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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Skonto ist ein beliebtes Mittel, um Kunden zu einer schnellen Zahlung ausstehender Rechnungen zu bewegen. Nachlässe von 2 oder 3 Prozent bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen sind allgemein üblich. Selbstverständlich können Sie auch in E-Rechnungen Skonto gewähren. Problematisch daran ist nur, dass es in der maßgeblichen E-Rechnungsnorm "EN 16931" keine speziellen Felder für Skontodetails gibt – zumindest noch nicht. Das Fehlen geeigneter BT-Felder steht der maschinellen Auswertung von E-Rechnungen im Wege, denn ein simpler Skonto-Hinweis in einem Freitext-Feld kann nicht automatisch verarbeitet werden. Zu vielfältig wären die Formulierungen, als dass sich beim Einlesen einer E-Rechnung eindeutige Skonto-Bedingungen zuordnen ließen. Wir zeigen in diesem Beitrag, wie Sie mit SmartTools E-Rechnung für Access die Skonto-Bedingungen in E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung und ZUGFeRD Extended vornehmen.
Wenn Sie ein Kombinationsfeld einsetzen, dessen Datenbasis Hunderte oder gar Tausende von Datensätzen umfasst, ist die Auswahl sehr langsam, weil Access nur einen Teil der in Frage kommenden Einträge anzeigt. Sie müssen dann mehrmals den Rollbalken bis zum Ende ziehen, bevor alle vorhandenen Einträge angezeigt werden. Auch die automatische Vervollständigung und das Scrollen lassen in diesen Fällen zu wünschen übrig, da Access die Anzeige nur verzögert aufbaut. Nutzen Sie einen kleinen Trick, um den Einsatz von Kombinationsfeldern zu optimieren.
FRAGE Ich suche nach eine Möglichkeit, aus meiner Access-Datenbank möglich einfach mehrere Rechnungen in einem Arbeitsschritt auszudrucken. Ich verwende einen Bericht bestehend aus Hauptbericht für die Basisdaten und Unterbericht für die einzelnen Positionen. Über eine Schaltfläche kann ich zwar einzelne Rechnungen korrekt ausdrucken, aber nicht mehrere auf einmal, also zum Beispiel Rechnungsnummern 10 bis 20.
Wenn Sie Schriftarten in allen Berichten ändern müssen, sind Sie nicht selten mehrere Tage damit beschäftigt, Berichte in der Entwurfsansicht zu öffnen, Felder zu markieren und die Einstellungen zu ändern. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie diesen Aufwand auf wenige Mausklicks reduzieren können. Um den Anpassungsaufwand etwas zu minimieren, können Sie die Berichte in der Entwurfsansicht öffnen, Strg + A zur Markierung aller Steuerelemente drücken und die neue Schriftart über Multifunktionsleiste für alle Steuerelemente ein einem Durchgang einstellen. Aber auch das benötigt noch viel zu viel Zeit. Schneller arbeitet eine VBA-Routine, die den Bericht in der Entwurfsansicht öffnet, in einer Schleife alle Steuerelemente des Berichtes durchgeht, die Eigenschaft "FontName" auf den Namen der gewünschten Schriftart einstellt und den Bericht anschließend speichert und wieder schließt. Wird diese Routine in Kombination mit einer Mehrfachauswahl in einem Formular eingesetzt, reduziert sich der Aufwand für die Anpassungen Ihrer Datenbanken auf wenige Mausklicks.
Wenn Sie ein Listen-Steuerelement zum Beispiel für die Auswahl von Berichten für den Ausdruck einsetzen, stellen Sie die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" auf "Erweitert" ein, so dass sich auch mehrere Berichte markieren lassen. Die gewünschten Einträge werden daraufhin markiert. Wird nun aus Versehen einer der Einträge ohne Umschalt- oder Strg-Taste angeklickt, hebt Access die Auswahl auf und markiert nur den gerade angeklickten Eintrag. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie in Zukunft komfortable Listen mit Kontrollkästchen für eine Auswahl nutzen.
FRAGE In meiner Access-Datenbank habe ich für die Anwender ein spezielles "Druck"-Formular eingerichtet. Es enthält für jeden auszugebenden Bericht eine Schaltfläche mit einer entsprechenden "DoCmd.OpenReport"-Anweisung. Ich möchte nun sicherstellen, dass der Ausdruck immer auf einem bestimmten Drucker erfolgt. Kennen Sie eine Möglichkeit, dazu den in Access eingestellten Standarddrucker per VBA zu ändern?
Access verwendet bei der Darstellung von Daten eine spezielle Technik, die Zeit und Ressourcen spart. Unser Tipp erläutert dazu einige Grundlagen und zeigt, wie Sie diese Technik optimal nutzen, um Formulare schnellstmöglich zu laden und anzuzeigen. Der Hintergrund: Selbst, wenn Sie in einem Formular Dutzende von Feldern, Kontrollkästchen oder Schaltflächen verwenden, wird genau genommen immer nur ein einziges Steuerelement des jeweiligen Typs angezeigt. Access zeichnet beim Öffnen des Formulars für alle Steuerelemente zunächst eine rein grafische Darstellung und verwaltet von jedem Typ nur ein einziges "echtes" Steuerelement.
FRAGE Damit das Hauptformular übersichtlich bleibt, habe ich eine Befehlsschaltfläche angelegt, mit dem ein Unterformular mit Detaildaten aufgerufen wird. Die Anzeige der Daten funktioniert zwar einwandfrei, aber es lassen sich keine neuen Datensätze hinzufügen. Wenn dasselbe Unterformular im Hauptformular eingebettet ist, funktioniert auch das Hinzufügen von neuen Datensätzen. Haben Sie dafür eine Lösung?
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungsformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten! Sie erhalten SmartTools E-Rechnung für Access aktuell mit 30% Rabatt als Dauerlizenz (kein Abo!). Die brandneue Version 2.5 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits die volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.5! Sie können E-Rechnungen im neuen ZUGFeRDFormat erstellen, anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
Wenn Sie per VBA Zahlen aus Textfeldern in einem Access-Formular auslesen und diese in Vergleichen verwenden oder in Berechnungen zugrunde legen möchten, kann das zu unerwarteten Ergebnissen führen. Sie sollten den VBA-Code in Ihren Formularen daher absichern. Unser Tipp der Woche zeigt mögliche Stolperfallen und demonstriert, wie Sie sie vermeiden und die Verarbeitung korrekter Werte sicherstellen.
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