Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
Nicht immer ist der Einsatz der Kommentarfunktion von Excel oder von Textrahmen sinnvoll, wenn Sie Erläuterungen zu bestimmten Werten, zu einer Formel oder zu einem bestimmten Aspekt eines Kalkulationsmodells in einer Tabelle unterbringen möchten. Unser Trick hilft weiter: schreiben Sie Ihre Texte wie gewohnt in Word und verwenden Sie in längeren Dokumenten Textmarken, um wichtige Abschnitte zu kennzeichnen. In Excel können Sie dann ganz einfach einen Hyperlink einfügen, der dann per Mausklick direkt das zugehörige Word-Dokument öffnet und auf Wunsch auch zu einer ganz bestimmten Textmarke springt.
Python hält Einzug in Excel. Da werden sich die einen fragen, warum es neben VBA noch eine zweite Programmiersprache braucht. Andere wiederum werden es kaum abwarten können, die Vorteile auszuprobieren, die sich durch die Verschmelzung der zwei Welten ergeben. In diesem Tipp geben wir einen Einblick in das neue Excel-Feature und stellen anhand von Beispielen den praktischen Umgang mit Python in Excel vor.
Zellbereiche sind über die Tastatur schnell ausgewählt: erste Zelle auswählen, Umschalt drücken und gedrückt halten, während Sie die Markierung ganz einfach mit den Cursortasten erweitern oder verkleinern. Ein Fixpunkt dabei ist allerdings die Zelle, die Sie im ersten Schritt ausgewählt haben. Wenn Sie nachträglich bemerken, dass die Markierung um weitere Zeilen/Spalten nach oben oder nach links ausgeweitet werden sollte, ist das auf den ersten Blick nicht möglich und Sie müssen wieder von vorne beginnen. Ein kleiner Trick hilft weiter.
FRAGE Ich werte in einer Excel-Tabelle die monatlich erzielten Punkte verschiedener Arbeitsgruppen aus. Für die Jahresabrechnung will ich die Punkte der Gruppen addieren. Das ist natürlich kein Problem. Bei meiner Statistik will ich jedoch Ausreißer ausschließen, das heißt: die beiden Monate mit der jeweils schlechtesten Punktzahl einer Arbeitsgruppe sollen nicht in die Jahresbewertung einfließen. Ich brauche also die Summe bis auf die beiden niedrigsten Einzelwerte. Lässt sich das mit einer Excel-Formel berechnen?
Ein Tabellenblatt mit einem Blattschutz zu versehen, damit nur "ungesperrte" Zellen bearbeitet werden können, ist mit Excel kein Problem. Es gibt aber auch Situationen, in denen Sie die Anzahl der gesperrten und ungesperrten Zellen dynamisch von Benutzereingaben abhängig machen möchten. Zum Beispiel: Eingaben sollen nur im Bereich B4:H4 sowie in Zelle B5 möglich sein. Wenn in Zelle B4 ein bestimmter Wert eingegeben wird, sollen Zellen im Bereich C4:H4 gesperrt werden. Die Anzahl der zu sperrenden Zellen soll sich nach dem Wert richten, der in Zelle B5 eingetragen wurde.
FRAGE Etliche Excel-Dateien, mit denen ich arbeite, sind nach demselben Schema aufgebaut. Wenn ich Formeln in einer dieser Dateien ändere, müssen sie normalerweise auch in den anderen Dateien geändert werden. Beim Kopieren einer Formel fügt Excel aber meist automatisch einen Bezug zur Originaldatei in die Formel ein. Aus einer einfachen Summenformel über mehrere Tabellenblätter wie =SUMME(Quartal1:Quartal4!B4) wird nach dem Kopieren zum Beispiel =SUMME([Umsatz2017.xlsx]Quartal1:Quartal4!B4). So muss ich die kopierten Formeln immer wieder nachbearbeiten, damit sie auf die Zellen in der Zieldatei Bezug nehmen. Das wird natürlich umso aufwendiger, je komplexer die Formeln sind. Ist es nicht möglich, die Formeln, ohne den Bezug zur Quelldatei in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren?
