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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Outlook bietet zahlreiche kleine Shortcuts und Techniken, um neue Elemente schneller anzulegen. Wenig bekannt ist beispielsweise die Tatsache, dass Sie Text, Tabellen, Grafiken usw. aus anderen Anwendungen ganz einfach in neue E-Mails übernehmen können: nachdem Sie die gewünschten Informationen mit Strg + C oder Bearbeiten-Kopieren in die Zwischenablage kopiert haben, wechseln Sie einfach in den Posteingang und drücken Strg + V. Outlook legt daraufhin automatisch eine neue E-Mail an, in der der Inhalte der Zwischenablage bereits vorgegeben ist.
Die Ankündigung mit der Kennung MC548092 im Microsoft 365 Admin Center hat in den letzten Tagen für einige Entrüstung unter Administratoren gesorgt: Microsoft kündigt an, dass in Kürze alle Links, die ein Anwender in Outlook unter Windows anklickt, standardmäßig im Edge-Browser geöffnet wird, und zwar unabhängig davon, welcher Standardbrowser unter Windows konfiguriert ist. Abgesehen von dem offensichtlichen Zweck, die Nutzung von Microsoft Edge zu forcieren, soll diese Maßnahme auch Vorteile für Anwender haben, denn bei Microsoft-Konten sollen sich Link und E-Mail nebeneinander in Edge öffnen. Bei allen anderen Konten öffnet sich einfach ein neues Register in Edge.
In vielen Bereichen werden täglich Nachrichten mit gleich lautenden Betreffzeilen an mehrere Empfänger verschickt. Wenn Sie dabei Lesebestätigungen anfordern, gibt es ein Problem: Da die Empfänger die Nachrichten nicht immer am gleichen Tag lesen, treffen die Bestätigungen häufig erst einige Tage später ein. Am Betreff ist dann nicht zu erkennen, auf welche Nachricht sich die Lesebestätigung bezieht. Zum Beispiel: Sie verschicken täglich aktuelle Preislisten mit dem Betreff "Anbei aktuelle Preisliste". Um das oben geschilderte Problem zu lösen, müsste bei jeder Nachricht das aktuelle Tagesdatum in den Betreff eingegeben werden, so dass Sie später am Betreff "Gelesen: Aktuelle Preisliste vom 16.6.23" erkennen können, dass der Empfänger die Preisliste erhalten hat. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe der VBA-Routine aus diesem Tipp vermeiden.
FRAGE Ich erinnere mich, dass es in Outlook einmal eine Funktion gab, mit der alle bisherigen E-Mails eines Absenders direkt unter dem Nachrichtentext der gerade geöffneten E-Mail angezeigt werden konnten. Diese Funktion finde ich in meiner neuen Outlook-Version nicht mehr. Können Sie mir sagen, wo sie sich verbirgt? Wir haben gerade auf Microsoft 365 umgestellt und ich kann mir nicht vorstellen, dass diese wirklich sehr hilfreiche Möglichkeit plötzlich nicht mehr vorhanden ist.
Beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen, Teilnehmerlisten, Außendienstplänen usw. bietet es sich an, die Empfängeradresse direkt aus Outlook zu übernehmen und dann schnell und komfortabel in eine Arbeitsmappe einzufügen. Eine fertige Schnittstelle bietet Excel dazu standardmäßig nicht an, aber das kostenlose SmartTools Outlook-To-Excel 7.0 behebt das Problem. Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel eine neue Funktion zum Einfügen von Outlook-Adressen zur Verfügung.
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