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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Wie vor einigen Ausgaben berichtet, wird "Office 2024" das nächste Office-Paket sein, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann. Als Erscheinungstermin wird derzeit lediglich "im Laufe des Jahres" angegeben und Microsoft weist darauf hin, dass viele cloudbasierte Funktionen wie die gemeinsame Echtzeitbearbeitung von Dokumenten und Arbeitsmappen fehlen. Auch KI-Funktionen wie Copilot stehen in Office 2024 nicht zur Verfügung. Was es im Detail Neues gibt, können sich interessierte Anwender nun selbst anschauen, denn ab sofort steht die erste Preview-Version zum Download zur Verfügung.
Viele Berichte erstellen Sie sich nur für die Ausgabe am Bildschirm, um beispielsweise schnell eine Lagerbestandsübersicht zu erhalten oder um anhand einer Telefonliste Kundenkontakte zu pflegen. Bei der Arbeit mit diesen Auswertungen wäre es oftmals hilfreich, Detaildaten zu einem Artikel oder zu einem Kunden abrufen zu können. Wenig bekannt ist die Funktion, mit der Sie in Berichten beliebige Steuerelemente mit Ereignisprozeduren oder Makros einsetzen können. Das lässt sich beispielsweise dazu nutzen, um in einer Telefonliste per Schaltfläche ein Formular mit Detaildaten aufzurufen. Am Beispiel des Berichtes "Kundentelefonbuch" der Datenbank "Nordwind" zeigen wir, wie Sie diese Möglichkeit konkret nutzen.
FRAGE In einer Tabelle wurden Informationen in einem Feld erfasst, die eigentlich über mehrere Felder aufgeteilt sein müssen. Aus einem Feld mit dem Inhalt "FE10KHI", "BR27KU3" oder "JI32BA" möchte ich immer die ersten zwei Buchstaben und die nachfolgenden zwei Ziffern jeweils in ein gesondertes Feld übernehmen, in diesem Fall also "FE" und "10", "BR" und "27" oder "JI" und "32". Benötige ich dazu eine VBA-Funktion oder wie kann ich das am einfachen lösen?
In den letzten Wochen haben Entwickler immer wieder mit rätselhaften Abstürzen von Access zu kämpfen, obwohl an der Datenbank-Anwendung keine wesentlichen Änderungen vorgenommen wurden. Nach einigen Diskussionen im Microsoft Answers-Forum konnte einmal mehr ein fehlerhaftes Microsoft 365-Update als Auslöser identifiziert werden, das seit Ende März verteilt wird. Der Absturz kann immer dann auftreten, wenn Sie die Instr-Funktion als Kriterium in einer Abfrage verwenden. Einen Bugfix hat Microsoft erst ab Ende April in Aussicht gestellt, aber es gibt temporäre Lösungen, mit denen Sie sich behelfen können.
Access-Daten in der Cloud: Mit Power Apps und einem Dataverse-Backend kann das Realität werden. Wir haben in der letzten Woche beschrieben, wie Sie die Dataverse-Migration mithilfe eines Assistenten schaffen. Der entscheidende Schritt besteht nun darin, mit vertretbarem Aufwand ein Front-End für andere Plattformen zu schaffen, so dass die Access-Daten mobil auf dem SmartPhone/Tablet oder auch auf anderen Plattformen wie macOS verwendet werden kann. Und hier kommen die Power Apps ins Spiel. Ist die Entwicklung dank "Low Code"-Programmierung dann wirklich so einfach, wie Microsoft es verspricht?
FRAGE In meiner Datenbank verwende ich einem Formular 3 Eingabefelder für Versicherungsnummern (für 5-stellige, für 11-stellige oder für 13-stellige Nummern). Beim Ausfüllen muss sichergestellt sein, dass mindestens eines dieser Felder einen Inhalt aufweist. Es dürfen also nicht alle 3 Felder nicht leer bleiben. Wie kann ich diese Prüfung zuverlässig über eine VBA-Prozedur durchführen und sicherstellen, dass ein Datensatz nur mit einem ausgefüllten Feld gespeichert wird?
Mit Power Apps und Dataverse gibt es endlich eine stabile Plattform, mit der Sie Ihre Access-Datenbanken schnell und einfach in die Cloud bringen können. Dataverse ist ein stabiles Cloud-Backend, das in Access eingebunden werden kann. Der entscheidende Schritt besteht nun darin, mit vertretbarem Aufwand ein Front-End für andere Plattformen zu schaffen, so dass die Access-Daten mobil auf dem SmartPhone/Tablet oder auch auf anderen Plattformen wie macOS verwendet werden kann. Und hier kommen die Power Apps ins Spiel. Mit Assistenten und Power Fx als Programmiersprache lassen sich in kürzester Zeit professionelle Ergebnisse erzielen. Unser Tipp gibt einen ersten Überblick über den Einsatz von Power Apps zusammen mit Access.
FRAGE Ich verwende verschiedene Formulare, die ich direkt als Anschreiben an Kunden erstellt habe. Nun möchte ich in den Formularen den gesamten Namen der Kunden in der Form "Titel-Vorname-Zuname" als Feld einfügen. Das gelingt auch, wenn ich die Felder aus der zugrundeliegenden Abfrage in der Form verbinde, indem ich ein eigenes Feld beispielsweise "Gesamtanrede" erstelle und darin die Felder in der folgenden Form zusammensetze: =[Titel] & " " & [Vorname] & " " & [Nachname]. Das Problem dabei: Wenn der Datensatz keinen Titel enthält, wird in meinen Formularen ein "leeres Zeichen" ausgegeben und der Text erscheint nach rechts verschoben. Können Sie mir dazu einen Tipp geben, wie ich das vermeide?
In Ihren Formularen verwenden Sie häufig die Access-Funktionen "Auswahlbasierter Filter", "Formularbasierter Filter" oder "Spezialfilter" zum Filtern und Sortieren der Datensätze. Beim nächsten Öffnen des Formulars ist das Filter- oder Sortierkriterium jedoch immer noch in der Eigenschaft "Filter" bzw. "Sortiert nach" vorhanden. Versuche, das Problem per Me.FilterOn = False oder Me.OrderByOn = False und Me.Filter = "" oder Me.OrderBy = "" in "Form_Close" oder "Form_Unload" zu lösen, bringen kein Ergebnis. Wir zeigen, wie Sie Filter und Sortierung zuverlässig löschen.
Bei der Erfassung von Datums- oder Zeitangaben über Felder vom Datentyp "Datum/Zeit" werden häufig Fehlermeldungen angezeigt, weil das Format der Eingabe nicht korrekt ist oder durch Tippfehler Buchstaben in der Eingabe enthalten sind. Sie können sich hier zwar mit einem entsprechenden Eingabeformat wie "99/99/0000;0;_" für Datumsangaben oder "00:00;0;_" für Zeitangaben helfen, aber das setzt voraus, dass die Eingaben auch immer komplett in diesem Format erfolgen. Sie können somit für den 1. Juni 2024 nicht einfach "1.6.2024" eingeben, sondern müssen "01.06.2024" eintippen. Analog dazu kann eine Zeit wie 15 Minuten nach Acht nicht einfach als "8:15" eingetippt werden, sondern ist als "08:15" einzugeben. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie anstelle von Eingabeformaten einen Tastaturfilter, der jede gedrückte Taste bereits bei der Erfassung prüft und ungültige Eingaben direkt eliminiert.
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