Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
So können Sie E-Mails mit Hilfe von ChatGPT direkt in Outlook beantworten
Outlook 365 2021 2019 2016 2013 2010
Ab sofort benötigen Sie kein Copilot Pro- oder Microsoft 365-Abonnement, um schnell und komfortabel Antworten auf E-Mails mit Hilfe von ChatGPT direkt in Outlook zu erstellen. Unser kostenloser SmartTools ChatGPT-Assistant integriert sich nahtlos in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010. In diesem Praxistipp zeigen wir, wie Sie den Assistenten bei Ihrer täglichen Arbeit nutzen, um in Zukunft viel Zeit zu sparen.
Im ersten Schritt laden Sie den neuen Assistenten herunter und starten das Installationsprogramm:
Der kostenlose SmartTools ChatGPT-Assistant für Outlook
Nach dem nächsten Neustart ist der Assistent in Outlook integriert und kann ganz nach Bedarf als Aufgabenbereich rechts in Outlook bzw. in einer geöffneten E-Mail ein- oder ausgeblendet werden. Vor der ersten Nutzung müssen Sie den Assistenten nun noch einrichten. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie in diesem Blogbeitrag.
In Zukunft kann Ihnen der Assistent wertvolle Dienste bei Ihrer täglichen Arbeit leisten. Um eine E-Mail zu beantworten, geben lediglich ein paar Stichworte zum gewünschten Inhalt der Antwort vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie von ChatGPT eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Sie nehmen bei Bedarf noch ein paar Anpassungen vor und müssen die Antwort nur noch abschicken. Damit Sie ChatGPT nicht immer wieder die gleichen Anweisungen geben müssen, können Sie die häufigsten Hinweise speichern und müssen dann nur noch den passenden Eintrag aus einer Liste auswählen.
Und so nutzen Sie den Assistenten Schritt für Schritt:
- Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten.
- Wenn der Aufgabenbereich des Assistenten rechts neben dem Dokument noch nicht zu sehen ist, blenden Sie ihn ein (Klick auf den Doppelpfeil in der oberen rechten Ecke der E-Mail).
- Klicken Sie auf das Symbol E-Mail beantworten.
- Die Option Aktuelle E-Mail ist als Bezug für die Antwort bereits ausgewählt. In späteren Versionen werden Sie auch die komplette bisherige Konversation als Basis für Ihre Antwort heranziehen können.
- Geben Sie einige Anmerkungen zum Inhalt der gewünschten Antwort ein. Das hilft ChatGPT, eine sinnvolle Antwort zu erstellen.
- Legen Sie auf Wunsch Länge und Stil für die Antwort in den entsprechenden Dropdown-Listen fest.
- Klicken Sie auf Antwort erzeugen und nach wenigen Augenblicken erscheint das Ergebnis zusammen mit der ursprünglichen Nachricht in einer neuen E-Mail. Bearbeiten Sie den Text nach Bedarf und schicken Sie die Antwort ab.
- Wenn Sie immer wieder dieselbe Art von Antworten erstellen, können Sie Ihre Anmerkungen an ChatGPT über Speichern als Favorit sichern. In Zukunft reicht es dann, den passenden Eintrag aus der Liste des Assistenten auszuwählen.
Der SmartTools ChatGPT-Assistant wird von uns ständig weiterentwickelt. Wir werden neue Funktionen wie Übersetzungen und Zusammenfassungen ergänzen sowie uns so schnell wie möglich an Neuerungen von ChatGPT anpassen. Solange der Assistent installiert ist werden automatisch informiert, sobald ein Update zur Verfügung steht. Sie können die neue Version dann mit wenigen Mausklicks herunterladen und installieren. Über Info-Nach Updates suchen lässt sich die Suche nach Updates auch jederzeit manuell starten. Wir hoffen, dass Ihnen der Assistent gefällt und freuen uns auf Ihr Feedback!