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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Manchmal müssen Sie Datensätze nicht nur innerhalb der aktuellen Datenbank mit einem eindeutigen Primärschlüssel verwalten. Wenn Datenbanken beispielsweise in mehreren Filialen eingesetzt und übergreifende, eindeutige Ordnungsbegriffe verlangt werden, scheiden AutoWerte aus, da sie standardmäßig von "1" bis "n" hochgezählt werden und somit nicht in jeder Datenbank eindeutig sind. Helfen können hier sogenannte "GUIDs" (Global Unique Identifier Groups, Globale eindeutige Identifizierungsgruppen wie "482658DC-14E4-4FBF-AD5E4D877737AE31"). Leider lassen sich solche Felder nicht im Tabellenentwurf einrichten, aber mit unserem Tipp kommen Sie dennoch zum Ziel.
Microsoft bietet seit vielen Jahren einen kostenlosen Assistenten an, mit dessen Hilfe Sie Access-Datenbanken auf den SQL Server migrieren können. Schritt für Schritt für Schritt führt der Assistent Sie durch alle notwendigen Schritte. Sie wählen im Wesentlichen die gewünschten Access-Objekte aus, die Sie migrieren möchten, stellen eine Verbindung zum SQL Server lokal oder bei Azure her und stellen einige Optionen ein. Den Rest erledigt der Assistent. Seit wenigen Tagen steht die neue optimierte Version 9.4 des SQL Server Migration Assistant mit verschiedene Bugfixes und der Unterstützung des SQL Server 2022 zur Verfügung.
In Ihren Datenbanken verwenden Sie Makros beispielsweise für den Datenimport. Wenn bei der Ausführung die angegebene Datei nicht gefunden werden kann, bricht das Makro mit einer wenig aussagekräftigen Fehlermeldung ab. Eine Fehlerbehandlung mit eigenen, aussagekräftigeren Fehlermeldungen ist in Makros aber nur unzureichend realisierbar. Sie können zwar mit der Aktion "BeiFehler" das Verhalten im Falle eines Fehlers mit den Optionen "Nächstes" (Fehler ignorieren), "Makro" (anderes Makro aufrufen) oder "Fehlgeschlagen" (Standardmeldung "Makrofehler" anzeigen) kontrollieren, aber auch diese Möglichkeiten reichen nur in wenigen Fällen aus, da Sie zum Beispiel nicht festlegen können, wie es nach dem Aufruf eines anderen Makros weitergehen soll. Deshalb greifen wir zu einem Trick.
In einem Formular ist ein Feld vorhanden, in das per rechter Maustaste und Hyperlink-Hyperlink Einfügen-/Bearbeiten ein Hyperlink eingefügt oder bearbeitet werden soll. In der Vollversion funktioniert das, aber mit der Runtime-Umgebung leider nicht. Dieses Problem lösen Sie, indem Sie die Anweisung "DoCmd.RunCommand acCmdInsertHyperlink" z.B. in der Ereignisprozedur "Beim Doppelklicken" des Textfeldes aufrufen.
Die Übernahme von Adressen aus Mails, Webseiten oder anderen Dokumenten in Ihre Adressdatenbank ist normalerweise wenig komfortabel: Sie kopieren die einzelnen Informationen wie Name, Straße, Ort usw. einzeln in Ihre Access-Tabelle. Diese mühsamen Arbeitsschritte können Sie sich in Zukunft sparen: Mit dem kostenlosen SmartTools AdressAssistentenübernehmen Sie einen ganzen Adressblock aus Ihrer Zwischenablage mit wenigen Mausklicks in die gewünschte Access-Tabelle!
In den letzten Wochen häufen sich Meldungen von Access-Anwendern zu Problemen bei der Arbeit mit Berichten. Beim Öffnen oder Schließen kommt es immer wieder zu Speicherfehlern, auch wenn nur wenige oder gar keine anderen Objekte geöffnet sind. Die Druckvorschau für Berichte lässt sich zum Teil gar nicht aufrufen oder sie führt spätestens beim Schließen zu einem kompletten Access-Absturz. Inzwischen steht ein Update zur Verfügung, das alle Probleme beheben soll.
Mit der Funktionen "Auswahlbasierter Filter" oder "Auswahlausschließender Filter" können Sie die Datensätze eines Formulars gemäß dem Inhalt des aktuellen Feldes filtern. Befinden Sie sich also beispielsweise in einem Feld "Land" mit der Einstellung "Frankreich" und aktivieren den auswahlbasierten Filter (Ist gleich, Ist ungleich, Enthält, Enthält nicht), werden nur noch die passenden Datensätze angezeigt. Analog dazu werden bei "Auswahlausschließender Filter" alle Datensätze angezeigt, bei denen das Feld "Land" einen anderen Inhalt als "Frankreich" hat. Nachdem Sie einige Zeit in den Datensätzen geblättert und Änderungen vorgenommen haben, ist allerdings schnell vergessen, nach welchem Feld die Filterung ursprünglich erfolgt ist. Unser Tipp zeigt, wie Sie als Gedächtnisstütze eine farbliche Hervorhebung des Feldes Filterkriteriums realisieren können.
Ab sofort können Sie Barcodes in Access noch einfacher und komfortabler erstellen. Das Barcode-OCX steht nach der automatischen Installation sofort als Steuerelement in Berichten und Formularen zur Verfügung. Unterstützt werden alle gängigen Barcodes; darunter auch 2D-Barcodes wie Datamatrix und QR-Codes. Sie benötigen nur zwei Schritte und nach wenigen Minuten geben Sie bereits Ihre ersten Barcodes mit Access aus.
Wie vor einiger Zeit angekündigt, dokumentiert das Access-Team regelmäßig neu entdeckte Fehler in Access, die im Rahmen der regelmäßigen Microsoft 365-Updates behoben wurden. In der neuesten Veröffentlichung werden gleich 14 Bugs beschrieben, die nach einem Update auf Build 16.0.16501.20196 nicht mehr auftreten sollen. Auf der Liste befinden sich gleich mehrere sehr ärgerliche Probleme, die uns auch mehrfach von Lesern berichtet wurden, so dass ein kurzfristiges Update auf die neueste Version empfehlenswert ist.
Zum Abschluss der Entwicklung Ihrer Datenbankanwendungen müssen Sie alle Funktionen intensiv prüfen. Für den Test von Anwendungen, die mit Datumsangaben wie beispielsweise Geburtstagen arbeiten, sind dazu normalerweise Dutzende oder Hunderte von Geburtstagen, Lieferterminen oder anderen Datumsangaben einzugeben. Unser Tipp stellt eine Funktion vor, mit der sich diese Aufgabe über VBA-Routinen bzw. Aktualisierungsabfragen weitgehend automatisieren lässt.
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