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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Große Aufträge rechnen Sie selten in einem Stück ab. Im Bau, im Anlagenbau oder bei umfangreichen Projekten sind Abschläge nach Baufortschritt üblich, und am Ende steht eine Schlussrechnung über den gesamten Auftrag. Als E-Rechnung sind die Teil- und Abschlagsrechnungen schnell erstellt: Sie unterscheiden sich kaum von einer normalen Rechnung. Heikel wird es erst bei der Schlussrechnung. Sie soll den vollen Auftragswert zeigen und gleichzeitig die bereits gezahlten Abschläge berücksichtigen. Erstellen Sie sie so, wie Sie es von Papier- oder PDF-Rechnungen gewohnt sind, geht aus der E-Rechnung nicht hervor, dass Sie einen Teil der Umsatzsteuer schon mit den Abschlägen ausgewiesen haben – im schlimmsten Fall zahlen Sie diese Steuer doppelt. In diesem ersten Teil unserer dreiteiligen Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie Teilrechnungen mit SmartTools E-Rechnung für Access richtig erstellen, wo genau das Problem mit der Schlussrechnung liegt und welche Lösungswege es gibt.
Sicherlich haben auch Sie schon einmal festgestellt, dass einige Abfragen bei der ersten Ausführung wesentlich mehr Zeit benötigen als bei jedem nachfolgenden Aufruf. Unser Tipp erläutert die Hintergründe und stellt eine Lösung vor, mit deren Hilfe Sie Ihre Abfragen immer schnellstmöglich ausführen lassen können. Im ersten Teil dieses Tipps hatten wir die Grundlagen gelegt, um Abfragen beim Öffnen einer Datenbank zu prüfen und ggf. ein schneller ausführbares Kompilat zu generieren. Nun kümmern wir uns darum, die automatische Ausführung einzurichten.
FRAGE In einer Tabelle wurden Informationen in einem Feld erfasst, die eigentlich über mehrere Felder aufgeteilt sein müssen. Aus einem Feld mit dem Inhalt "FE10KHI", "BR27KU3" oder "JI32BA" möchte ich immer die ersten zwei Buchstaben und die nachfolgenden zwei Ziffern jeweils in ein gesondertes Feld übernehmen, in diesem Fall also "FE" und "10", "BR" und "27" oder "JI" und "32". Benötige ich dazu eine VBA-Funktion oder wie kann ich das am einfachen lösen?
Sicherlich haben auch Sie schon einmal festgestellt, dass einige Abfragen bei der ersten Ausführung wesentlich mehr Zeit benötigen als bei jedem nachfolgenden Aufruf. Unser Tipp erläutert die Hintergründe und stellt eine Lösung vor, mit deren Hilfe Sie Ihre Abfragen immer schnellstmöglich ausführen lassen können. Die Ursache für dieses Verhalten ist eine spezielle Technik, die Access bei Abfragen verwendet: Wenn Sie eine Abfrage erstellen, speichert Access die Definitionen und Eigenschaften in einer Auflistung "QueryDefs". Weitere Referenzen werden in den Systemtabellen "MSysObjects" und "MSysQueries" festgehalten.
FRAGE Meine Access-Datenbank soll mit Word zusammenarbeiten und Daten übergeben bzw. in ein Dokument einfügen. An einer Stelle setze in einem Adress-Formular zum Beispiel eine Zeichenkette mit der Adresse aus dem aktuellen Datensatz zusammen und möchte diese per Mausklick durch den Anwender in Word an der aktuellen Cursorposition des geöffneten Dokuments einfügen. Wie muss ich an die Übergabe an Word realisieren?
Um möglichst viele Informationen in einem Formular unterbringen zu können, legen Sie Textfelder, Listenfelder oder Kombinationsfelder häufig mit reduzierter Breite an. Das führt dazu, dass längere Inhalte abgeschnitten oder als Fehlerhinweis "######" angezeigt werden. Um den kompletten Inhalt bei Textfeldern lesen zu können, muss in das Textfeld geklickt und der Cursor nach rechts verschoben werden. Bei Listeneinträgen geht das nicht; hier ist immer nur der passende Teil des Feldinhaltes zu sehen. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie Sie trotzdem die kompletten Inhalte aller Felder und Listeneinträge schnell einsehen können.
FRAGE Um Inhalte von Tabellen aus externen Datenbanken flexibel einbinden zu können, verwende ich eine Abfrage mit dem folgenden Inhalt: SELECT Tabelle.* FROM Tabelle IN 'X:\Datenbank.mdb'; Pfad und Dateiname lassen sich schnell im SQL-String ändern. Bisher waren die Datenbanken nicht mit einem Kennwort geschützt und der Zugriff funktionierte ohne Probleme. Nun müssen einzelne Datenbanken mit Kennwort gesichert sein. Das führt dazu, dass bei einer geschützten Datenbank bei jedem Zugriff die Eingabe des Datenbank-Kennwortes per Dialog abgefragt wird. Kann ich auch im SQL-String ein Datenbank-Kennwort angeben und wenn ja, wie genau muss der SQL-String aufgebaut sein?
In Ihren Hauptformularen nutzen Sie häufig mehrere Unterformulare, deren Inhalte nicht permanent angezeigt werden müssen. In anderen Windows-Anwendungen finden sich für solche Fälle praktische Aufgabenbereiche. Access stellt ein solches Steuerelement leider nicht zur Verfügung, aber Sie können dieser Funktionalität schnell nachrüsten. Die genaue Vorgehensweise zeigt dieser Tipp. Nachdem wir im ersten Teil die Anpassungen für das Hauptformular erläutert hatten, geht es nun um die einzelnen Unterformulare.
FRAGE In einem Formular rufe ich über eine Schaltfläche nacheinander mehrere Abfragen per DoCmd.OpenQuery auf. In einem Bezeichnungsfeld gebe ich als Fortschrittsanzeige zwischendurch den Text "Abfrage '1..10' (Name) wird ausgeführt..." aus. Diese Anzeige erfolgt aber nicht korrekt. Im Feld steht der Name der ersten Abfrage und wechselt erst nach Ausführung der letzten Abfrage in "Abfrage 10 (Name) wird ausgeführt...".
In Tabellen und Abfragen können Sie über die Eigenschaften "Unterdatenblattname", "Verknüpfen von" und "Verknüpfen nach" eine Verknüpfung zu anderen Tabellen herstellen und sich so beispielsweise in einer Tabelle "Lieferanten" über Unterdatenblätter die zugehörigen Artikel aus einer Tabelle "Artikel" anzeigen lassen. Am Anfang eines jeden Datensatzes finden Sie dann ein "+"-Zeichen, das nach dem Anklicken das jeweilige Unterdatenblatt mit den Artikeln aufklappt und sich in ein "-"-Zeichen wandelt, über das Sie das Unterdatenblatt wieder zuklappen können. Mitunter ist es ganz praktisch, in einem Durchgang alle Unterdatenblätter auf- oder zuklappen zu können, um beispielsweise schnell den Lieferanten eines bestimmten Artikels zu finden oder alle bislang geöffneten Unterdatenblätter zwecks Übersichtlichkeit wieder zuzuklappen. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie Sie eine solche Funktionalität in Ihre Datenbank einbauen und die Anzeige von Unterdatenblättern für Ihre Tabellen und Abfragen zukünftig blitzschnell mit Strg + Umschalt + U umschalten können.
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