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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Im Access-Blog weist Microsoft noch einmal darauf hin, dass am 14.10.2025 der Support für Access 2016 und 2019 endet. Danach wird Microsoft keine Updates für diese Version mehr veröffentlichen, selbst wenn danach noch Sicherheitslücken entdeckt werden. Als Anwender von Access 2016 oder 2019 sollten Sie sich kurzfristig überlegen, ob ein Abonnement für Sie infrage kommt oder der Wechsel auf eine aktuelle Dauerlizenz sinnvoll ist. In diesem Fall sollten Sie sich für Office 2024 entscheiden.
Wenn Sie Anlagenfelder verwenden, um einem Datensatz beispielsweise Bilder oder PDF-, Word- und Excel-Dokumente zuzuordnen, werden in der Datenblattansicht im Gegensatz zu allen anderen Feldern keine Feldnamen, sondern nur wenig aussagekräftige Büroklammern angezeigt. Da Access auch keine Dateinamen anzeigt, fehlt jede Orientierungshilfe für den gezielten Zugriff auf Anlagen. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie sich das Problem mit minimalem Aufwand lösen lässt.
FRAGE Ich möchte den Anwendern meiner Datenbank die Möglichkeit bieten, in ihrem Access-Formular nur bestimmte Datensätze anzuzeigen. Das realisiere ich derzeit über verschiedene Formulare mit Abfragen als Datenbasis. In der Abfrage verwende ich als Kriterium zum Beispiel "[Kundenname?]", so dass sich ein Eingabefenster öffnet und nach Eingabe nur die betreffenden Kunden angezeigt werden. Das klappt auch ganz gut. Jetzt sind die Anforderungen gewachsen und die Anwender möchten nach verschiedenen Feldern suchen. Natürlich könnte ich dasselbe Formular kopieren und die Abfragen anpassen, aber gibt es vielleicht einen einfacheren Weg?
In VBA können Sie zur Einkreisung von Fehlern zum Beispiel die MsgBox-Anweisung nutzen, um schnell Informationen zur Ausführung einer Routine anzeigen zu lassen. Diese Hilfsmittel stehen in Datenmakros nicht zur Verfügung. Hier können Sie jedoch eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" nutzen. Grundlagen und Praxiseinsatz erläutern wir in diesem Tipp. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Die Protokollierung der Ausführung von Datenmakros über eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" erfolgt in der Systemtabelle "USysApplicationLog", die normalerweise nicht sichtbar ist.
Manchmal müssen Sie mehrere Excel-Tabellen oder CSV-Dateien in dieselbe Tabelle Ihrer Access-Datenbank importieren. Die Arbeitsmappen oder CSV-Dateien liegen dann typischerweise in einem zentralen Ordner, aus dem Sie dann der Reihe nach jede Datei einzeln über die Importieren-Funktion in die gewünschte Tabelle übertragen müssen. Wir zeigen, wie Sie mit einer VBA-Routine in Zukunft viel Zeit sparen können.
FRAGE Ich habe eine Access-Datenbank von einem anderen Entwickler übernommen. Nun komme ich nicht weiter: In einer Abfrage bin ich auf eine Unterabfrage gestoßen, die ich aufgrund diverser Umstrukturierungen der Tabellen ändern muss. Im Bereich "Abfragen" des Datenbankfensters kann ich diese Unterabfrage allerdings nicht finden. Woran kann das liegen? Wie kann ich auf die Abfrage zugreifen und sie bearbeiten?
Wenn die Entwicklung einer Datenbank abgeschlossen ist, blenden Sie in der Regel verschiedene Objekte aus, damit der "normale" Anwender sie nicht zu sehen bekommt. Dazu müssen Sie jedes Objekt im Navigationsbereich bzw. im Datenbankfenster mit der rechten Maustaste anklicken, die Eigenschaften aufrufen, das Kontrollkästchen Ausgeblendet aktivieren und mit Ok bestätigen. In diesem Tipp stellen wir eine Lösung vor, die die aktuellen Einstellungen für alle Objekte in eine Tabelle schreibt. Hier können Sie dann schnell und einfach den Status "Ausgeblendet" für jedes Objekt über ein Kontrollkästchen einstellen. Anschließend werden in einem Durchgang die Eigenschaften für alle Objekte basierend auf dieser Tabelle neu eingestellt.
FRAGE Der Anwender gibt in einem Feld im Access-Formular eine Kalenderwoche ein. Anschließend möchte ich alle Datensätze einer Tabelle "Protokolle", in denen ein Datum "LetztePrüfung" dieser Kalenderwoche entspricht, in ein Recordset einlesen. Die Steuerung per Schaltfläche und den Umgang mit Recordsets beherrsche ich, aber wie genau muss die SQL-Abfrage für die Initialisierung des Recordsets aussehen?
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.4 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Wenn die Entwicklung einer Datenbank abgeschlossen ist, blenden Sie in der Regel verschiedene Objekte aus, damit der "normale" Anwender sie nicht zu sehen bekommt. In diesem Tipp stellen wir eine Lösung vor, die die aktuellen Einstellungen für alle Objekte in eine Tabelle schreibt. Hier können Sie dann schnell und einfach den Status "Ausgeblendet" für jedes Objekt über ein Kontrollkästchen einstellen. Anschließend werden in einem Durchgang die Eigenschaften für alle Objekte basierend auf dieser Tabelle neu eingestellt.
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