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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
FRAGE Damit das Hauptformular übersichtlich bleibt, habe ich eine Befehlsschaltfläche angelegt, mit dem ein Unterformular mit Detaildaten aufgerufen wird. Die Anzeige der Daten funktioniert zwar einwandfrei, aber es lassen sich keine neuen Datensätze hinzufügen. Wenn dasselbe Unterformular im Hauptformular eingebettet ist, funktioniert auch das Hinzufügen von neuen Datensätzen. Haben Sie dafür eine Lösung?
Die Anwender einer Datenbank benötigen zum Beispiel von einem Bericht "Bestellübersicht" unterschiedlich viele Exemplare. Dem Lager reicht beispielsweise eine Kopie, während die Sachbearbeitung einmal drei und ein anderes Mal fünf und die Buchhaltung zwei oder drei Kopien benötigt. Die Kopienzahl über den Druckertreiber einzustellen, ist recht umständlich. Einfacher geht es mit unserem folgenden Tipp.
Nahezu unbemerkt hat Microsoft bereits Anfang Oktober angekündigt, dass VBScript in naher Zukunft nicht mehr unterstützt werden wird. Für Access-Entwickler kann das weitreichende Folgen haben, weil in vielen Datenbanken Funktionen des FileSystemObject durch die Einbindung von VBScript genutzt werden. Auch Regular Expressions stehen standardmäßig in VBA nicht zur Verfügung und werden durch einen Verweis auf "Microsoft VBScript Regular Expressions 5.5" ergänzt.
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich habe eine ältere Datenbank übernommen. Eine der Abfragen lässt sich nicht mehr in der Entwurfsansicht öffnen oder löschen, Formulare und Berichte, die darauf basieren, laufen nicht mehr. Beim Klick auf Entwurf oder dem Drücken der Entf-Taste bzw. beim Öffnen eines Formulars oder Berichtes erscheint die Sanduhr und Access stürzt kommentarlos ab. Ist diese Abfrage noch zu retten? Was kann ich tun, um eine neue Abfrage mit dem gleichen Namen anzulegen, damit die Formulare und Berichte wieder lauffähig sind?
Die Access User Group Europe veranstaltet jeden Monat Vorträge rund um Access auf YouTube. Im Oktober ging es um ein Thema, das viele Entwickler beschäftigt: "The Future of Access". Es ist ganz offensichtlich, dass die Weiterentwicklung von Access im Vergleich zu Excel, Word und Outlook deutlich langsamer voran geht. Mit Glück wird einmal im Jahr eine größere Erweiterung ergänzt, aber viel kritischer sehen Anwender und Entwickler die langsame Korrektur kritischer Fehler. Diese und viele andere interessante Themen wurden direkt von einigen Mitgliedern des Access-Teams beantwortet.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
Es gibt gleich mehrere Möglichkeiten, das Menüband von Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Funktion Menüband anpassen ist einfach zu bedienen, aber die Änderungen werden nur lokal gespeichert. Sie können sie nicht mit der Datenbank an andere Anwender weitergeben. Zu diesem Zweck müssen Sie XML-Definitionen einsetzen, die im Detail definieren, was genau im Menüband zu ändern ist. Haben Sie das Grundkonzept einmal verstanden und sich ein wenig mit XML auseinandergesetzt, ist das viel einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können sogar die komplette Oberfläche kontrollieren. Auf Wunsch bekommt Ihr Anwender die Access-Oberfläche überhaupt nicht zu sehen, sondern arbeitet ausschließlich mit Ihrem Menüband. In unserem neuen E-Book finden Sie alle notwendigen Grundlagen rund um die Anpassung des Menübands sowie viele praktische Beispiele, Lösungen und Tools zu den Möglichkeiten für Ihre eigene Benutzeroberfläche.
Access-Entwickler kennen es nicht anders: wenn Sie eine verknüpfte Tabelle im Entwurfsmodus aufrufen, weil Sie nähere Informationen über die enthaltenen Felder benötigen, erscheint grundsätzlich eine Warnmeldung, die Sie drauf hinweist, dass der Entwurf nicht geändert werden kann. Das wissen Sie natürlich und klicken die Meldung einfach weg. Im Einzelfall keine große Sache, aber muss der Hinweis tatsächlich immer wieder erscheinen? Überlegen Sie, wie oft Sie diese sinnlose Meldung in den letzten Jahren wegklicken mussten! Mit dem neuesten Access 365-Update ändert sich das endlich.
Die Fehlermeldung "Anwendungs- oder objektdefinierter Fehler" ist nicht besonders hilfreich beim Einkreisen von Problemen in VBA-Routinen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer wenig bekannten Funktion weitere Informationen zu dem Problem abfragen können. Eine Ursache für die sehr allgemeine Fehlermeldung ist die Tatsache, dass VBA nicht ausschließlich für den Einsatz mit Access konzipiert ist, sondern auch in Excel, Word, Outlook und PowerPoint zum Einsatz kommt.
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