Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
In Access verwenden Sie regelmäßig Formulare und Berichte, deren Bedeutung im kurzen Text einer Schaltfläche nur schwer zu beschreiben sind. Da wäre es hilfreich, wenn beim Überfahren einer Schaltfläche mit der Maus ein kleines Vorschaubild des Formulars oder des Berichtes angezeigt werden würde. Eine solche Lösung ist einfacher umzusetzen, als es auf den ersten Blick aussieht und unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Wir nutzen eine Tabelle "A" mit sehr vielen Datensätzen, von denen ein großer Teil nur sehr selten benötigt wird. Wir möchten nun diese Datensätze in eine andere Tabelle (Tabelle "B", gleiche Struktur wie "Tabelle "A") auslagern, so dass nur die regelmäßig genutzten oder neu angelegten Datensätze gemäß Tabelle "A" im Formular angezeigt werden. Es soll aber möglich sein, im Formular sowohl die regelmäßig genutzten oder neu angelegten Datensätze aus Tabelle "A" als auch alle Datensätze zum Nachschlagen aus beiden Tabellen "A" und "B" anzuzeigen.
In Ihren Access-Formularen verwenden Sie häufig mehrere Ja-/Nein Felder, von denen mindestens eines aktiviert sein muss. Anstatt diese Steuerelemente einzeln abzufragen, können Sie per VBA eine Schleife verwenden. Die Ja/Nein-Felder der betreffenden Einstellungsmöglichkeit müssen dazu zunächst mit laufenden Nummern benannt werden, also z.B. "JN_1", "JN_2", "JN_3" usw. Anschließend können Sie eine einfache Routine zur Prüfung verwenden, die wir in diesem Tipp vorstellen.
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten!
Wenn Sie Daten in der Tabellenansicht oder der Datenblattansicht von Formularen anzeigen lassen, fügt Access zu den Spaltenköpfen Dropdown-Menüs hinzu, über die sich nach den einzelnen Feldern auf- und absteigend sortieren lässt. Lassen Sie jedoch ein Formular in der Endlosansicht anzeigen, fehlen diese Möglichkeiten bzw. sind nur umständlich über die Multifunktionsleiste oder die Symbolleiste zu erreichen. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie eine auf- und absteigende Sortierung per Mausklick in Endlosformularen nutzen können.
FRAGE Ich muss in meiner Access-Datenbank regelmäßig Daren aus Excel verarbeiten. Nach dem Import von Exceldaten befinden sich in einigen Text- oder Memofeldern immer wieder kleine Quadrate oder andere nutzlose Sonderzeichen. Vor allem in Memofeldern kommt es außerdem vor, dass Leerzeichen fehlen und zum Beispiel ein Satz "Dies ist ein Testtext" als "Dies ist einTesttext" angezeigt wird. Wie kann ich diese Importprobleme lösen?
Wenn Sie Daten in der Tabellenansicht oder der Datenblattansicht von Formularen anzeigen lassen, fügt Access zu den Spaltenköpfen Dropdown-Menüs hinzu, über die sich nach den einzelnen Feldern auf- und absteigend sortieren lässt. Lassen Sie jedoch ein Formular in der Endlosansicht anzeigen, fehlen diese Möglichkeiten bzw. sind nur umständlich über die Multifunktionsleiste oder die Symbolleiste zu erreichen. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie eine auf- und absteigende Sortierung per Mausklick in Endlosformularen nutzen können.
FRAGE Ich möchte mit einer UNION-Abfrage Daten aus mehreren Tabellen selektieren. Einige Felder sind jedoch zum Beispiel nur in der ersten, andere nur in der zweiten oder dritten Tabelle vorhanden, so dass sich nicht die gleiche Anzahl von Feldern pro Tabelle selektieren lässt. Kann man dieses Problem lösen und wenn ja, wie? Mir ist außerdem aufgefallen, dass eine UNION-Abfrage doppelte Datensätze generell herausfiltert und sich das nicht wie bei anderen Abfragetypen in den Eigenschaften steuern lässt. Welche Möglichkeiten habe ich, das zu beeinflussen?
In Ihren Datenbanken verwenden Sie regelmäßig Memofelder, um größere Mengen an Texten zu erfassen. Dabei schleichen sich oftmals Rechtschreibfehler ein, die insbesondere bei der Weitergabe von Berichten einen schlechten Eindruck hinterlassen. Aber auch Rechtschreibfehler in normalen Textfeldern, beispielsweise bei der Erfassung von Straßen- oder Ortsnamen für Adressen, sind an der Tagesordnung. Access stellt zwar eine Rechtschreibprüfung zur Verfügung, aber die müssen Sie manuell per Menüband oder F7 aufrufen. Unser Tipp verrät, wie Sie eine automatische Rechtschreibprüfung für Memo- und Textfelder einrichten.
FRAGE Ich verwende in meiner Access-Datenbank ein Formular zur Erfassung von Arbeitszeiten und darin unter anderem zwei Datumsfelder "TaetigkStart" und "TaetigkEnde". Aus organisatorischen Gründen dürfen die Anwender Tätigkeiten nur im Laufe des aktuellen Monats erfasst werden. Das soll automatisch sichergestellt werden. Wie kann ich in einem Feld nur Eingaben mit einem Datum im aktuellen Monat zulassen?
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