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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich habe eine ältere Datenbank übernommen. Eine der Abfragen lässt sich nicht mehr in der Entwurfsansicht öffnen oder löschen, Formulare und Berichte, die darauf basieren, laufen nicht mehr. Beim Klick auf Entwurf oder dem Drücken der Entf-Taste bzw. beim Öffnen eines Formulars oder Berichtes erscheint die Sanduhr und Access stürzt kommentarlos ab. Ist diese Abfrage noch zu retten? Was kann ich tun, um eine neue Abfrage mit dem gleichen Namen anzulegen, damit die Formulare und Berichte wieder lauffähig sind?
Die Access User Group Europe veranstaltet jeden Monat Vorträge rund um Access auf YouTube. Im Oktober ging es um ein Thema, das viele Entwickler beschäftigt: "The Future of Access". Es ist ganz offensichtlich, dass die Weiterentwicklung von Access im Vergleich zu Excel, Word und Outlook deutlich langsamer voran geht. Mit Glück wird einmal im Jahr eine größere Erweiterung ergänzt, aber viel kritischer sehen Anwender und Entwickler die langsame Korrektur kritischer Fehler. Diese und viele andere interessante Themen wurden direkt von einigen Mitgliedern des Access-Teams beantwortet.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
Es gibt gleich mehrere Möglichkeiten, das Menüband von Access 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Funktion Menüband anpassen ist einfach zu bedienen, aber die Änderungen werden nur lokal gespeichert. Sie können sie nicht mit der Datenbank an andere Anwender weitergeben. Zu diesem Zweck müssen Sie XML-Definitionen einsetzen, die im Detail definieren, was genau im Menüband zu ändern ist. Haben Sie das Grundkonzept einmal verstanden und sich ein wenig mit XML auseinandergesetzt, ist das viel einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können sogar die komplette Oberfläche kontrollieren. Auf Wunsch bekommt Ihr Anwender die Access-Oberfläche überhaupt nicht zu sehen, sondern arbeitet ausschließlich mit Ihrem Menüband. In unserem neuen E-Book finden Sie alle notwendigen Grundlagen rund um die Anpassung des Menübands sowie viele praktische Beispiele, Lösungen und Tools zu den Möglichkeiten für Ihre eigene Benutzeroberfläche.
Access-Entwickler kennen es nicht anders: wenn Sie eine verknüpfte Tabelle im Entwurfsmodus aufrufen, weil Sie nähere Informationen über die enthaltenen Felder benötigen, erscheint grundsätzlich eine Warnmeldung, die Sie drauf hinweist, dass der Entwurf nicht geändert werden kann. Das wissen Sie natürlich und klicken die Meldung einfach weg. Im Einzelfall keine große Sache, aber muss der Hinweis tatsächlich immer wieder erscheinen? Überlegen Sie, wie oft Sie diese sinnlose Meldung in den letzten Jahren wegklicken mussten! Mit dem neuesten Access 365-Update ändert sich das endlich.
Die Fehlermeldung "Anwendungs- oder objektdefinierter Fehler" ist nicht besonders hilfreich beim Einkreisen von Problemen in VBA-Routinen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit einer wenig bekannten Funktion weitere Informationen zu dem Problem abfragen können. Eine Ursache für die sehr allgemeine Fehlermeldung ist die Tatsache, dass VBA nicht ausschließlich für den Einsatz mit Access konzipiert ist, sondern auch in Excel, Word, Outlook und PowerPoint zum Einsatz kommt.
Eine Azure SQL-Datenbank ist eine verblüffend einfache Möglichkeit, mit Ihrer Access-Datenbank in die Cloud umzuziehen. Sie müssen keinen Server einrichten und pflegen, sondern kümmern sich ausschließlich um die SQL-Datenbank, die Sie wie eine Datenbank auf einem lokalen SQL Server als Backend in Access einbinden. Abgesehen von der Frage des Datenschutzes sind es vor allem die Kosten, die viele Entwickler von der Azure-Nutzung abhalten. Dieses Problem löst ein neues kostenloses Angebot von Microsoft, das sich speziell an Entwickler richtet.
Wenn mehrere Anwender in einer Frontend/Backend-Lösung mit Datensatzsperre arbeiten (Eigenschaft "Datensätze sperren" des Formulars auf "Bearbeiteter Datensatz" eingestellt) und versucht wird, einen bereits gesperrten Datensatz zu bearbeiten, wird als Hinweis lediglich ein akustischer Hinweis ausgegeben. Im Datensatzmarkierer erscheint zwar ein kleines "Gesperrt"-Symbol, aber das Symbol ist leicht zu übersehen und nicht in allen Formularen ist der Datensatzmarkierer eingeschaltet. Sinnvoller wäre es, dem Anwender direkt beim Wechsel zum gesperrten Datensatz eine eindeutige Meldung anzuzeigen.
Während eines Speichervorgangs wird Access ohne Fehlermeldung geschlossen. Nach dem erneuten Öffnen der Datenbank und Wechsel zum VBA-Editor ist das Projekt gesperrt und Sie haben keinen Zugriff mehr darauf. Um wieder Zugriff zu erlangen, können Sie zunächst versuchen, das VBA-Projekt reparieren zu lassen. Öffnen Sie dazu ein Fenster mit einer Eingabeaufforderung und wechseln Sie in das Verzeichnis mit der Datenbank.
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