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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit der automatischen Formatierung von Outlook, um beispielsweise die E-Mails eines bestimmten Absenders oder die Nachrichten mit einem speziellen Betreff hervorzuheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Ihnen die automatische Formatierung auch in Ihren Kontakten zur Verfügung steht. So haben Sie unter anderem die Möglichkeit, alle Personen aus einer Firma oder einer wichtigen Kategorie besonders hervorzuheben.
Mit den November 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Office 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender eine manipulierte Word- bzw. Excel-Datei öffnet, die in einer E-Mail empfangen oder aus dem Internet heruntergeladen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Immer wieder erreichen uns Leseranfragen, in denen es um nicht funktionierende Kategorien geht. Meist liegt es daran, dass Outlook mit IMAP-Konten arbeitet. Und in IMAP-Konten stehen Kategorien standardmäßig nicht zur Verfügung, weil das IMAP-Protokoll keine Kategorien unterstützt. Was also tun? In diesem Tipp verraten wir Ihnen, warum Kategorien in IMAP-Konten so problematisch sind. Wir zeigen Ihnen aber auch, wie Sie doch noch an Ihre Kategorien kommen.
FRAGE Ich möchte mit Microsoft Word einen Serienbrief an bestimmte Empfänger aus meinem Outlook-Kontaktordner erstellen. Die Empfängerauswahl soll sich nach der Kategorie richten, die ich den Kontakten in Outlook zugewiesen habe. Nachdem ich die Seriendruckfunktion in Word gestartet und meinen Outlook-Kontaktordner mit dem Serienbrief verbunden habe, musste ich feststellen, dass ich gar nicht nach der Kategorie filtern kann. Habe ich da etwas übersehen? Oder gibt es einen Trick, mit dem sich die Kategoriezuweisung aus Outlook in Word als Filterkriterium einsetzen lässt?
Über kurz oder lang wird ein Abonnement von Microsoft 365 zweifellos der einzige Weg sein, Outlook, Excel, Word, Access & Co zu lizenzieren, aber noch ist es nicht so weit. Auch wenn Microsoft regelmäßig neue Rekordzahlen von Microsoft 365-Abonnenten verkündet: bei weitem nicht alle Anwender möchten Software abonnieren. Vor wenigen Tagen sind erste Screenshots einer Preview-Version von Office 2024 aufgetaucht, wobei es sich mit einiger Sicherheit um das nächste Office-Paket handelt, das als Dauerlizenz ohne Abonnement erworben werden kann.
Viele Phishing-Mails ließen sich auf Anhieb als solche erkennen, wenn im Posteingang nicht nur der Absendername, sondern auch dessen E-Mail-Adresse angezeigt würde. Sie würden sofort sehen, dass mit einer E-Mail von der Sparkasse mit einer Absenderadresse wie "kundendienst@sparkasse.nicht-echt.ru" etwas nicht stimmen kann. Da Outlook die Adresse eines Absenders standardmäßig nicht anzeigen kann, stellen wir in diesem mehrteiligen Tipp verschiedene Verfahren vor, diese Funktionalität nachzurüsten.
FRAGE Sie haben in der letzten Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly die Tastenkombination Alt + Umschalt + D empfohlen, um das aktuelle Datum in den Text einer E-Mail-Nachricht einzufügen. Dabei wird allerdings eine Feldfunktion eingefügt, die unter Umständen ungewollt aktualisiert wird. Gibt es auch eine Möglichkeit, das aktuelle Datum als reinen Text einzufügen, so dass sich das Datum nicht mehr ändern kann?
Microsoft hat bereits im Juli darauf hingewiesen, dass Outlook 365 Probleme beim Speichern von Anhängen auf Netzwerklaufwerken hat. Problematisch ist vor allem die Auswahl eines Netzwerklaufwerks als Standard-Speicherort (Defaultpath in der Registry). Bevor der Speichern unter-Dialog angezeigt wird, erscheint für sehr lange Zeit die Meldung, dass eine Verbindung zum Speicherort hergestellt wird. Im Rahmen der November-Updates hat Microsoft mitgeteilt, dass ein Windows-Fehler die Probleme verursacht. Ein Bugfix für Windows wird ab sofort an die Teilnehmer des Windows Insider-Programms verteilt Es kann noch bis ins 1. Quartal 2024 dauern, bis der Fehler für alle Anwender behoben ist, so dass Sie sich zunächst mit einem Workaround behelfen müssen.
Im Posteingang von Outlook sehen Sie als Absender meist nur die Namen von Personen, Firmen oder Newsletter-Herausgebern. Ob sich dahinter tatsächlich diejenigen verbergen, die Sie vermuten, ist ungewiss, denn den Absender-Anzeigenamen kann sich jeder selbst aussuchen. Besser und sicherer wäre es, wenn im Posteingang auch die E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt würde. In diesem Tipp stellen wir Ihnen verschiedene Verfahren vor, dieses Ziel zu erreichen und Ihren Posteingang damit ein bisschen sicherer zu machen.
FRAGE Ich habe in Outlook eine PST-Datei mit archivierten Outlook-Elementen geöffnet. Sie erscheint auch unter dem Eintrag "Persönliche Ordner" in der Ordnerliste. Da ich den Inhalt der Datei aber nur vorübergehend benötigte, wollte ich die PST-Datei nun wieder aus der Ordnerliste entfernen. Wenn ich aber mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen klicke und den Befehl <Ordnername> schließen aufrufe, erhalte ich eine Fehlermeldung, dass ein Objekt nicht gefunden werden konnte. Somit schaffe ich es nicht, die PST-Datei aus meiner Ordnerliste zu beseitigen. Wie werde ich die Datei denn jetzt wieder los?
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