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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
In Ihren Datenbanken verwenden Sie regelmäßig Memofelder, um größere Mengen an Texten zu erfassen. Dabei schleichen sich oftmals Rechtschreibfehler ein, die insbesondere bei der Weitergabe von Berichten einen schlechten Eindruck hinterlassen. Aber auch Rechtschreibfehler in normalen Textfeldern, beispielsweise bei der Erfassung von Straßen- oder Ortsnamen für Adressen, sind an der Tagesordnung. Access stellt zwar eine Rechtschreibprüfung zur Verfügung, aber die müssen Sie manuell per Menüband oder F7 aufrufen. Unser Tipp verrät, wie Sie eine automatische Rechtschreibprüfung für Memo- und Textfelder einrichten.
FRAGE Ich verwende in meiner Access-Datenbank ein Formular zur Erfassung von Arbeitszeiten und darin unter anderem zwei Datumsfelder "TaetigkStart" und "TaetigkEnde". Aus organisatorischen Gründen dürfen die Anwender Tätigkeiten nur im Laufe des aktuellen Monats erfasst werden. Das soll automatisch sichergestellt werden. Wie kann ich in einem Feld nur Eingaben mit einem Datum im aktuellen Monat zulassen?
Viele Entwickler arbeiten aktuell daran, E-Rechnungen mit ihrer Access-Datenbank auszugeben. Die E-Rechnungspflicht zum 1.1.2025 ist allerdings zunächst einmal nur die Pflicht, E-Rechnungen von anderen Unternehmen, empfangen und verarbeiten zu können. Für die Ausgabe von E-Rechnungen haben Sie umsatzabhängig mindestens noch bis 2027 (über 800.000 € Jahresumsatz), in vielen Fällen sogar bis 2028 (über 800.000 € Jahresumsatz) Zeit. Die Erweiterung SmartTools E-Rechnung für Access kann E-Rechnungen nicht nur schreiben, sondern auch lesen. Das Besondere dabei: es werden sowohl beim Schreiben als auch beim Lesen alle gültigen Varianten von E-Rechnungen unterstützt. Denn: E-Rechnung bedeutet nicht nur XRechnung, sondern auch das ZUGFeRD-Format mit seinen zahlreichen Profilen. Wir zeigen, wie Sie diese Vielfalt von Formaten ganz einfach handhaben können.
Wenn Sie in Access eine Abfrage entwerfen und sich die Eigenschaften über das Register "Abfrageentwurftools/Entwurf", Gruppe "Einblenden/Ausblenden", Symbol Eigenschaftenblatt anzeigen lassen, finden Sie hier die auf "Ja" oder "Nein" einstellbaren Eigenschaften "Keine Duplikate" und "Eindeutige Datensätze". Sie sorgen auch bei erfahrenen Anwendern immer wieder für Verwirrung und werfen Fragen nach dem Unterschied auf. Die optimale Nutzung dieser Eigenschaften erklärt dieser Tipp.
FRAGE Ich habe ein Übersichtsformular mit einer Schaltfläche Bearbeiten, die mir per "DoCmd.OpenForm" ein Formular zur Bearbeitung des aktuellen Datensatzes öffnet. Ich möchte nun eine zweite Schaltfläche Erfassung einbauen, mit der das gleiche Formular, nur zur Erfassung neuer Datensätze geöffnet werden soll. Am Formular möchte ich aber keine Änderungen vornehmen, da es auch noch in anderen Bereichen eingesetzt wird.
SmartTools E-Rechnung für Access bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung und alle Profile von Minimum bis Extended. Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren.
In vielen Formularen müssen Sie regelmäßig eine kleine Berechnung wie "Tageshonorar Schulung * 5 Tage = Summe für eine Woche" (zum Beispiel 250,00 * 5 = 1.250,00) durchführen. Dazu greifen Sie zum Taschenrechner, tippen die Berechnung ein und übertragen das Ergebnis in das betreffende Feld im Formular. Diesen Aufwand können Sie sich durch Nutzung einfacher Tricks sparen und Access die Berechnungen und das Eintragen des Ergebnisses selbst vornehmen lassen.
FRAGE Ich verwende in einem Access-Formular ein Ja/Nein-Feld Bezahlt verbunden mit einem Kontrollkästchen. Außerdem gibt es eine Schaltfläche Quittung drucken, über die ein Bericht zum Ausdruck des aktuellen Datensatzes als Quittung aufgerufen wird. Ich möchte erreichen, dass diese Schaltfläche tatsächlich nur bei aktiviertem Kontrollkästchen sichtbar ist. Das wird wahrscheinlich nur per VBA möglich sein. Haben Sie dazu eine Lösung?
In der letzten Ausgabe haben wir SmartTools E-Rechnung für Access vorgestellt. Die Erweiterung bietet in einem einzigen Paket alles was Sie brauchen, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (inkl. Extended Profil) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der Entwicklungsumgebung einen Verweis auf unsere Komponente und können danach mit wenigen einfachen Anweisungen, E-Rechnungen in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren. Wir haben sehr viele Anfragen von Entwicklern erhalten, die die Komponente mit ihren Datenbanken an Kunden verteilen wollen und sich unsicher über die Lizenzierung sind. Daher möchten wir noch einmal auf die vergünstigten Konditionen für Entwickler hinweisen.
Bei Datenbanken mit Export- oder Datensicherungsfunktionen und individueller Auswahl des Speicherortes kommt es immer wieder zu Problemen, weil der gewählte Ordner nicht über ausreichende Zugriffsrechte verfügt. So gibt es im Netzwerk oder unter Windows viele Ordner, die zwar angezeigt werden, für die der aktuelle Anwender aber keine Schreibrechte hat. Sofern vorhandene Dateien überschrieben werden müssen, sind außerdem noch Löschrechte notwendig. Fehlen diese Rechte, kommt es zu Laufzeitfehlern, die den Anwender unnötig verwirren und die Weiterverarbeitung der Daten blockieren. In unserem Tipp stellen wir eine Funktion vor, mit der Sie Zugriffsrechte prüfen und unnötige Fehlermeldungen vermeiden können.
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