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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Um schnell einige Datensätze zu löschen oder zu aktualisieren, verwenden Sie regelmäßig die Methode "Execute" des Objektes "Database". "Execute" liefert allerdings keine Rückmeldung, wie viele Datensätze von der Ausführung betroffen sind, so dass Ihnen Anhaltspunkte für eine eventuelle Folgeverarbeitung fehlen. In diesen Fällen hilft die Eigenschaft "RecordsAffected": Sie liefert die Anzahl der Datensätze, die durch die letzte Ausführung von "Execute" betroffen waren.
In Formularen werden oft umfangreiche Texte in Memofeldern gespeichert. Hier ist die Gefahr sehr groß, dass beim Lesen durch unachtsame Eingaben oder einen Tastendruck die Inhalte verändert oder gelöscht werden. Aber auch normale Textfelder können Daten enthalten, die nicht ohne weiteres geändert werden dürfen. Access macht nicht auf Änderungen aufmerksam, sondern speichert die Datensätze einfach ohne weitere Rückfrage. Unser Tipp stellt eine Lösung vor, mit der Sie dieses Manko umgehen und Text- und Memofelder gegen irrtümliche Änderungen schützen können.
FRAGE Um alle Tabellen und Abfragen in einer Datenbank in einer Schleife zu bearbeiten, lassen sich TableDefs- und QueryDefs-Auflistungen in der Form For Each td In TableDefs bzw. For Each qd In QueryDefs einsetzen. Ich möchte nun auch eine vergleichbare Schleife für Formulare, Berichte, Makros und Module programmieren. Es gibt allerdings keine geeigneten "Defs"-Auflistungen. Kennen Sie eine passende Lösung?
Wenn Sie Berichte drucken, verwenden Sie in den zugrunde liegenden Abfragen häufig Kriterien, die über ein Formular einstellbar sind – beispielsweise ein Auswertungszeitraum für eine Umsatzübersicht oder ein Land für eine Kundenliste. Hier referenzieren Sie aus der Zeile "Kriterien" der Abfrage im Formular zum Beispiel Textfelder wie "txtDatumVon" und "txtDatumBis" oder ein Kombinationsfeld "clLand" in der Art "=Forms!AuswahlFormular!clLand". Für einfache Textfelder oder Kombinationsfelder mit nur einer Auswahlmöglichkeit ist das in der Regel kein Problem. Wenn Sie aber ein Listenfeld einsetzen möchten, über das mehrere Einträge ausgewählt werden können, so sich diese Mehrfachauswahl nicht direkt aus der Abfrage heraus über die Zeile "Kriterien" referenzieren. Unser Tipp erläutert, wie Sie auch mehrere markierte Einträge eines Listen-Steuerelementes als Filterkriterium verwenden können.
FRAGE Ich möchte automatisch Nachrichteninhalte aus Outlook auslesen und in einer Tabelle speichern, scheitere jedoch schon daran, eine Verbindung zu Outlook aufzubauen. Mit "CreateObject()" funktioniert es zwar generell, aber es wird, wenn Outlook bereits läuft, immer eine zweite Outlook-Instanz gestartet. Ich möchte aber das bereits laufende Outlook und den darin ausgewählten Nachrichtenordner verwenden. Wie gehe ich dazu am besten vor?
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir Ihnen Grundlagen zur flexiblen Handhabung von numerischen Berichtskriterien vermittelt, die wir in diesem zweiten Teil um Hinweise zur Abfrage von Zeichenfolgen ergänzen und anschließend den Einbau der Technik in Ihre eigenen Berichte Schritt für Schritt erläutern. Wenn Sie eine Zeichenfolge als Kriterium abfragen möchten, muss die Ereignisprozedur etwas anders aufgebaut und das Kriterium mit Anführungszeichen eingegeben werden.
FRAGE Ich stehe immer wieder vor der Aufgabe, aus Access heraus Werte, aus einer Excel-Tabelle auslesen zu müssen. Der Aufbau der Tabellen ist bekannt, so dass ich ganz gezielt auf bestimmte Zellen zugreifen kann. Wie lässt sich diese Aufgabe am einfachsten per VBA realisieren? Am hilfreichsten wäre eine Funktion, der ich flexibel die Zeilen- und Spaltennummer der gewünschten Zelle übergeben könnte.
Für viele Berichte verwenden Sie als Datenbasis eine Abfrage, die Sie je nach Anforderung mit unterschiedlichen Kriterien definieren. Zum Beispiel geht es bei der Abfrage Ihres Lagers einmal um alle Artikel, die sich nicht mehr am Lager befinden ("Lagerbestand = 0") und ein anderes Mal sollen alle Artikel ermittelt werden, deren Bestand in einem bestimmten Bereich liegt ("Lagerbestand > WertVon UND Lagerbestand < WertBis"). In diesen Fällen kommen normalerweise unterschiedliche Abfragen zum Einsatz oder Sie ändern die Abfrage jeweils manuell nach Ihren Anforderungen. In unserem Tipp zeigen wir eine interessante Alternative: Mit einer wenig bekannten Technik können Sie Ihre Berichte so aufbauen, dass ein beliebiges Kriterium für die Abfrage eines bestimmten Feldes direkt beim Öffnen des Berichtes festgelegt werden kann.
FRAGE Ich nutze Office Automation für den Export von Daten nach Excel. Bei der Ausgabe in eine Arbeitsmappe wird per "ActiveSheet" immer "Tabelle1" adressiert. Ich möchte aber ein bestimmtes Tabellenblatt wählen. Welche Anweisungen wären dazu nötig? Bei einigen meiner Excel-User wird Excel ohne Standardtabellen, also quasi "leer" geöffnet. Wie kann ich das erkennen und in solchen Fällen ein Tabellenblatt anlegen und benennen?
Bei der Arbeit mit einer umfangreichen Datenbank öffnen Sie häufig nacheinander sehr viele Formulare und der Überblick geht schnell verloren. Unser kleiner Trick hilft beim Aufräumen: Mit einem Mausklick können Sie alle geöffneten Formulare ´in einem Durchgang schließen. Sie rufen dazu unsere in einem neuen oder einem vorhandenen Modul abgelegte Prozedur über die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der gewünschten Schaltfläche auf.
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