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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Vor einem Export von Daten nach Excel mit VBA soll zunächst ein Zellbereich markiert und gelöscht werden. Dies stellt sicher, dass keine alten oder unerwünschten Daten im Zielbereich vorhanden sind, die den Exportprozess beeinträchtigen könnten. In der Praxis ist es oft notwendig, vor der Durchführung eines Exports sicherzustellen, dass der Arbeitsbereich vorbereitet ist, um mögliche Fehler zu vermeiden und die Integrität der Daten zu bewahren. Dazu nutzen Sie die folgenden Anweisungen für eine laufende Excel-Instanz mit bereits geöffneter Arbeitsmappe.
Datensätze, die einer gemeinsamen Gruppe angehören, möchten Sie in einer Abfrage oder in einem Bericht mit einer laufenden Nummer innerhalb der Gruppe ausgeben. Um das in der Abfrage oder dem Bericht zu lösen, benötigen Sie eine VBA-Funktion, durch die die Lösung allerdings recht langsam wird. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie Sie alternativ einige Zeilen VBA-Code direkt im Formular nutzen, um schneller zum Ziel zu kommen.
FRAGE Für meine Datenbanklösung sollen Access und Outlook zusammenarbeiten. Ich möchte dabei in verschiedenen Fällen per VBA aus Access heraus auf Outlook zugreifen, um bei Bedarf Nachrichten zu verschicken. Unter anderem möchte ich dabei gerne einen festen Nachrichtentext vorgeben. Je nach Situation soll die Nachricht direkt verschickt oder vorher zur Kontrolle angezeigt werden. Wie lässt sich das am besten realisieren?
Wenn Sie ein Kombinationsfeld einsetzen, dessen Datenbasis Hunderte oder gar Tausende von Datensätzen umfasst, ist die Auswahl sehr langsam, weil Access nur einen Teil der in Frage kommenden Einträge anzeigt. Sie müssen dann mehrmals den Rollbalken bis zum Ende ziehen, bevor alle vorhandenen Einträge angezeigt werden. Auch die automatische Vervollständigung und das Scrollen lassen in diesen Fällen zu wünschen übrig, da Access die Anzeige nur verzögert aufbaut. Nutzen Sie daher unseren Trick, um den Einsatz von Kombinationsfeldern zu optimieren.
FRAGE Meine Datenbank muss mit einer anderen Anwendung zusammenarbeiten. Ich möchte eine externe Verarbeitung aus Access anstoßen und dann das Ergebnis verarbeiten. Aus einer VBA-Prozedur heraus soll daher ein externes Programm gestartet werden. Das ist grundsätzlich kein Problem, aber die VBA-Prozedur muss dann so lange warten, bis das externe Programm beendet wird und erst danach weiterlaufen. Haben Sie eine Lösung dafür?
Wenn Sie ein Kombinationsfeld einsetzen, dessen Datenbasis Hunderte oder gar Tausende von Datensätzen umfasst, ist die Auswahl sehr langsam, weil Access nur einen Teil der in Frage kommenden Einträge anzeigt. Sie müssen dann mehrmals den Rollbalken bis zum Ende ziehen, bevor alle vorhandenen Einträge angezeigt werden. Auch die automatische Vervollständigung und das Scrollen lassen in diesen Fällen zu wünschen übrig, da Access die Anzeige nur verzögert aufbaut. Nutzen Sie einen kleinen Trick, um den Einsatz von Kombinationsfeldern zu optimieren.
FRAGE Ich möchte Fehleingaben und Tippfehler in unserer Datenbank vermeiden oder wenn möglich sofort korrigieren. Ein typisches Problem: Unsere Anwender betätigen manchmal aus Versehen die Capslock-Taste, so dass Eingaben zum Beispiel in der Form "MichaEL MÜLLER" gespeichert werden. Könnte man eine solche Schreibweise erkennen und automatisch korrigieren? Zum Beispiel durch die Einstellung eines bestimmten Formates?
Wenn Sie ein Listen-Steuerelement zum Beispiel für die Auswahl von Berichten für den Ausdruck einsetzen, stellen Sie die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" auf "Erweitert" ein, so dass sich auch mehrere Berichte markieren lassen. Die gewünschten Einträge werden daraufhin markiert. Wird nun aus Versehen einer der Einträge ohne Umschalt- oder Strg-Taste angeklickt, hebt Access die Auswahl auf und markiert nur den gerade angeklickten Eintrag. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie in Zukunft komfortable Listen mit Kontrollkästchen für eine Auswahl nutzen.
FRAGE In einem Formular verwende ich ein Unterformular zur Datensatzauswahl, das mit dem Hauptformular keine Verknüpfung hat. Wenn im Unterformular ein Datensatz ausgewählt wurde, rufe ich eine Funktion im Hauptformular zur Positionierung auf den gewünschten Datensatz auf: Me.Parent.SetToAdress Me.AdressId. Das funktioniert soweit, aber im Unterformular, wird daraufhin wieder der erste Datensatz markiert und nicht der, den der Benutzer vorher ausgewählt hat. Wie kann ich diese automatische Positionierung im Unterformular verhindern oder wieder den vorherigen Datensatz im Unterformular reaktivieren?
Memofelder in Access-Formularen werden eingesetzt, wenn es darum geht, große Mengen an Textdaten zu speichern und anzuzeigen. Sie eignen sich besonders gut für Informationen, die über die Kapazität eines normalen Textfelds hinausgehen. Wenn nun ein Mitarbeiter in einem Memofeld versehentlich die Esc-Taste drückt, verwirft Access die komplette Eingabe ohne weitere Rückfrage. In unserem neuesten SmartTipp für Access stellen wir Ihnen eine kleine VBA-Routine vor, die in diesem Fall Abhilfe schafft.
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