Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Die Access User Group Europe veranstaltet jeden Monat Vorträge rund um Access auf YouTube. Im Oktober ging es um ein Thema, das viele Entwickler beschäftigt: "The Future of Access". Es ist ganz offensichtlich, dass die Weiterentwicklung von Access im Vergleich zu Excel, Word und Outlook deutlich langsamer voran geht. Mit Glück wird einmal im Jahr eine größere Erweiterung ergänzt, aber viel kritischer sehen Anwender und Entwickler die langsame Korrektur kritischer Fehler. Diese und viele andere interessante Themen wurden direkt von einigen Mitgliedern des Access-Teams beantwortet.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
Es gibt gleich mehrere Möglichkeiten, das Menüband von Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Funktion Menüband anpassen ist einfach zu bedienen, aber die Änderungen werden nur lokal gespeichert. Sie können sie nicht mit der Datenbank an andere Anwender weitergeben. Zu diesem Zweck müssen Sie XML-Definitionen einsetzen, die im Detail definieren, was genau im Menüband zu ändern ist. Haben Sie das Grundkonzept einmal verstanden und sich ein wenig mit XML auseinandergesetzt, ist das viel einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können sogar die komplette Oberfläche kontrollieren. Auf Wunsch bekommt Ihr Anwender die Access-Oberfläche überhaupt nicht zu sehen, sondern arbeitet ausschließlich mit Ihrem Menüband. In unserem neuen E-Book finden Sie alle notwendigen Grundlagen rund um die Anpassung des Menübands sowie viele praktische Beispiele, Lösungen und Tools zu den Möglichkeiten für Ihre eigene Benutzeroberfläche.
Access-Entwickler kennen es nicht anders: wenn Sie eine verknüpfte Tabelle im Entwurfsmodus aufrufen, weil Sie nähere Informationen über die enthaltenen Felder benötigen, erscheint grundsätzlich eine Warnmeldung, die Sie drauf hinweist, dass der Entwurf nicht geändert werden kann. Das wissen Sie natürlich und klicken die Meldung einfach weg. Im Einzelfall keine große Sache, aber muss der Hinweis tatsächlich immer wieder erscheinen? Überlegen Sie, wie oft Sie diese sinnlose Meldung in den letzten Jahren wegklicken mussten! Mit dem neuesten Access 365-Update ändert sich das endlich.
Die Fehlermeldung "Anwendungs- oder objektdefinierter Fehler" ist nicht besonders hilfreich beim Einkreisen von Problemen in VBA-Routinen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer wenig bekannten Funktion weitere Informationen zu dem Problem abfragen können. Eine Ursache für die sehr allgemeine Fehlermeldung ist die Tatsache, dass VBA nicht ausschließlich für den Einsatz mit Access konzipiert ist, sondern auch in Excel, Word, Outlook und PowerPoint zum Einsatz kommt.
Eine Azure SQL-Datenbank ist eine verblüffend einfache Möglichkeit, mit Ihrer Access-Datenbank in die Cloud umzuziehen. Sie müssen keinen Server einrichten und pflegen, sondern kümmern sich ausschließlich um die SQL-Datenbank, die Sie wie eine Datenbank auf einem lokalen SQL Server als Backend in Access einbinden. Abgesehen von der Frage des Datenschutzes sind es vor allem die Kosten, die viele Entwickler von der Azure-Nutzung abhalten. Dieses Problem löst ein neues kostenloses Angebot von Microsoft, das sich speziell an Entwickler richtet.
Wenn mehrere Anwender in einer Frontend/Backend-Lösung mit Datensatzsperre arbeiten (Eigenschaft "Datensätze sperren" des Formulars auf "Bearbeiteter Datensatz" eingestellt) und versucht wird, einen bereits gesperrten Datensatz zu bearbeiten, wird als Hinweis lediglich ein akustischer Hinweis ausgegeben. Im Datensatzmarkierer erscheint zwar ein kleines "Gesperrt"-Symbol, aber das Symbol ist leicht zu übersehen und nicht in allen Formularen ist der Datensatzmarkierer eingeschaltet. Sinnvoller wäre es, dem Anwender direkt beim Wechsel zum gesperrten Datensatz eine eindeutige Meldung anzuzeigen.
Während eines Speichervorgangs wird Access ohne Fehlermeldung geschlossen. Nach dem erneuten Öffnen der Datenbank und Wechsel zum VBA-Editor ist das Projekt gesperrt und Sie haben keinen Zugriff mehr darauf. Um wieder Zugriff zu erlangen, können Sie zunächst versuchen, das VBA-Projekt reparieren zu lassen. Öffnen Sie dazu ein Fenster mit einer Eingabeaufforderung und wechseln Sie in das Verzeichnis mit der Datenbank.
Der Inhalt einer Access-Tabelle kann mit wenigen Mausklicks in verschiedenen Formaten per Mail verschickt werden. Im Rahmen der Oktober 2023-Updates weist Microsoft auf einen neu entdeckten Fehler in Access 2016 hin, der zu einem fehlerhaften Tabellenexport führt, wenn der Tabellenname bestimmte Zeichen enthält. Seit wenigen Tagen gibt es ein Update, das den Fehler beheben soll. Das Problem gibt es sehr wahrscheinlich auch in Access 2013, aber hier veröffentlicht Microsoft seit April 2023 keine Updates mehr.
Für Tabellen können Sie bekanntlich automatisch Unterdatenblätter mit Detaildaten anzeigen lassen. Access selektiert dann beim Zugriff auf die Tabelle basierend auf den gesetzten Beziehungen die Datensätze für das jeweilige Unterdatenblatt. Besonders problematisch ist die Einstellung "Automatisch" für die Eigenschaft "Unterdatenblattname" in Front-/Backend-Lösungen: Teilweise können hier Minuten vergehen, bevor im Frontend ein Formular angezeigt wird. Grund dafür ist nicht immer eine schlechte Netzwerkperformance, sondern oft auch genau diese Einstellung. Access muss schlimmstenfalls Dutzende von Feldern auf deren Beziehungen prüfen, was unnötig Zeit in Anspruch nimmt. In der Praxis konnten die Ladezeiten einiger Formulare in Test-Szenarien durch eine Änderung dieser Einstellung von 2 Minuten auf 5 Sekunden reduziert werden.
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