Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Überlassen Sie beim Aufruf Ihrer Access-Datenbanken nichts mehr dem Zufall: Der tausendfach bewährte SmartTools Start-Manager ist die ideale Ausgangsbasis für Ihre Arbeit mit Access. Das leistungsfähige Tool bleibt weiterhin kostenlos: Aus dem übersichtlichen Startfenster rufen Sie jede Datenbank direkt per Doppelklick auf. Egal, ob die Datei lokal oder im Netzwerk abgelegt ist - ohne Sucherei und zeitraubende Ordnerwechsel sind Ihre Datenbanken sofort verfügbar.
Es gibt wieder einen neuen Access-Bug in der Seriendruck-Schnittstelle zu Word: Wenn Sie ausgehend von einer Tabelle oder Abfrage auf Externe Daten-Exportieren-Word Seriendruck klicken, sollte Word gestartet werden, aber stattdessen erscheint die Fehlermeldung „Microsoft Word wird benötigt, um den Seriendruck-Assistenten zu starten“. Anschließend kann der Vorgang nur noch abgebrochen werden. Microsoft hat den Bug inzwischen bestätigt und arbeitet an einem Bugfix.
Für viele Anwendungen nutzen Sie Batch-Dateien oder PowerShell-Scripts, um Vorgänge wie zum Beispiel eine Datensicherung zu automatisieren. Dabei wäre es nützlich, diese Aktionen in einer Datenbank protokollieren zu können. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie sich das mit einem PowerShell-Script umsetzen lässt. Zunächst wird eine Datenbank benötigt, die die Datensätze aufnimmt. Legen Sie dazu in einem Ordner wie zum Beispiel "C:\Access" eine Datenbank "Protokoll.mdb" an.
Daten, die eine andere Datenbank importieren soll, werden aus der aktuellen Datenbank in eine Textdatei geschrieben und dabei die einzelnen Spalten durch ein Semikolon ";" voneinander getrennt. Wenn nun aber zum Beispiel in einer Spalte Memofeldinhalte mit Zeilenschaltung (vbCrLf, Carriage Return, Line Feed) vorhanden sind, entsteht beim Einlesen in die Tabelle ein Fehler, da durch die Zeilenschaltung der Inhalt als neuer Datensatz interpretiert und importiert wird. Um das Problem zu lösen, verwenden Sie für den Export der Daten eine Abfrage und ändern die Zeile "Feld" für die Ausgabe des Memofeldes.
Beim Export von Access-Daten nach Excel sollen die Informationen häufig gruppiert in verschiedenen Tabellenblättern abgelegt werden. Sie möchten Ihre Kundenadressen beispielsweise sortiert nach Ländern in verschiedene Tabellen einer Arbeitsmappe exportieren, so dass Sie anschließend mehrere Tabellen "Deutschland", "Österreich", "Schweiz" in Excel vorliegen haben. Mit den Standardfunktionen von Access ist diese Aufgabe nicht zu erledigen, aber das neue SmartTools AccessToExcel 6.1 hilft weiter und legt Excel-Tabellen automatisch nach Ihren Vorgaben an.
So arbeiten Access und Outlook perfekt zusammen: In unserem brandneuen E-Book finden Sie Tipps, Tricks und Lösungen zu VBA-Zugriff, Mailversand, Kontakteabgleich aus Access auf Outlook. Mit minimalen Aufwand stellen Sie Outlook in den Dienst von Access stellen. Greifen Sie beispielsweise auf Kontakte, Termine und Aufgaben zu oder versenden Sie Berichte und beliebige andere Informationen per E-Mail.
Für die Verwaltung von Import- oder Export-Dateien benötigen Sie häufig Informationen darüber, wann eine Datei erstellt bzw. geändert wurde oder wann der Zugriff erfolgt ist. Access kann mit "FileDateTime()" nur das Datum der letzten Änderung ermitteln, mit einem kleinen Umweg über das FileSystemObject erhalten Sie aber problemlos weitere Informationen. Es handelt sich dabei um ein spezielles Objekt, das Ihnen Zugriff auf viele Funktionen und Informationen rund um das Ordner- und Dateisystem von Windows ermöglicht. Unter anderem können Sie Informationen zu einer Datei abfragen. Unser Tipp zeigt anhand einiger Beispiele, wie Sie dazu konkret vorgehen müssen.
So finden Sie sich in Ihren Access-Datensätzen noch schneller zurecht: Das brandneue SmartTools A-Z Register 5.5 für Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 und 2007 zeigt mit einem Klick auf die Schaltflächen A-Z oder 0-9 den ersten passenden Datensatz für das gewünschte Feld an. Damit bewegen Sie sich blitzschnell auch durch umfangreiche Datenbestände – und das in der neuen Version 5.5 jetzt noch komfortabler.
Wenn Sie aus einer anderen Anwendung per ODCB auf eine Access-Datenbank zugreifen, kann es seit einem der letzten Microsoft 365-Updates Probleme geben. Während der erste Zugriff funktioniert, wird der Vorgang häufig beim nächsten Mal ohne Fehlermeldung abgebrochen. Auslöser ist ein Bug im ODBC-treiber, der mit der Version 2305 (Build 16501.20000) behoben sein soll. Das Update wird ab sofort nach und nach an Microsoft 365-Abonnenten verteilt.
Manchmal setzen Sie in Ihren Datenbanken Abfragen ein, um unvollständige Datensätze zu finden, in denen bestimmte Felder leer sind. Ein häufiges Problem dabei: Immer wieder ignorieren Abfragen Datensätze in denen leere Felder enthalten sind. Wir gehen in diesem Tipp auf die Ursachen ein und zeigen konkrete Lösungen, damit Sie Datensätze mit leeren Feldern in Zukunft auch zuverlässig in Abfragen erkennen.
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