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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Vor kurzem haben wir über einen neuen Access-Bug in der Seriendruck-Schnittstelle zu Word berichtet: Wenn Sie ausgehend von einer Tabelle oder Abfrage auf Externe Daten-Exportieren-Word Seriendruck klicken, sollte Word gestartet werden, aber stattdessen erscheint die Fehlermeldung „Microsoft Word wird benötigt, um den Seriendruck-Assistenten zu starten“. Anschließend kann der Vorgang nur noch abgebrochen werden. Mit dem neuesten Microsoft 365-Update im aktuellen Kanal hat Microsoft den Bug inzwischen behoben.
FRAGE In meiner Tabelle gibt es die Felder "Typ" und "Foto", im Feld "Typ" steht beispielsweise "PKW", "LKW", "Motorrad" usw. und im Feld "Foto" der jeweilige Pfad und Dateiname des betreffenden Bildes wie zum Beispiel "D:\Bilder\PKW.jpg" oder "D:\Bilder\Motorad.jpg". In einem Formular befindet sich neben dem Kombinationsfeld ein Bildsteuerelement. Hier soll nach Auswahl das passende Bild aus "D:\Blder" angezeigt werden. Wie gehe ich dazu am besten vor?
Damit Ihre Makros, Add-Ins und Datenbanken in Access korrekt funktionieren, müssen regelmäßig die Sicherheitseinstellungen angepasst und Speicherorte als vertrauenswürdig deklariert werden. Mittlerweile ist das ein mühsames Unterfangen, da die Einstellungen im Access-Sicherheitscenter umständlich zu erreichen sind. Wir haben daher den SmartTools Security Manager 5.0 entwickelt, der Ihnen viele lästige Arbeitsschritte abnimmt. Aktuell ist der Download kostenlos.
Wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, können Sie zwischen verschiedenen Updatekanälen wählen bzw. werden im Unternehmen auf einen bestimmten Updatezyklus gesetzt. Im aktuellen Updatekanal (dem sogenannten Current Channel) von Microsoft 365, der bei den meisten Abonnements standardmäßig eingestellt ist, wird aktuell die Version 2305 (Build 16501.20196) verteilt, die unter anderem zwei Access-Bugs beheben soll.
In Arrays halten Sie häufig Daten fest, die für eine spätere Verarbeitung beispielsweise in einer Import- oder Export-Routine oder für Auswertungen benötigt werden. Dabei können Daten in einem Array mehrfach vorkommen und so die Verarbeitung unnötig verlangsamen oder gar zu falschen Ergebnissen führen. Ein Array um doppelte Einträge zu bereinigen, erfordert normalerweise eine komplexe Funktion; mit dem Umweg über eine Collection geht das aber wesentlich einfacher, wie dieser Tipp der Woche zeigt.
Überlassen Sie beim Aufruf Ihrer Access-Datenbanken nichts mehr dem Zufall: Der tausendfach bewährte SmartTools Start-Manager ist die ideale Ausgangsbasis für Ihre Arbeit mit Access. Das leistungsfähige Tool bleibt weiterhin kostenlos: Aus dem übersichtlichen Startfenster rufen Sie jede Datenbank direkt per Doppelklick auf. Egal, ob die Datei lokal oder im Netzwerk abgelegt ist - ohne Sucherei und zeitraubende Ordnerwechsel sind Ihre Datenbanken sofort verfügbar.
Es gibt wieder einen neuen Access-Bug in der Seriendruck-Schnittstelle zu Word: Wenn Sie ausgehend von einer Tabelle oder Abfrage auf Externe Daten-Exportieren-Word Seriendruck klicken, sollte Word gestartet werden, aber stattdessen erscheint die Fehlermeldung „Microsoft Word wird benötigt, um den Seriendruck-Assistenten zu starten“. Anschließend kann der Vorgang nur noch abgebrochen werden. Microsoft hat den Bug inzwischen bestätigt und arbeitet an einem Bugfix.
Für viele Anwendungen nutzen Sie Batch-Dateien oder PowerShell-Scripts, um Vorgänge wie zum Beispiel eine Datensicherung zu automatisieren. Dabei wäre es nützlich, diese Aktionen in einer Datenbank protokollieren zu können. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie sich das mit einem PowerShell-Script umsetzen lässt. Zunächst wird eine Datenbank benötigt, die die Datensätze aufnimmt. Legen Sie dazu in einem Ordner wie zum Beispiel "C:\Access" eine Datenbank "Protokoll.mdb" an.
Daten, die eine andere Datenbank importieren soll, werden aus der aktuellen Datenbank in eine Textdatei geschrieben und dabei die einzelnen Spalten durch ein Semikolon ";" voneinander getrennt. Wenn nun aber zum Beispiel in einer Spalte Memofeldinhalte mit Zeilenschaltung (vbCrLf, Carriage Return, Line Feed) vorhanden sind, entsteht beim Einlesen in die Tabelle ein Fehler, da durch die Zeilenschaltung der Inhalt als neuer Datensatz interpretiert und importiert wird. Um das Problem zu lösen, verwenden Sie für den Export der Daten eine Abfrage und ändern die Zeile "Feld" für die Ausgabe des Memofeldes.
Beim Export von Access-Daten nach Excel sollen die Informationen häufig gruppiert in verschiedenen Tabellenblättern abgelegt werden. Sie möchten Ihre Kundenadressen beispielsweise sortiert nach Ländern in verschiedene Tabellen einer Arbeitsmappe exportieren, so dass Sie anschließend mehrere Tabellen "Deutschland", "Österreich", "Schweiz" in Excel vorliegen haben. Mit den Standardfunktionen von Access ist diese Aufgabe nicht zu erledigen, aber das neue SmartTools AccessToExcel 6.1 hilft weiter und legt Excel-Tabellen automatisch nach Ihren Vorgaben an.
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