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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich möchte erreichen, dass ein Anwender in einem Formular nur einen einzigen neuen Datensatz eingeben kann. Die Eingabe soll über eine Schaltfläche Übernehmen gespeichert und das Formular dann direkt geschlossen werden. Eine Schaltfläche Abbrechen soll das Schließen des Formulars ohne Speicherung der Eingabe ermöglichen. Das Formular darf nicht über das Schließen-Symbol oder auf anderem Wege geschlossen werden; der Anwender muss unbedingt Übernehmen oder Abbrechen anklicken. Wie lässt sich eine solche Anforderung realisieren?
Wenn Sie in umfangreichen Datenbanken Tabellen anlegen und löschen und zwischendurch immer wieder die Beziehungen bearbeiten, verweigert Access irgendwann den Zugriff auf die Funktion Beziehungen mit einer Fehlermeldung. Bei Datenbanken mit Inkonsistenzen kann es auch zu einem Absturz beim Aufruf dieser Funktion kommen. Lösen lassen sich solche Probleme, indem Sie die Beziehungen per VBA löschen und die Datenbank einmal komprimieren.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
FRAGE In einem Unterformular meiner Access-Datenbank sollen zusätzliche Informationen zum Hauptdatensatz aus einer anderen Tabelle angezeigt werden. Das funktioniert auch ohne Probleme, solange in der anderen Tabelle mindestens ein Datensatz vorhanden ist. Andernfalls wird leider nur eine leere weiße Fläche in der Größe des Unterformular-Steuerelementes angezeigt. Kann man das irgendwie verhindern?
Die Fehlermeldung "Anwendungs- oder objektdefinierter Fehler" ist nicht besonders hilfreich beim Einkreisen von Problemen in VBA-Routinen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer wenig bekannten Funktion weitere Informationen zu dem Problem abfragen können. Eine Ursache für die sehr allgemeine Fehlermeldung ist die Tatsache, dass VBA nicht ausschließlich für den Einsatz mit Access konzipiert ist, sondern auch in Excel, Word, Outlook und PowerPoint zum Einsatz kommt.
FRAGE In einem Formular kann ich mit Hilfe eines Kombinationsfeldes einen Kunden auswählen. Über eine Schaltfläche Drucken wird dann ein Adressetikett gedruckt. Diesem Bericht liegt eine SQL-Abfrage zugrunde, bei der das Feld des Kombinationsfeldes als Kriterium [KundenNr]=[Formulare]![frmAuswahl]![AuswahlKunde] adressiert ist. Auf meinem Entwicklungsrechner funktioniert das einwandfrei. Nun möchte ich die Datenbank bei meinen Anwendern mit der Access Runtime-Umgebung einsetzen. Beim Drucken der Etiketten wird jedoch ein Fenster angezeigt, das nach dem Wert des Kombinationsfeldes fragt.
Sammeln auch Sie seit Jahren Ihre Office-Dateien in denselben Verzeichnissen auf Ihrer Festplatte? Werden die Listen immer länger und wird es zunehmend schwerer, etwas zu finden? Der neue SmartTools Archivierungs-Assistent 2026 hilft Ihnen beim Aufräumen Ihrer Festplatte! Der SmartTools Archivierungs-Assistent 2026 ist ein Komplettpaket zur Archivierung von Office-Dateien von Access, Word, Excel und PowerPoint (jeweils in den Versionen 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013). Sie können den Archivierungs-Assistenten beispielsweise dazu nutzen, Datenbanken, Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben und so die Übersicht in den Ordnern für die tägliche Arbeit drastisch zu erhöhen.
Wenn mehrere Anwender in einer Frontend/Backend-Lösung mit Datensatzsperre arbeiten (Eigenschaft "Datensätze sperren" des Formulars auf "Bearbeiteter Datensatz" eingestellt) und versucht wird, einen bereits gesperrten Datensatz zu bearbeiten, wird als Hinweis lediglich ein akustischer Hinweis ausgegeben. Im Datensatzmarkierer erscheint zwar ein kleines "Gesperrt"-Symbol, aber das Symbol ist leicht zu übersehen und nicht in allen Formularen ist der Datensatzmarkierer eingeschaltet. Sinnvoller wäre es, dem Anwender direkt beim Wechsel zum gesperrten Datensatz eine eindeutige Meldung anzuzeigen. Unser Tipp zeigt eine bessere Lösung.
FRAGE In meiner Tabelle gibt es die Felder "Typ" und "Foto", im Feld "Typ" steht beispielsweise "PKW", "LKW", "Motorrad" usw. und im Feld "Foto" der jeweilige Pfad und Dateiname des betreffenden Bildes wie zum Beispiel "D:\Bilder\PKW.jpg" oder "D:\Bilder\Motorad.jpg". In einem Formular befindet sich neben dem Kombinationsfeld ein Bildsteuerelement. Hier soll nach Auswahl das passende Bild aus "D:\Bilder" angezeigt werden. Wie gehe ich dazu am besten vor?
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