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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Wenn die Ausführung einer Abfrage mit Esc abgebrochen wird, kann das bei Aktualisierungs- oder Löschabfragen fatale Folgen haben, weil ein Teil der Datensätze bereits geändert oder gelöscht wurde, weitere zu aktualisierende oder zu löschende Datensätze jedoch unverändert bleiben. Lösen können Sie dieses Problem durch den Einsatz einer API-Funktion, die alle Tastatureingaben und Mausklicks blockiert und später wieder freigibt.
FRAGE In unserer Anwendung haben wir in einem Hauptformular ein Unterformular eingebettet, über das Zusatzinfos zum Hauptdatensatz in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Die Eingabe der Daten wird immer wieder vergessen und daher soll der Anwender beim Wechsel des Hauptdatensatzes darauf aufmerksam gemacht werden, wenn im Unterformular noch keine Datensätze vorhanden sind. Wie lässt sich das realisieren?
In den ersten beiden Teilen dieses Tipps hatten wir erläutert, wie Sie Berechnungen in einem Formular durchführen und dauerhaft in Tabellenfeldern speichern. In den aktuellen Access-Versionen gibt es eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen, die wir uns Folgenden einmal im Detail ansehen. In der Entwurfsansicht von Tabellen können Sie für ein Feld den Datentyp "Berechnet" einstellen. In der Eigenschaft "Ausdruck" hinterlegen Sie eine Formel oder einen Ausdruck, den Access beim Anzeigen des Datensatzes oder beim Zugriff darauf auswertet.
FRAGE Wenn Anwender meine Access-Anwendung einfach geöffnet lassen, ohne damit zu arbeiten, verhindert das den administrativen Zugriff auf das Backend. Ich möchte daher die Anwendung nach 3 Minuten Inaktivität automatisch beenden. Wenn etwas im Formular eingegeben wird, soll der Countdown wieder von neuem beginnen. Es reicht nicht, nur Eingaben in Textfeldern zu berücksichtigen; es müssen auch Sondertasten wie Tab-, Return und Cursor-Tasten sowie Mausbewegungen eingeschlossen werden.
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungsformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten! Sie erhalten SmartTools E-Rechnung für Access aktuell mit 30% Rabatt als Dauerlizenz (kein Abo!). Die brandneue Version 2.0 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits die volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4! Sie können E-Rechnungen im neuen ZUGFeRDFormat erstellen, anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir Grundlagen zu berechneten Feldern und der Speicherung der Ergebnisse in Tabellen erläutert. Als Beispiel diente uns die Tabelle "Artikel" aus der Beispieldatenbank "Nordwind", die für den Ausdruck von Preisetiketten um ein Feld "Verkaufspreis" erweitert wurde. Die Berechnung des Verkaufspreises basierend auf dem Einkaufspreis, einer festen Handelsspanne und dem aktuellen Mehrwertsteuersatz erfolgte dabei im Formular "Artikel" vor der Speicherung des neuen oder geänderten Datensatzes. Es gibt natürlich auch Anwendungen, für die mehr Flexibilität bei den Berechnungen erforderlich ist. In solchen Fällen erweitern Sie die gewünschte Tabelle, in unserem Beispiel "Artikel", um zwei weitere Felder "Handelsspanne" und "Mehrwertsteuer" vom Datentyp "Zahl/Single" und platzieren die Felder im Entwurfsmodus des dazugehörenden Formulars an passender Stelle.
FRAGE In meiner Access-Datenbank stehe ich vor einer ganz speziellen Aufgabe. Ich verwende natürlich einen AutoWert in einer Tabelle, um eine eindeutige ID zu erzeugen. Diese Information ist für den Anwender allerdings uninteressant, so dass ich kein entsprechendes Feld in das Formular eingefügt habe. In einer VBA-Prozedur benötige ich jetzt allerdings die ID. Wie kann ich also den (AutoWert) des aktuellen Datensatzes per Code abfragen?
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich möchte erreichen, dass ein Anwender in einem Formular nur einen einzigen neuen Datensatz eingeben kann. Die Eingabe soll über eine Schaltfläche Übernehmen gespeichert und das Formular dann direkt geschlossen werden. Eine Schaltfläche Abbrechen soll das Schließen des Formulars ohne Speicherung der Eingabe ermöglichen. Das Formular darf nicht über das Schließen-Symbol oder auf anderem Wege geschlossen werden; der Anwender muss unbedingt Übernehmen oder Abbrechen anklicken. Wie lässt sich eine solche Anforderung realisieren?
Wenn Sie in umfangreichen Datenbanken Tabellen anlegen und löschen und zwischendurch immer wieder die Beziehungen bearbeiten, verweigert Access irgendwann den Zugriff auf die Funktion Beziehungen mit einer Fehlermeldung. Bei Datenbanken mit Inkonsistenzen kann es auch zu einem Absturz beim Aufruf dieser Funktion kommen. Lösen lassen sich solche Probleme, indem Sie die Beziehungen per VBA löschen und die Datenbank einmal komprimieren.
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