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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungsformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten! Sie erhalten SmartTools E-Rechnung für Access aktuell mit 30% Rabatt als Dauerlizenz (kein Abo!). Die brandneue Version 2.0 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits die volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4! Sie können E-Rechnungen im neuen ZUGFeRDFormat erstellen, anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir Grundlagen zu berechneten Feldern und der Speicherung der Ergebnisse in Tabellen erläutert. Als Beispiel diente uns die Tabelle "Artikel" aus der Beispieldatenbank "Nordwind", die für den Ausdruck von Preisetiketten um ein Feld "Verkaufspreis" erweitert wurde. Die Berechnung des Verkaufspreises basierend auf dem Einkaufspreis, einer festen Handelsspanne und dem aktuellen Mehrwertsteuersatz erfolgte dabei im Formular "Artikel" vor der Speicherung des neuen oder geänderten Datensatzes. Es gibt natürlich auch Anwendungen, für die mehr Flexibilität bei den Berechnungen erforderlich ist. In solchen Fällen erweitern Sie die gewünschte Tabelle, in unserem Beispiel "Artikel", um zwei weitere Felder "Handelsspanne" und "Mehrwertsteuer" vom Datentyp "Zahl/Single" und platzieren die Felder im Entwurfsmodus des dazugehörenden Formulars an passender Stelle.
FRAGE In meiner Access-Datenbank stehe ich vor einer ganz speziellen Aufgabe. Ich verwende natürlich einen AutoWert in einer Tabelle, um eine eindeutige ID zu erzeugen. Diese Information ist für den Anwender allerdings uninteressant, so dass ich kein entsprechendes Feld in das Formular eingefügt habe. In einer VBA-Prozedur benötige ich jetzt allerdings die ID. Wie kann ich also den (AutoWert) des aktuellen Datensatzes per Code abfragen?
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich möchte erreichen, dass ein Anwender in einem Formular nur einen einzigen neuen Datensatz eingeben kann. Die Eingabe soll über eine Schaltfläche Übernehmen gespeichert und das Formular dann direkt geschlossen werden. Eine Schaltfläche Abbrechen soll das Schließen des Formulars ohne Speicherung der Eingabe ermöglichen. Das Formular darf nicht über das Schließen-Symbol oder auf anderem Wege geschlossen werden; der Anwender muss unbedingt Übernehmen oder Abbrechen anklicken. Wie lässt sich eine solche Anforderung realisieren?
Wenn Sie in umfangreichen Datenbanken Tabellen anlegen und löschen und zwischendurch immer wieder die Beziehungen bearbeiten, verweigert Access irgendwann den Zugriff auf die Funktion Beziehungen mit einer Fehlermeldung. Bei Datenbanken mit Inkonsistenzen kann es auch zu einem Absturz beim Aufruf dieser Funktion kommen. Lösen lassen sich solche Probleme, indem Sie die Beziehungen per VBA löschen und die Datenbank einmal komprimieren.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
FRAGE In einem Unterformular meiner Access-Datenbank sollen zusätzliche Informationen zum Hauptdatensatz aus einer anderen Tabelle angezeigt werden. Das funktioniert auch ohne Probleme, solange in der anderen Tabelle mindestens ein Datensatz vorhanden ist. Andernfalls wird leider nur eine leere weiße Fläche in der Größe des Unterformular-Steuerelementes angezeigt. Kann man das irgendwie verhindern?
Die Fehlermeldung "Anwendungs- oder objektdefinierter Fehler" ist nicht besonders hilfreich beim Einkreisen von Problemen in VBA-Routinen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer wenig bekannten Funktion weitere Informationen zu dem Problem abfragen können. Eine Ursache für die sehr allgemeine Fehlermeldung ist die Tatsache, dass VBA nicht ausschließlich für den Einsatz mit Access konzipiert ist, sondern auch in Excel, Word, Outlook und PowerPoint zum Einsatz kommt.
FRAGE In einem Formular kann ich mit Hilfe eines Kombinationsfeldes einen Kunden auswählen. Über eine Schaltfläche Drucken wird dann ein Adressetikett gedruckt. Diesem Bericht liegt eine SQL-Abfrage zugrunde, bei der das Feld des Kombinationsfeldes als Kriterium [KundenNr]=[Formulare]![frmAuswahl]![AuswahlKunde] adressiert ist. Auf meinem Entwicklungsrechner funktioniert das einwandfrei. Nun möchte ich die Datenbank bei meinen Anwendern mit der Access Runtime-Umgebung einsetzen. Beim Drucken der Etiketten wird jedoch ein Fenster angezeigt, das nach dem Wert des Kombinationsfeldes fragt.
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