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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Vor dem Import von Textdateien beispielsweise im CSV-Format sind häufig Anpassungen erforderlich, damit Access die Daten richtig umsetzen kann. So wird zum Beispiel in Textdateien aus der Unix-Welt "vbLf" als Zeilentrennung verwendet, während in der Windows-Welt "vbCrLf" der Standard ist. Solche Anpassungen können Sie zukünftig mit einer einzigen Anweisung blitzschnell vornehmen. Anzugeben ist der Pfad- und Dateiname der betreffenden Textdatei sowie der Suchbegriff und der Begriff, der ihn ersetzen soll.
FRAGE Ich verwende in meiner Access-Datenbank ein Hauptformular namens "HF_Bestand". Es enthält zum einen ein Unterformular mit dem Namen "UF_Bestand_1" und außerdem ein zweites Unterformular mit der Bezeichnung "UF_Bestand_2". Ich möchte nun die Daten eines Feldes "SummeUF1" aus dem ersten Unterformular in ein Feld "SummeAusUF1" des zweiten Unterformulars übertragen. Wie kann ich das am besten erreichen?
Das ZUGFeRD-Format ist eines von zwei zugelassenen Formaten für E-Rechnungen. Es besteht aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Das für die Definition des ZUGFeRD-Standards zuständige "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) hat vor kurzem eine neue Version 2.4 veröffentlicht, die ab sofort gültig ist. Die wichtigste Neuerung betrifft die Unterstützung von Unterpositionen, die vor allem bei komplexen Rechnungen für mehr Übersicht sorgen.
In VBA können Sie zur Einkreisung von Fehlern zum Beispiel die MsgBox-Anweisung nutzen, um schnell Informationen zur Ausführung einer Routine anzeigen zu lassen. Diese Hilfsmittel stehen in Datenmakros nicht zur Verfügung. Hier können Sie jedoch eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" nutzen. Grundlagen und Praxiseinsatz erläutern wir in diesem Tipp. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Die Protokollierung der Ausführung von Datenmakros über eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" erfolgt in der Systemtabelle "USysApplicationLog", die normalerweise nicht sichtbar ist.
FRAGE Ihr Tipp zum Drucken von mehreren Kopien eines Berichtes hat mich an ein Problem erinnert, für das ich noch keine Lösung gefunden habe: Wir benötigen wie im Tipp beschrieben ebenfalls mehrere Kopien eines Berichtes aber dabei soll auf der ersten Kopie "Kopie 1", auf der 2. Kopie "Kopie 2" usw. (bis zu 5 Kopien) links oben stehen. Meine Versuche mit globalen Variablen haben nicht zum Erfolg geführt. Kennen Sie eine Möglichkeit, dieses Problem mit Access zu lösen?
Wenn Sie Berichte drucken, verwenden Sie in den zugrunde liegenden Abfragen häufig Kriterien, die über ein Formular einstellbar sind – beispielsweise ein Auswertungszeitraum für eine Umsatzübersicht oder ein Land für eine Kundenliste. Hier referenzieren Sie aus der Zeile "Kriterien" der Abfrage im Formular zum Beispiel Textfelder wie "txtDatumVon" und "txtDatumBis" oder ein Kombinationsfeld "clLand" in der Art "=Forms!AuswahlFormular!clLand". Für einfache Textfelder oder Kombinationsfelder mit nur einer Auswahlmöglichkeit ist das in der Regel kein Problem. Wenn Sie aber ein Listenfeld einsetzen möchten, über das mehrere Einträge ausgewählt werden können, so sich diese Mehrfachauswahl nicht direkt aus der Abfrage heraus über die Zeile "Kriterien" referenzieren. Unser Tipp erläutert, wie Sie auch mehrere markierte Einträge eines Listen-Steuerelementes als Filterkriterium verwenden können.
Wenn die Ausführung einer Abfrage mit Esc abgebrochen wird, kann das bei Aktualisierungs- oder Löschabfragen fatale Folgen haben, weil ein Teil der Datensätze bereits geändert oder gelöscht wurde, weitere zu aktualisierende oder zu löschende Datensätze jedoch unverändert bleiben. Lösen können Sie dieses Problem durch den Einsatz einer API-Funktion, die alle Tastatureingaben und Mausklicks blockiert und später wieder freigibt.
FRAGE In unserer Anwendung haben wir in einem Hauptformular ein Unterformular eingebettet, über das Zusatzinfos zum Hauptdatensatz in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Die Eingabe der Daten wird immer wieder vergessen und daher soll der Anwender beim Wechsel des Hauptdatensatzes darauf aufmerksam gemacht werden, wenn im Unterformular noch keine Datensätze vorhanden sind. Wie lässt sich das realisieren?
In den ersten beiden Teilen dieses Tipps hatten wir erläutert, wie Sie Berechnungen in einem Formular durchführen und dauerhaft in Tabellenfeldern speichern. In den aktuellen Access-Versionen gibt es eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen, die wir uns Folgenden einmal im Detail ansehen. In der Entwurfsansicht von Tabellen können Sie für ein Feld den Datentyp "Berechnet" einstellen. In der Eigenschaft "Ausdruck" hinterlegen Sie eine Formel oder einen Ausdruck, den Access beim Anzeigen des Datensatzes oder beim Zugriff darauf auswertet.
FRAGE Wenn Anwender meine Access-Anwendung einfach geöffnet lassen, ohne damit zu arbeiten, verhindert das den administrativen Zugriff auf das Backend. Ich möchte daher die Anwendung nach 3 Minuten Inaktivität automatisch beenden. Wenn etwas im Formular eingegeben wird, soll der Countdown wieder von neuem beginnen. Es reicht nicht, nur Eingaben in Textfeldern zu berücksichtigen; es müssen auch Sondertasten wie Tab-, Return und Cursor-Tasten sowie Mausbewegungen eingeschlossen werden.
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