Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Unnötiges Anwachsen von Word-Dokumenten verhindern
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FRAGE : Ich stelle leider immer wieder fest, dass meine Word-Dateien unverhältnismäßig groß werden. Dabei sind viele davon gar nicht so umfangreich. Meist enthalten sie nur das übliche Deckblatt mit unserem Firmenlogo und vielleicht zwei bis fünf Seiten Text. Trotzdem erreichen die Dateien zum Teil Größen von bis zu 30 MB. Woran liegt das und wie kann ich die Dateigröße in vernünftigen Grenzen halten?
Diverse Anfragen
ANTWORT Speziell der Hinweis auf das Deckblatt mit Firmenlogo könnte auf eingeschaltete Vorschau-/Miniaturgrafiken als Ursache für die Dateigröße hindeuten.
So können Sie Word anweisen, beim Speichern ein kleines Abbild der ersten Dokumentseite anzulegen, welches später zum Beispiel im Windows-Explorer angezeigt werden kann und dort zur leichteren Identifizierung des Dokuments dient.
Word integriert dieses Abbild als Grafikdatei in die Word-Datei und mitunter kann diese Grafikdatei sehr groß werden. Wenn Sie auf die Vorschau verzichten können, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und anschließend speichern Sie die Datei noch einmal:
- Nachdem Sie die fragliche Datei geöffnet haben, aktivieren Sie das Register Datei und damit die Backstage-Ansicht.
- Wechseln Sie zur Kategorie Informationen.
- Klicken Sie im rechten Drittel auf Eigenschaften, so dass sich ein Dropdownmenü öffnet. Darin wählen Sie Erweiterte Eigenschaften an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenfassung.
- Entfernen Sie nun das Häkchen im Kontrollkästchen Miniaturen für alle Word-Dokumente speichern.
- Klicken Sie auf Ok.