Beitrag aus SmartTools Word Weekly
So gelingen mehrzeilige Autokorrekturen
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FRAGE Ich finde die Autokorrektur-Funktion überaus praktisch, um bestimmte Standardfloskeln schnell mit Hilfe eines Kürzels einzugeben. Ich möchte damit jetzt auch die Eingabe unserer Standardgrußzeile für Briefe oder E-Mails beschleunigen. Die Grußzeile besteht allerdings wie in den meisten Fällen aus mehreren Zeilen. Im Autokorrektur-Dialog habe ich es bislang nicht geschafft, einen Ersetzungstext mit Zeilenumbruch zu erfassen. Haben Sie eine Lösung?
Diverse Anfragen
ANTWORT Eine direkte Eingabe im Dialogfenster der Autokorrekturen ist tatsächlich nicht möglich, wenn der einzufügende Text Zeilenumbrüche enthält. Die dafür nötige Option namens Formatierten Text ist standardmäßig deaktiviert.
Es funktioniert aber, wenn Sie den Text, den Sie später über ein Kürzel einfügen wollen, vorher in ein neues Dokument eingeben und ihn markieren, bevor Sie das Dialogfenster AutoKorrektur aufrufen. Gehen Sie also folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument in Word.
- Geben Sie den mehrzeiligen Text ein, dessen Eingabe Sie mittels Autokorrektur beschleunigen wollen – in Ihrem Fall die Standardgrußzeile.
- Markieren Sie den für die Autokorrektur vorgesehenen Text.
- Rufen Sie den Autokorrektur-Dialog auf, indem Sie Datei-Optionen anwählen, zur Kategorie Dokumentprüfung wechseln und dann auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen klicken.
- Auf der Registerkarte AutoKorrektur erscheint Ihr Text jetzt schon automatisch im Feld für einen neuen Autokorrektur-Eintrag. Außerdem ist die Option Formatierten Text aktiviert, was in diesem Fall genau richtig ist.
- Sie müssen im Feld Ersetzen nur noch das gewünschte Kürzel eingeben – in Ihrem Fall zum Beispiel "mfgst" (als Kurzform für "mit freundlichen Grüßen / Support-Team").
- Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Ok.
- Am Ende schließen Sie das Dialogfenster mit den Word-Optionen ebenfalls mit Ok.
In Zukunft können Sie Ihre Standardgrußzeile ganz einfach einfügen, indem Sie den Text "mfgst" (oder das von Ihnen gewählte Kürzel) eingeben und dann die Leertaste drücken.