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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
FRAGE Ihr Tipp zum Drucken von mehreren Kopien eines Berichtes hat mich an ein Problem erinnert, für das ich noch keine Lösung gefunden habe: Wir benötigen wie im Tipp beschrieben ebenfalls mehrere Kopien eines Berichtes aber dabei soll auf der ersten Kopie "Kopie 1", auf der 2. Kopie "Kopie 2" usw. (bis zu 5 Kopien) links oben stehen. Meine Versuche mit globalen Variablen haben nicht zum Erfolg geführt. Kennen Sie eine Möglichkeit, dieses Problem mit Access zu lösen?
Wenn Sie Berichte drucken, verwenden Sie in den zugrunde liegenden Abfragen häufig Kriterien, die über ein Formular einstellbar sind – beispielsweise ein Auswertungszeitraum für eine Umsatzübersicht oder ein Land für eine Kundenliste. Hier referenzieren Sie aus der Zeile "Kriterien" der Abfrage im Formular zum Beispiel Textfelder wie "txtDatumVon" und "txtDatumBis" oder ein Kombinationsfeld "clLand" in der Art "=Forms!AuswahlFormular!clLand". Für einfache Textfelder oder Kombinationsfelder mit nur einer Auswahlmöglichkeit ist das in der Regel kein Problem. Wenn Sie aber ein Listenfeld einsetzen möchten, über das mehrere Einträge ausgewählt werden können, so sich diese Mehrfachauswahl nicht direkt aus der Abfrage heraus über die Zeile "Kriterien" referenzieren. Unser Tipp erläutert, wie Sie auch mehrere markierte Einträge eines Listen-Steuerelementes als Filterkriterium verwenden können.
Wenn die Ausführung einer Abfrage mit Esc abgebrochen wird, kann das bei Aktualisierungs- oder Löschabfragen fatale Folgen haben, weil ein Teil der Datensätze bereits geändert oder gelöscht wurde, weitere zu aktualisierende oder zu löschende Datensätze jedoch unverändert bleiben. Lösen können Sie dieses Problem durch den Einsatz einer API-Funktion, die alle Tastatureingaben und Mausklicks blockiert und später wieder freigibt.
FRAGE In unserer Anwendung haben wir in einem Hauptformular ein Unterformular eingebettet, über das Zusatzinfos zum Hauptdatensatz in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Die Eingabe der Daten wird immer wieder vergessen und daher soll der Anwender beim Wechsel des Hauptdatensatzes darauf aufmerksam gemacht werden, wenn im Unterformular noch keine Datensätze vorhanden sind. Wie lässt sich das realisieren?
In den ersten beiden Teilen dieses Tipps hatten wir erläutert, wie Sie Berechnungen in einem Formular durchführen und dauerhaft in Tabellenfeldern speichern. In den aktuellen Access-Versionen gibt es eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen, die wir uns Folgenden einmal im Detail ansehen. In der Entwurfsansicht von Tabellen können Sie für ein Feld den Datentyp "Berechnet" einstellen. In der Eigenschaft "Ausdruck" hinterlegen Sie eine Formel oder einen Ausdruck, den Access beim Anzeigen des Datensatzes oder beim Zugriff darauf auswertet.
FRAGE Wenn Anwender meine Access-Anwendung einfach geöffnet lassen, ohne damit zu arbeiten, verhindert das den administrativen Zugriff auf das Backend. Ich möchte daher die Anwendung nach 3 Minuten Inaktivität automatisch beenden. Wenn etwas im Formular eingegeben wird, soll der Countdown wieder von neuem beginnen. Es reicht nicht, nur Eingaben in Textfeldern zu berücksichtigen; es müssen auch Sondertasten wie Tab-, Return und Cursor-Tasten sowie Mausbewegungen eingeschlossen werden.
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (CII und UBL) und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Änderungen an Ihrem Rechnungsformular sind nicht notwendig. Sie können für ZUGFeRD-Rechnungen sogar den kompletten bisherigen Vorgang zum Anlegen einer PDF-Rechnung beibehalten! Sie erhalten SmartTools E-Rechnung für Access aktuell mit 30% Rabatt als Dauerlizenz (kein Abo!). Die brandneue Version 2.0 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits die volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4! Sie können E-Rechnungen im neuen ZUGFeRDFormat erstellen, anzeigen und nach den aktuellsten Regeln validieren.
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir Grundlagen zu berechneten Feldern und der Speicherung der Ergebnisse in Tabellen erläutert. Als Beispiel diente uns die Tabelle "Artikel" aus der Beispieldatenbank "Nordwind", die für den Ausdruck von Preisetiketten um ein Feld "Verkaufspreis" erweitert wurde. Die Berechnung des Verkaufspreises basierend auf dem Einkaufspreis, einer festen Handelsspanne und dem aktuellen Mehrwertsteuersatz erfolgte dabei im Formular "Artikel" vor der Speicherung des neuen oder geänderten Datensatzes. Es gibt natürlich auch Anwendungen, für die mehr Flexibilität bei den Berechnungen erforderlich ist. In solchen Fällen erweitern Sie die gewünschte Tabelle, in unserem Beispiel "Artikel", um zwei weitere Felder "Handelsspanne" und "Mehrwertsteuer" vom Datentyp "Zahl/Single" und platzieren die Felder im Entwurfsmodus des dazugehörenden Formulars an passender Stelle.
FRAGE In meiner Access-Datenbank stehe ich vor einer ganz speziellen Aufgabe. Ich verwende natürlich einen AutoWert in einer Tabelle, um eine eindeutige ID zu erzeugen. Diese Information ist für den Anwender allerdings uninteressant, so dass ich kein entsprechendes Feld in das Formular eingefügt habe. In einer VBA-Prozedur benötige ich jetzt allerdings die ID. Wie kann ich also den (AutoWert) des aktuellen Datensatzes per Code abfragen?
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
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