise mit einem geschützten Leerzeichen
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Mit Strg + Umschalt + Leertaste können Sie ein geschütztes Leerzeichen einfügen, damit zwei Wörter nicht durch einen eventuellen Zeilenumbruch getrennt werden. Problematisch wird es aber bei automatisch erstellten Beschriftungen, insbesondere bei Querverweisen auf diese Beschriftungen. Es passiert immer wieder, dass zum Beispiel bei einem Querverweis auf "Abbildung 1" ein Umbruch vor der Ziffer eingefügt wird. Wenn Sie manuell ein geschütztes Leerzeichen in den Querverweis einfügen, setzt Word das selbstständig auf ein normales Leerzeichen zurück, sobald Sie das Feld aktualisieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
Eine Programmoption, mit der Sie in einer Beschriftung generell ein geschütztes Leerzeichen zwischen Beschriftungstext und Nummerierung einfügen könnten, gibt es leider nicht. Insofern können Sie nur manuell eingreifen. Sie müssen das geschützte Leerzeichen nicht in den Querverweis einfügen, sondern in die Beschriftung selbst:
- Suchen Sie die Beschriftung, auf die Sie sich mit einem Querverweis beziehen wollen.
- Entfernen Sie das Leerzeichen zwischen Beschriftungstext und Nummer – beispielsweise zwischen "Abbildung" und "1".
- Geben Sie an dieser Stelle mit Strg + Umschalt + Leertaste ein geschütztes Leerzeichen ein.
Vorhandene Querverweise auf diese Beschriftung ändern sich dadurch noch nicht. Sie müssen die Absätze mit den Querverweisen erst markieren und dann F9 drücken, um die Querverweis-Felder zu aktualisieren. Anschließend hält Word Beschriftungstext und Nummer zusammen, so dass sie immer in derselben Zeile stehen. Notfalls erfolgt eine Silbentrennung im Beschriftungstext.
Bei vielen Beschriftungen ist es natürlich mühsam, in jeder einzelnen Beschriftung das einfache Leerzeichen durch ein geschütztes Leerzeichen zu ersetzen. Eventuell hilft Ihnen eine Suchen-und-Ersetzen-Aktion weiter.
Voraussetzung ist, dass Sie für die Beschriftungen die vorgesehene Formatvorlage "Beschriftung" verwenden – oder eine individuelle, speziell für Beschriftungen vorgesehene Formatvorlage. Dann führen Sie folgende Aktion durch, um den Ersetzen-Vorgang zu automatisieren:
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang Ihres Dokuments.
- Drücken Sie Strg + H, um den Ersetzen-Dialog zu öffnen.
- Falls der Dialog in seiner kompakten Form angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern.
- Geben Sie im Feld Suchen nach zuerst den Beschriftungstext ein – zum Beispiel "Abbildung".
- Direkt dahinter fügen Sie den Platzhalter für ein Leerzeichen ein, indem Sie Sonderformat-Leerzeichen anwählen. Im Feld Suchen nach steht daraufhin ein Text wie
Abbildung^w
- Wählen Sie Format-Formatvorlage an und markieren Sie dann den Namen der Vorlage, die Sie für Beschriftungen verwenden. Standardmäßig ist das die Formatvorlage "Beschriftung". – Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.
- Im Feld Ersetzen durch geben Sie denselben Beschriftungstext ein wie im Suchfeld.
- Direkt dahinter fügen Sie hier aber den Platzhalter für ein geschütztes Leerzeichen ein, indem Sie Sonderformat-Geschütztes Leerzeichen anwählen. Der Text im Feld Ersetzen durch lautet dann etwa
Abbildung^s
- Klicken Sie auf Alle ersetzen, um die Leerzeichen in allen übereinstimmenden Beschriftungen zu wechseln.