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Bei der Bearbeitung von Arbeitsmappen stehen Sie immer wieder vor der Aufgabe, Zahlen oder Texte in mehreren Zellen auszutauschen. Beispielsweise soll eine Produktbezeichnung in mehreren Zellen korrigiert oder der aktuelle Rabatt bei bestimmten Kunden auf einen neuen Prozentsatz gesetzt werden. Es gibt eine wenig bekannte Technik, mit der Sie die Inhalte von mehreren Zellen in einem einzigen Arbeitsschritt ändern können.
Beim Thema "Tabellenkalkulation" denkt man heute automatisch an Excel, aber das war nicht immer so. Microsoft Excel gibt es inzwischen seit 38 Jahren und wir möchten diese letzte Ausgabe des Jahres 2023 und die kommende erste Ausgabe im Jahr 2024 zum Anlass nehmen, auf die Geschichte von Excel zurückzublicken. In diesem ersten Teil unserer "Excel-History" geht es eigentlich um die Jahre 1985 bis 2003, aber beginnen noch ein paar Jahre früher im Jahr 1978, als die Harvard Business School Studenten Dan Bricklin und Bob Frankston die "Tabellenkalkulation" erfanden.
FRAGE Sie haben einmal beschrieben, wie man eigene Sortierfolgen aufstellen kann, um eine Liste zum Beispiel nach Konfektionsgrößen wie S, M, L, XL und XXL zu sortieren. Das fand ich sehr hilfreich. Können Sie mir jetzt aber noch sagen, wie ich in den Tabellendaten, die ich mit Hilfe einer benutzerdefinierten Liste sortiert habe, zählen kann, wie oft ein bestimmter Konfektionsgrößeneintrag vorkommt?
Als Abonnent von Microsoft 365 erhalten Sie in Excel immer die neuesten Funktionsupdates. Dazu zählen manchmal auch neue Tabellenfunktionen, zum Beispiel die dynamische Arrayfunktionen (SORTIEREN, FILTER, EINDEUTIG usw.) oder die Suchfunktion XVERWEIS. Problematisch wird es aber, wenn Sie diese Funktionen in Arbeitsmappen einsetze, die Sie mit Benutzern teilen, die ältere Excel-Versionen einsetzen. Bei Neuberechnungen in älteren Excel-Versionen zerstört sich das Tabellenmodell dann oftmals komplett, und anstelle der Formelergebnisse werden nur noch #NAME?-Fehler angezeigt. Sie möchten diese Kompatibilitätsprobleme natürlich vermeiden, denn manchmal fällt es gar nicht auf, dass Sie neue Tabellenfunktionen einsetzen. Manchmal stellt Excel sogar eigenmächtig Formeln um, die eigentlich als Arrayformeln eingegeben werden müssten. Wir zeigen in diesem Tipp, wie sich Kompatibilitätsprobleme mit älteren Excel-Versionen zuverlässig vermeiden lassen.
FRAGE Ich kann mit einer Excel-Formel ohne Probleme die Anzahl der ausgefüllten Zellen in einem Bereich zählen, aber gibt es eine Möglichkeit herauszufinden, wie viele unterschiedliche Einträge ein Tabellenbereich enthält? Ich organisiere gerade ein Radrennen und möchte anhand der Starterliste ermitteln, aus wie vielen verschiedenen Ländern die Fahrer stammen. Eine entsprechende Funktion konnte ich nicht finden.
Vor wenigen Tagen hat Microsoft zwei leistungsfähige neue Excel-Funktionen vorgestellt, die ab sofort allen Excel 365-Anwendern zur Verfügung stehen, die am Insider-Programm von Microsoft 365 teilnehmen (Beta-Kanal): GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT erlauben mit einer einzigen Funktion und nur drei bzw. vier Parametern schnelle Auswertungen Ihrer Daten. Fassen Sie zum Beispiel ganz einfach eine Umsatzliste nach Städten, Abteilungen oder Ländern zusammen, indem Sie =GRUPPIERENNACH(Tabelle1[Stadt];Tabelle1[Betrag];SUMME) eingeben.
Es passiert schnell, dass Zahlenwerte in einer Excel-Tabelle als Text formatiert werden. Möglich zum Beispiel, dass bei einem Import aus einer Textdatei oder aus einer externen Datenbank etwas schiefgelaufen ist. Die Frage ist nun, wie Sie die Zahlen im Textformat ohne großen Aufwand in echte Zahlenwerte umwandeln können. Die Antwort finden Sie in unserem Tipp. Manchmal sollen Zahlen ganz bewusst als Textwerte formatiert werden - beispielsweise im Fall von Postleitzahlen, bei denen es unter Umständen auf führende Nullen ankommt. Bei bewussten Textformatierungen wissen Sie aber auch, dass Sie mit diesen Zahlen keine weiteren Berechnungen anstellen.
FRAGE In Ihrem Newsletter hatten Sie in dem Beitrag "Wochentag eines Datums einfügen" als Lösung angeboten, einen Formelverweis auf die ursprüngliche Datumszelle einzurichten und dieser Verweisformel dann das Datumsformat "TTTT" zuzuweisen. Ist es nicht einfacher, anstelle des Formelverweises gleich eine Formel mit der Funktion TEXT einzusetzen? Die folgende Formel geht von einem Datumswert in Zelle A1 aus und gibt den ausgeschriebenen Wochentag zurück.
Excel verfügt bereits seit einiger Zeit über einen Web-Connector, mit dessen Hilfe Sie Daten von einer Webseite in eine Excel-Tabelle importieren können (Menü Daten-Aus dem Web). Bereits im Oktober wurde einigermaßen unbemerkt eine erweiterte neue Version des Connectors für alle Microsoft 365-Abonnenten veröffentlicht, die die Datenübernahme von Webseiten noch einmal deutlich einfacher und leistungsfähiger macht.
Vor kurzem haben wir eine Ereignisprozedur "Worksheet_Change" vorgestellt, mit der sich die Eingabe von Ziffern in einem bestimmten Bereich verhindern lässt. Uns haben einige Anfragen von Lesern erreicht, die die Zifferneingabe aber nicht nur in einer, sondern gleich in mehreren Spalten verhindern möchten. Das Problem: Die Spalten sind nicht zusammenhängend, so dass Sie als Eingabebereich nicht einfach "A2:E100" angeben können. Die Eingabe soll beispielsweise nur in A3:A20, C3:C10 und E3:E15 überwacht werden. In den Spalten B und D soll die Zifferneingabe aber zulässig sein. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie das Problem lösen.
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