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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
In Ihren Datenbanken verwenden Sie regelmäßig Memofelder, in denen Informationen zeilenweise abgelegt sind. Wenn Sie den Inhalt eines solchen Memofeldes sortieren möchten, finden Sie dazu in Access oder VBA keine Unterstützung. Ähnliches gilt für Listenfelder, die Sie per "AddItem" aus einem Array aufbauen oder für Kombinationsfelder, bei denen Sie aus einem Array eine Werteliste zusammensetzen und zuweisen möchten. Auch für diese Steuerelemente suchen Sie vergeblich nach einer Sortierfunktion. In diesem zweiteiligen Tipp stellen wir eine Lösung vor, die Sie zukünftig für alle Sortieraufgaben in Ihren Datenbanken heranziehen können.
FRAGE Ich habe ein Formular mit einem Registersteuerelement entworfen: Bei einem Datensatzwechsel, egal ob Daten geändert wurden oder nicht, soll eine Prozedur "SetControlColor" (Farbe in einem ungebundenen Steuerelement ändern) ausgeführt werden. Wie kann ich diese VBA-Prozedur aufrufen, so dass sie automatisch jedes Mal ausgeführt wird, wenn der Datensatz über die Navigationsschaltflächen gewechselt wird?
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Access durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Bei der täglichen Arbeit mit Datenbanken sind schnell mehrere Formulare zur Bearbeitung von Daten und Berichte zur Kontrolle in der Seitenvorschau gleichzeitig geöffnet und man findet nichts mehr wieder. Ordnung schaffen Sie mit einer VBA-Prozedur, die wir in diesem Tipp vorstellen. Sie bauen die Lösung in Ihre Formulare ein und mit einem Mausklick werden alle Formulare bis auf das geschlossen, aus dem Sie die Prozedur aufgerufen haben.
FRAGE Ich nutze in einem Formular meiner Access-Datenbank ein Register-Steuerelement und möchte den Bedienkomfort für Anwender verbessern, die mit Tastatursshortcuts arbeiten. Gibt es beim Register-Steuerelement eine Möglichkeit, mittels einer Tastenkombination auf eine andere Registerkarte zu wechseln? In Excel werden für diesen Zweck zum Beispiel die Tastenkombinationen Strg + Pgup bzw. Strg + Pgdn verwendet.
In Formularen werden oft umfangreiche Texte in Memofeldern gespeichert. Hier ist die Gefahr sehr groß, dass beim Lesen durch unachtsame Eingaben oder einen Tastendruck die Inhalte verändert oder gelöscht werden. Aber auch normale Textfelder können Daten enthalten, die nicht ohne weiteres geändert werden dürfen. Access macht nicht auf Änderungen aufmerksam, sondern speichert die Datensätze einfach ohne weitere Rückfrage. Unser Tipp stellt eine Lösung vor, mit der Sie dieses Manko umgehen und Text- und Memofelder gegen irrtümliche Änderungen schützen können.
Viele Berichte erstellen Sie nur für die Ausgabe am Bildschirm, um sich beispielsweise schnell eine Lagerbestandsübersicht anzeigen zu lassen. Bei der Arbeit mit diesen Auswertungen wäre es hilfreich, Detaildaten zu einem Artikel oder zu einem Kunden abrufen zu können. In älteren Versionen scheiterte das daran, dass in Berichten zwar Schaltflächen oder andere Steuerelemente eingefügt, aber keine entsprechenden Ereignisprozeduren verwendet werden konnten. Das hat sich seit einigen Versionen geändert, so dass nun auch in Berichten Steuerelemente mit Ereignisprozeduren oder Makros eingesetzt werden können. Unser Tipp erläutert die Umsetzung einer entsprechenden Lösung.
FRAGE In meiner Access-Datenbank muss ich immer wieder Informationen aus einer Excel-Tabelle auslesen. Ich öffne dazu per VBA eine Excel-Arbeitsmappe und möchte dann den Inhalt einer Zelle auf einem bestimmten Arbeitsblatt auslesen. Wie genau aber adressiere ich in meiner VBA-Prozedur ein bestimmtes Tabellenblatt in einer Excel-Arbeitsmappe und dann eine bestimmte Zelle, damit ich den Inhalt auslesen kann?
Tabellen oder Ergebnisse einer Auswahlabfrage werden häufig in der Datenblattansicht angezeigt und sollen dann per VBA bearbeitet werden. Auf den ersten Blick sieht es so aus, dass in der Datenblattansicht kein VBA unterstützt wird. Wir zeigen in diesem Tipp aber, wie Sie per VBA auf angezeigte Tabellen und Abfrageergebnisse zugreifen können. Bislang gehen Sie für die Verarbeitung von Tabellen oder Abfrageergebnissen den üblichen Weg: Sie öffnen die Tabelle oder Abfrage also per Recordset und nehmen in einer Schleife die Änderungen vor. Diese Lösung hat den Nachteil, dass Sie zum Beispiel bei Tabellen mit unterschiedlichen Namen aber gleichem Aufbau oder verschiedenen Abfragen, die die gleichen Felder im Ergebnis liefern, mehrere Routinen einsetzen oder eine Routine entsprechend anpassen müssen.
FRAGE Ich muss in meiner Access-Datenbank manchmal die vorhandenen Tabellen programmatisch analysieren. Bisher bin ich allerdings daran gescheitert, in meinen VBA-Prozeduren den Primärschlüssel (ich benötige Feldname und Feldtyp) aus einer bestimmten Tabelle auszulesen. Bei meiner Suche bin ich schon auf die MySys-Tabellen gestoßen, aber hier ist die gesuchte Information leider nicht immer mit angegeben. Haben Sie eine Lösung?
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