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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
In den ersten beiden Teilen dieses Tipps hatten wir erläutert, wie Sie Berechnungen in einem Formular durchführen und dauerhaft in Tabellenfeldern speichern. In Access 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 gibt es eine weitere Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen, die wir uns Folgenden einmal im Detail ansehen. In der Entwurfsansicht von Tabellen können Sie ab Access 2010 für ein Feld den Datentyp "Berechnet" einstellen. In der Eigenschaft "Ausdruck" hinterlegen Sie eine Formel oder einen Ausdruck, den Access beim Anzeigen des Datensatzes oder beim Zugriff darauf auswertet.
Das Access-Team dokumentiert regelmäßig neu entdeckte Fehler in Access, die im Rahmen der regelmäßigen Microsoft 365-Updates behoben wurden. In der neuesten Veröffentlichung zur Version 16.0.16731.20170 werden 17 Bugs und neue Funktionen beschrieben. Auf der Liste befinden sich diesmal mehrere Probleme rund um das neue WebBrowser-Steuerelement und um den Datenexport ins Dataverse. Außerdem wurde nach über 26 Jahren der undokumentierte SysCmd-Parameter "603" mit einer offiziellen Konstante versehen.
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche haben wir Grundlagen zu berechneten Feldern und der Speicherung der Ergebnisse in Tabellen erläutert. Als Beispiel diente uns die Tabelle "Artikel" aus der Beispieldatenbank "Nordwind", die für den Ausdruck von Preisetiketten um ein Feld "Verkaufspreis" erweitert wurde. Die Berechnung des Verkaufspreises basierend auf dem Einkaufspreis, einer festen Handelsspanne und dem aktuellen Mehrwertsteuersatz erfolgte dabei im Formular "Artikel" vor der Speicherung des neuen oder geänderten Datensatzes.
FRAGE Damit das Hauptformular übersichtlich bleibt, habe ich eine Befehlsschaltfläche angelegt, mit dem ein Unterformular mit Detaildaten aufgerufen wird. Die Anzeige der Daten funktioniert zwar einwandfrei, aber es lassen sich keine neuen Datensätze hinzufügen. Wenn dasselbe Unterformular im Hauptformular eingebettet ist, funktioniert auch das Hinzufügen von neuen Datensätzen. Haben Sie dafür eine Lösung?
Die Anwender einer Datenbank benötigen zum Beispiel von einem Bericht "Bestellübersicht" unterschiedlich viele Exemplare. Dem Lager reicht beispielsweise eine Kopie, während die Sachbearbeitung einmal drei und ein anderes Mal fünf und die Buchhaltung zwei oder drei Kopien benötigt. Die Kopienzahl über den Druckertreiber einzustellen, ist recht umständlich. Einfacher geht es mit unserem folgenden Tipp.
Nahezu unbemerkt hat Microsoft bereits Anfang Oktober angekündigt, dass VBScript in naher Zukunft nicht mehr unterstützt werden wird. Für Access-Entwickler kann das weitreichende Folgen haben, weil in vielen Datenbanken Funktionen des FileSystemObject durch die Einbindung von VBScript genutzt werden. Auch Regular Expressions stehen standardmäßig in VBA nicht zur Verfügung und werden durch einen Verweis auf "Microsoft VBScript Regular Expressions 5.5" ergänzt.
Beim Aufbau neuer Datenbankanwendungen stehen Sie regelmäßig vor der Anforderung, erfasste Daten als Basis einer Berechnung heranziehen und die Ergebnisse separat speichern zu müssen. Nehmen wir als Beispiel eine Artikelverwaltung: Hier gibt es ein Feld "Einkaufspreis". Auf dieser Basis soll eine Berechnung "Einkaufspreis plus Handelsspanne plus Mehrwertsteuer =Verkaufspreis" erfolgen und das Ergebnis dauerhaft festgehalten werden. Unser mehrteiliger Tipp zeigt, wie Sie diese Anforderungen umsetzen und welche Möglichkeiten Access für diese Anwendungsfälle bietet.
FRAGE Ich habe eine ältere Datenbank übernommen. Eine der Abfragen lässt sich nicht mehr in der Entwurfsansicht öffnen oder löschen, Formulare und Berichte, die darauf basieren, laufen nicht mehr. Beim Klick auf Entwurf oder dem Drücken der Entf-Taste bzw. beim Öffnen eines Formulars oder Berichtes erscheint die Sanduhr und Access stürzt kommentarlos ab. Ist diese Abfrage noch zu retten? Was kann ich tun, um eine neue Abfrage mit dem gleichen Namen anzulegen, damit die Formulare und Berichte wieder lauffähig sind?
Die Access User Group Europe veranstaltet jeden Monat Vorträge rund um Access auf YouTube. Im Oktober ging es um ein Thema, das viele Entwickler beschäftigt: "The Future of Access". Es ist ganz offensichtlich, dass die Weiterentwicklung von Access im Vergleich zu Excel, Word und Outlook deutlich langsamer voran geht. Mit Glück wird einmal im Jahr eine größere Erweiterung ergänzt, aber viel kritischer sehen Anwender und Entwickler die langsame Korrektur kritischer Fehler. Diese und viele andere interessante Themen wurden direkt von einigen Mitgliedern des Access-Teams beantwortet.
Listenfelder kommen in den meisten Formularen zum Einsatz, aber die Bedienung lässt sich für die Anwender Ihrer Datenbank noch weiter vereinfachen. Unser Tipp zeigt, wie Sie die Schaltflächen Alle auswählen, Nichts auswählen und Auswahl umkehren in Ihren Formularen nutzen können. Beginnen wir mit einigen Grundlagen: Ein Listen-Steuerelement stellt die Auflistung "Selected" zur Verfügung. Für jeden Eintrag in der Liste kann der "Markiert"-Status auf "True/Wahr" oder "False/Falsch" gesetzt werden. Die Eigenschaft "Mehrfachauswahl" der jeweiligen Liste muss allerdings auf "Erweitert" eingestellt sein, damit sich einzelne Einträge gezielt markieren lassen.
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