FRAGE Ich möchte mit einer bedingten Formatierung alle Zellen eines Bereichs kennzeichnen, die eine Formel enthalten. Es scheint aber keine Tabellenfunktion zu geben, die Zellen darauf testet, ob sie Formeln oder feste Werte enthalten - so etwas wie "ISTFORMEL". Auch die Tabellenfunktion ZELLE liefert keine derartigen Informationen. Hat die gesuchte Funktion irgendeinen anderen Namen? Oder gibt es eine andere Möglichkeit, das Vorhandensein von Formeln herauszufinden?
In einer Haushaltstabelle können Sie in einer Spalte die Kategorien der einzelnen Posten erfassen. Zu den Kategorien zählen beispielsweise "Lebensmittel" oder "Tanken". Nun möchten Sie errechnen, wie viel Sie insgesamt für Lebensmittel, fürs Tanken usw. ausgegeben haben. Es wird also nach den Summen der einzelnen Kategorien gesucht. Kriterienabhängige Summen bereiten Excel keine Probleme. Für unseren Beispiel bietet sich die Tabellenfunktion SUMMEWENN an. Sie sucht in einem Bereich nach einem Kriterium und bildet anschließend die Summe der zugehörigen Werte.
Ein Tabellenblatt mit einem Blattschutz zu versehen, damit nur "ungesperrte" Zellen bearbeitet werden können, ist mit Excel kein Problem. Es gibt aber auch Situationen, in denen Sie die Anzahl der gesperrten und ungesperrten Zellen dynamisch von Benutzereingaben abhängig machen möchten. Zum Beispiel: Eingaben sollen nur im Bereich B4:H4 sowie in Zelle B5 möglich sein. Wenn in Zelle B4 ein bestimmter Wert eingegeben wird, sollen Zellen im Bereich C4:H4 gesperrt werden. Die Anzahl der zu sperrenden Zellen soll sich nach dem Wert richten, der in Zelle B5 eingetragen wurde. Wenn dort zum Beispiel 3 steht, sollen die Zellen C4:E4 (3 Zellen) gesperrt werden; Eingaben in F4:H4 sind weiterhin erlaubt. Wenn in B4 aber 6 steht, werden C4:H4 (6 Zellen) gesperrt, so dass neben B4 keine Eingaben mehr zulässig sind. - Wenn sich die Werte in B4 und B5 ändern, soll die Sperrung natürlich entsprechend angepasst werden. Zur Lösung benötigen Sie eine VBA-Lösung, die wir in diesem Tipp vorstellen.
Excel bietet leistungsfähige Filterfunktionen, um Listen in Ihren Arbeitsmappen komfortabel auswerten zu können. Wenige Mausklicks reichen beispielsweise, um alle Adressen aus einer bestimmten Stadt, die Umsätze über einem bestimmten Betrag usw. anzuzeigen. Wenn Sie regelmäßig immer wieder dieselben Auswertungen durchführen, müssen Sie die gewünschten Kriterien bei jedem Filterwechsel neu definieren, aber es gibt eine wenig bekannte Funktion, um Ihre Einstellungen zu speichern und danach jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder aufrufen zu können.
Dieses Blog präsentiert Inhalte aus den E-Mail-Newslettern von SmartTools Publishing. Premium-Beiträge, die mit [S+] gekennzeichnet sind, sind Newsletter-Abonnenten vorbehalten.
Jetzt Abonnent werden
Falls Sie SmartTools Excel Weekly noch nicht abonniert haben, können Sie sich jetzt anmelden – kostenlos und innerhalb weniger Minuten! Sie erhalten dann umgehend ein Passwort, das alle Premium-Beiträge für Sie freischaltet.
[S+] Inhalte freischalten
Wenn Sie SmartTools Excel Weekly bereits beziehen, geben Sie hier Ihr Abonnenten-Passwort ein, um alle Premium-Beiträge freizuschalten:
Tipp: Sie finden das gültige Passwort immer am Ende der neuesten Ausgabe Ihres Newsletters.