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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
FRAGE Ich möchte Eingabefehler in einem Formular meiner Access-Datenbank so gut wie möglich vermeiden. Bei der Erfassung von alphanumerischen Artikelnummern wie zu Beispiel "10JKB2304" muss immer sichergestellt sein, dass es sich bei den ersten beiden Zeichen immer um eine Ziffer handelt. Wie kann man mit einer VBA-Prozedur erreichen, dass eine Meldung erscheint und das Verlassen des Feldes verhindert wird, solange diese Bedingung nicht erfüllt ist?
Für Tabellen können Sie bekanntlich automatisch Unterdatenblätter mit Detaildaten anzeigen lassen. Access selektiert dann beim Zugriff auf die Tabelle basierend auf den gesetzten Beziehungen die Datensätze für das jeweilige Unterdatenblatt. Besonders problematisch ist die Einstellung "Automatisch" für die Eigenschaft "Unterdatenblattname" in Front-/Backend-Lösungen: Teilweise können hier Minuten vergehen, bevor im Frontend ein Formular angezeigt wird. Grund dafür ist nicht immer eine schlechte Netzwerkperformance, sondern oft auch genau diese Einstellung. Access muss schlimmstenfalls Dutzende von Feldern auf deren Beziehungen prüfen, was unnötig Zeit in Anspruch nimmt. In der Praxis konnten die Ladezeiten einiger Formulare in Test-Szenarien durch eine Änderung dieser Einstellung von 2 Minuten auf 5 Sekunden reduziert werden.
SmartTools EPC QR-Code 2.0 für Access ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Access auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in einem Access-Bericht ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen. Die brandneue Version 2.0 bietet jetzt unter anderem die Möglichkeit, den QR-Code zur besseren Sichtbarkeit in Farbe und mit einer beliebigen Grafik wie Ihrem Logo auszugeben.
In VBA-Routinen in Access ist es regelmäßig erforderlich, Zeichenketten in einzelne Bestandteile zu zerlegen. Sie erhalten zum Beispiel durch einen Import Feldinhalte wie "Herr Dr. Johannes Schmidt" und müssen diese Angaben auf einzelne Felder "Anrede", "Titel", "Vorname" und "Nachname" aufteilen. Wir zeigen in diesem Tipp anhand zahlreicher Praxisbeispiele, welche Möglichkeiten Ihnen VBA dazu bietet.
FRAGE In meiner Datenbank verwende ich in einem Formular ein Unterformular, dessen Datensätze vom Anwender gefiltert werden können. Die aktuelle Auswahl sollte auch gedruckt werden können. Dazu möchte nun mit einer Schaltfläche Bericht drucken im Hauptformular einen Bericht öffnen, der nur die gefilterten Daten aus dem Unterformular ausgibt. Ich schaffe es aber nicht, den Inhalt des Unterformulars korrekt zu referenzieren. Ist das also überhaupt möglich und wenn ja wie?
Nehmen wir an Sie möchten Berichte drucken, in deren Hintergrund ein Wasserzeichen wie "Vertraulich" oder "Entwurf" erscheint. Da Access selbst keine Wasserzeichen-Funktion zur Verfügung stellt, exportieren einige Anwender den Bericht und nutzen zum Beispiel Word, um ein Wasserzeichen in den Hintergrund zu legen. Diesen Aufwand können Sie sich jedoch sparen, denn mit einem kleinen Trick und ein paar einfachen Anpassungen lassen sich Berichte direkt aus Access heraus mit Wasserzeichen ausdrucken.
FRAGE Einige Tabellen in unserer Access-Datenbank müssen in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Die manuelle Ausführung von Aktualisierungsabfragen ist zeitraubend und wird natürlich auch häufig vergessen. Wir würden den Vorgang daher gerne automatisieren. Ich habe keine entsprechende Option gefunden, aber gibt es eventuell eine möglichst einfache Möglichkeit, ein Makro zeitgesteuert in der Datenbank ablaufen zu lassen?
Mit den April 2025-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Office 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen, von der auch Access betroffen ist. Laut offizieller Dokumentation kann nach dem Öffnen einer manipulierten Datenbank unbemerkt Schadcode ausgeführt werden. Über ein Makro könnte so zum Beispiel ein Trojaner oder Virus eingeschleust werden. In dieser Techinfo wird die entdeckte Sicherheitslücke genauer dokumentiert.
Wenn Sie in Ihren Datenbanken VBA-Routinen mit Zugriff auf Tabellen entwickeln, treten regelmäßig Fehler mit kryptischen Fehlernummern und wenig hilfreichen Hinweistexten auf. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie in diesen Fällen dem Fehler schneller auf die Schliche kommen können. Im ersten Teil hatten wir erläutert, dass Access Fehler aus unteren Schichten (ODBC-Treiber, SQL Server) nicht einfach ignoriert, sondern sie lediglich nicht über das "Err"-Objekt anzeigt. Festgehalten werden die Fehler dennoch in einer Auflistung "Errors" des Objektes "DBEngine" (DAO) oder "Connection" (ADO).
FRAGE Wir importieren per VBA über ein Recordset (rsImport) Daten in eine ebenfalls als Recordset geöffnete Tabelle (rsTabelle). Dabei kann es vorkommen, dass Datensätze mehrfach in den Importdaten vorhanden sind. Es soll jedoch nur der erste zu einer Ordnungsnummer passende Datensatz importiert werden. Wir nutzen momentan eine Lösung, die per "DLookup()" die Zieltabelle durchsucht und bei vorhandener Ordnungsnummer den aktuellen Importdatensatz überspringt. Diese Lösung ist aber recht langsam. Können Sie uns Alternativen, die schneller arbeiten, aufzeigen?
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