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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
FRAGE Ich suche nach einer Möglichkeit, mehrere Rechnungen aus Access heraus in einem einzigen Arbeitsschritt auszudrucken. Ich verwende einen Bericht bestehend aus einem Hauptbericht für die Basisdaten und einem Unterbericht für die einzelnen Positionen. Über eine Schaltfläche kann ich zwar einzelne Rechnungen korrekt ausdrucken, aber nicht mehrere auf einmal, also zum Beispiel Rechnungsnummern 10 bis 20.
SmartTools EPC QR-Code 2.5 für Access ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Access auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in einem Access-Bericht ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen. Die brandneue Version 2.5 bietet zahlreiche Optimierungen und erweiterte Möglichkeiten zur Integration von Logos und anderen Grafiken in den QR-Code.
Manchmal setzen Sie in Ihren Datenbanken Abfragen ein, um unvollständige Datensätze zu finden, in denen bestimmte Felder leer sind. Ein häufiges Problem dabei: Immer wieder ignorieren Abfragen Datensätze in denen leere Felder enthalten sind. Wir gehen in diesem Tipp auf die Ursachen ein und zeigen konkrete Lösungen, damit Sie Datensätze mit leeren Feldern in Zukunft auch zuverlässig in Abfragen erkennen.
FRAGE In einer Tabelle meiner Access-Datenbank gibt es eine Spalte "A" mit dem Felddatentyp "Ja/Nein". Kann ich die Zulässigkeit der Dateneingabe in einer anderen Spalte "B" davon abhängig machen, ob das Kontrollkästchen in Spalte "A" angekreuzt wurde? Der Standardwert in Spalte "A" ist "Nein". Nur wenn wirklich explizit "Ja" eingestellt wird, soll in Spalte "B" etwas eingetragen werden können. Lässt sich das irgendwie umsetzen?
Im Access-Blog weist Microsoft noch einmal darauf hin, dass am 14.10.2025 der Support für Access 2016 und 2019 endet. Danach wird Microsoft keine Updates für diese Version mehr veröffentlichen, selbst wenn danach noch Sicherheitslücken entdeckt werden. Als Anwender von Access 2016 oder 2019 sollten Sie sich kurzfristig überlegen, ob ein Abonnement für Sie infrage kommt oder der Wechsel auf eine aktuelle Dauerlizenz sinnvoll ist. In diesem Fall sollten Sie sich für Office 2024 entscheiden.
Wenn Sie Anlagenfelder verwenden, um einem Datensatz beispielsweise Bilder oder PDF-, Word- und Excel-Dokumente zuzuordnen, werden in der Datenblattansicht im Gegensatz zu allen anderen Feldern keine Feldnamen, sondern nur wenig aussagekräftige Büroklammern angezeigt. Da Access auch keine Dateinamen anzeigt, fehlt jede Orientierungshilfe für den gezielten Zugriff auf Anlagen. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie sich das Problem mit minimalem Aufwand lösen lässt.
FRAGE Ich möchte den Anwendern meiner Datenbank die Möglichkeit bieten, in ihrem Access-Formular nur bestimmte Datensätze anzuzeigen. Das realisiere ich derzeit über verschiedene Formulare mit Abfragen als Datenbasis. In der Abfrage verwende ich als Kriterium zum Beispiel "[Kundenname?]", so dass sich ein Eingabefenster öffnet und nach Eingabe nur die betreffenden Kunden angezeigt werden. Das klappt auch ganz gut. Jetzt sind die Anforderungen gewachsen und die Anwender möchten nach verschiedenen Feldern suchen. Natürlich könnte ich dasselbe Formular kopieren und die Abfragen anpassen, aber gibt es vielleicht einen einfacheren Weg?
In VBA können Sie zur Einkreisung von Fehlern zum Beispiel die MsgBox-Anweisung nutzen, um schnell Informationen zur Ausführung einer Routine anzeigen zu lassen. Diese Hilfsmittel stehen in Datenmakros nicht zur Verfügung. Hier können Sie jedoch eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" nutzen. Grundlagen und Praxiseinsatz erläutern wir in diesem Tipp. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Die Protokollierung der Ausführung von Datenmakros über eine Datenaktion "ProtokollierenEreignis" erfolgt in der Systemtabelle "USysApplicationLog", die normalerweise nicht sichtbar ist.
Manchmal müssen Sie mehrere Excel-Tabellen oder CSV-Dateien in dieselbe Tabelle Ihrer Access-Datenbank importieren. Die Arbeitsmappen oder CSV-Dateien liegen dann typischerweise in einem zentralen Ordner, aus dem Sie dann der Reihe nach jede Datei einzeln über die Importieren-Funktion in die gewünschte Tabelle übertragen müssen. Wir zeigen, wie Sie mit einer VBA-Routine in Zukunft viel Zeit sparen können.
FRAGE Ich habe eine Access-Datenbank von einem anderen Entwickler übernommen. Nun komme ich nicht weiter: In einer Abfrage bin ich auf eine Unterabfrage gestoßen, die ich aufgrund diverser Umstrukturierungen der Tabellen ändern muss. Im Bereich "Abfragen" des Datenbankfensters kann ich diese Unterabfrage allerdings nicht finden. Woran kann das liegen? Wie kann ich auf die Abfrage zugreifen und sie bearbeiten?
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