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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Der Auftrag ist abgeschlossen, die Abschläge sind bezahlt, jetzt fehlt nur noch die Schlussrechnung. Auf Papier ist das Routine: Gesamtbetrag, darunter die Abschläge mit ihren Steuerbeträgen, und am Ende der Restbetrag. In einer E-Rechnung muss diese Aufstellung jedoch maschinenlesbar sein, damit die Buchhaltung Ihres Kunden erkennt, wie viel Umsatzsteuer bereits mit den Abschlagsrechnungen abgerechnet wurde. Die Standardfelder der E-Rechnungsnorm können das nicht – wie wir im ersten Teil dieser Reihe gezeigt haben, droht sonst ein doppelter Steuerausweis. Einen vollständigen Ausweg bietet nur das ZUGFeRD-Profil "Extended": Es enthält eigene Felder für jede erhaltene Anzahlung samt der darin enthaltenen Umsatzsteuer. In diesem zweiten Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Felder mit SmartTools E-Rechnung für Access befüllen und Ihre Schlussrechnung so ausgeben, dass die Steuer aus den Abschlägen korrekt abgesetzt wird.
Für einige Anwendungen müssen Sie die aktuelle IP-Adresse des Rechners ermitteln, auf dem eine Datenbank ausgeführt wird. So können Sie beispielsweise Probleme mit Zugriffsrechten im Netzwerk einfacher lösen oder eine Firewall für eventuell notwendige ein- oder ausgehende Verbindungen der Datenbank schneller konfigurieren. Access stellt für eine solche Aufgabe keine Unterstützung bereit, aber mit Hilfe der Windows-API können Sie eine entsprechende Funktion nachrüsten.
FRAGE Ich muss oft sehr unterschiedliche Daten in Access-Datenbanken importieren. Dabei wird die Länge des definierten Feldes des Datentyps "Text" eher zu groß als zu klein gewählt (damit beim Import keine Daten verloren gehen). Um Speicherplatz zu sparen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu vergrößern, würde ich nun gerne nach erfolgtem Download die Textfeldgröße in den einzelnen Tabellen an die Länge des längsten darin gespeicherten Inhaltes anpassen. Da es sich um zahlreiche Tabellen mit jeweils vielen Textfeldern handelt, wäre ein Tool, das diese automatisch für alle Tabellen einer Datenbank übernimmt, sehr hilfreich. In die gleiche Richtung zielt die zweite Frage. Besteht die Möglichkeit, für alle Textfelder aller Tabellen einer Datenbank die Unicode-Kompression pauschal auf "Ja" zu setzen?
Nehmen wir an Sie möchten Berichte drucken, in deren Hintergrund ein Wasserzeichen wie "Vertraulich" oder "Entwurf" erscheint. Da Access selbst keine Wasserzeichen-Funktion zur Verfügung stellt, exportieren einige Anwender den Bericht und nutzen zum Beispiel Word, um ein Wasserzeichen in den Hintergrund zu legen. Diesen Aufwand können Sie sich jedoch sparen, denn mit einem kleinen Trick und ein paar einfachen Anpassungen lassen sich Berichte direkt aus Access heraus mit Wasserzeichen ausdrucken.
Große Aufträge rechnen Sie selten in einem Stück ab. Im Bau, im Anlagenbau oder bei umfangreichen Projekten sind Abschläge nach Baufortschritt üblich, und am Ende steht eine Schlussrechnung über den gesamten Auftrag. Als E-Rechnung sind die Teil- und Abschlagsrechnungen schnell erstellt: Sie unterscheiden sich kaum von einer normalen Rechnung. Heikel wird es erst bei der Schlussrechnung. Sie soll den vollen Auftragswert zeigen und gleichzeitig die bereits gezahlten Abschläge berücksichtigen. Erstellen Sie sie so, wie Sie es von Papier- oder PDF-Rechnungen gewohnt sind, geht aus der E-Rechnung nicht hervor, dass Sie einen Teil der Umsatzsteuer schon mit den Abschlägen ausgewiesen haben – im schlimmsten Fall zahlen Sie diese Steuer doppelt. In diesem ersten Teil unserer dreiteiligen Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie Teilrechnungen mit SmartTools E-Rechnung für Access richtig erstellen, wo genau das Problem mit der Schlussrechnung liegt und welche Lösungswege es gibt.
Sicherlich haben auch Sie schon einmal festgestellt, dass einige Abfragen bei der ersten Ausführung wesentlich mehr Zeit benötigen als bei jedem nachfolgenden Aufruf. Unser Tipp erläutert die Hintergründe und stellt eine Lösung vor, mit deren Hilfe Sie Ihre Abfragen immer schnellstmöglich ausführen lassen können. Im ersten Teil dieses Tipps hatten wir die Grundlagen gelegt, um Abfragen beim Öffnen einer Datenbank zu prüfen und ggf. ein schneller ausführbares Kompilat zu generieren. Nun kümmern wir uns darum, die automatische Ausführung einzurichten.
FRAGE In einer Tabelle wurden Informationen in einem Feld erfasst, die eigentlich über mehrere Felder aufgeteilt sein müssen. Aus einem Feld mit dem Inhalt "FE10KHI", "BR27KU3" oder "JI32BA" möchte ich immer die ersten zwei Buchstaben und die nachfolgenden zwei Ziffern jeweils in ein gesondertes Feld übernehmen, in diesem Fall also "FE" und "10", "BR" und "27" oder "JI" und "32". Benötige ich dazu eine VBA-Funktion oder wie kann ich das am einfachen lösen?
Sicherlich haben auch Sie schon einmal festgestellt, dass einige Abfragen bei der ersten Ausführung wesentlich mehr Zeit benötigen als bei jedem nachfolgenden Aufruf. Unser Tipp erläutert die Hintergründe und stellt eine Lösung vor, mit deren Hilfe Sie Ihre Abfragen immer schnellstmöglich ausführen lassen können. Die Ursache für dieses Verhalten ist eine spezielle Technik, die Access bei Abfragen verwendet: Wenn Sie eine Abfrage erstellen, speichert Access die Definitionen und Eigenschaften in einer Auflistung "QueryDefs". Weitere Referenzen werden in den Systemtabellen "MSysObjects" und "MSysQueries" festgehalten.
FRAGE Meine Access-Datenbank soll mit Word zusammenarbeiten und Daten übergeben bzw. in ein Dokument einfügen. An einer Stelle setze in einem Adress-Formular zum Beispiel eine Zeichenkette mit der Adresse aus dem aktuellen Datensatz zusammen und möchte diese per Mausklick durch den Anwender in Word an der aktuellen Cursorposition des geöffneten Dokuments einfügen. Wie muss ich an die Übergabe an Word realisieren?
Um möglichst viele Informationen in einem Formular unterbringen zu können, legen Sie Textfelder, Listenfelder oder Kombinationsfelder häufig mit reduzierter Breite an. Das führt dazu, dass längere Inhalte abgeschnitten oder als Fehlerhinweis "######" angezeigt werden. Um den kompletten Inhalt bei Textfeldern lesen zu können, muss in das Textfeld geklickt und der Cursor nach rechts verschoben werden. Bei Listeneinträgen geht das nicht; hier ist immer nur der passende Teil des Feldinhaltes zu sehen. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie Sie trotzdem die kompletten Inhalte aller Felder und Listeneinträge schnell einsehen können.
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