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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Entdecken Sie den brandneuen SmartTools AutoFiler 6.0 für Outlook - die ultimative Lösung zur blitzschnellen und komfortablen E-Mail-Ablage, Organisation und Auslagerung! Egal ob Sie E-Mails ablegen, organisieren oder als PDF, MSG oder in Outlook/Exchange auslagern möchten, der SmartTools AutoFiler 6.0 ist Ihr perfekter Begleiter. Mit dem SmartTools AutoFiler 6.0 bekommen Sie Ihren E-Mail-Workflow endlich in den Griff. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen.
Wir hatten vor kurzem über eine Ankündigung von Microsoft berichtet, die für einigen Aufruhr gesorgt hat: Alle Links, die ein Anwender in Outlook unter Windows anklickt, sollten standardmäßig im Edge-Browser geöffnet werden, und zwar unabhängig davon, welcher Standardbrowser unter Windows konfiguriert ist. Abgesehen von dem offensichtlichen Zweck, die Nutzung von Microsoft Edge zu forcieren, soll diese Maßnahme auch Vorteile für Anwender haben, denn bei Microsoft-Konten sollen sich Link und E-Mail nebeneinander in Edge öffnen. Bei allen anderen Konten öffnet sich einfach ein neues Register in Edge.
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
Zur Erinnerung an wichtige E-Mails sind Nachverfolgungen praktisch, doch leider müssen sie für jede Nachricht neu mit Betreff, Fälligkeit und Uhrzeit eingerichtet werden. Mit dem neuen SmartTools FollowUp-Manager 7.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie bis zu 10 individuelle Nachverfolgungen samt Erinnerung einmal festlegen und dann jederzeit per Mausklick der aktuellen E-Mail zuweisen. Sie müssen also nur einmal die Einstellungen für eine Nachverfolgung festlegen und sparen in Zukunft viel Zeit bei der Bearbeitung Ihres Posteingangs.
Microsoft To Do wurde vor einigen Jahren als eigenständiger Dienst zur Verwaltung von Aufgabenlisten vorgestellt. Im Browser und mit Apps für Windows, iOS oder Android lassen sich Aufgabenlisten geräteübergreifend verwalten und freigeben. Nachdem To Do im vor einigen Monaten parallel zur klassischen Aufgaben-Funktion in Outlook integriert wurde, können Sie die moderne App mit dem letzten Microsoft 365-Update jetzt standardmäßig für Aufgaben nutzen.
FRAGE Sie hatten kürzlich beschrieben, wie sich die Spracheinstellungen von Microsoft (365)-Konten ändern lassen, damit in der Ordnerliste von Outlook anstelle der englischen die deutschen Ordnernamen erscheinen. Ich habe eine Microsoft 365-Umgebung mit Exchange Online, in der ich ein geteiltes Postfach (Shared Mailbox) eingerichtet habe, dessen Ordnernamen in Englisch aufgelistet werden. In meinem normalen Postfach sind die Ordnernamen dagegen in Deutsch. Deshalb führte Ihr Tipp auch nicht weiter, weil für mein Microsoft 365-Konto die Sprache bereits auf "Deutsch (Deutschland)" eingestellt war. Kennen Sie einen anderen Weg, die Ordnernamen des geteilten Postfachs in Deutsch anzuzeigen?
Hacker finden immer wieder neue Wege, Viren oder Trojaner per E-Mail in Systeme einzuschleusen. Um sich zu schützen, setzen Sie einen Virenscanner ein, der in der Regel auch ein Outlook-Add-In für die Erkennung von Viren und Trojanern in Mail-Anhängen umfasst oder Anhänge beim Speichern auf die Festplatte prüft. Bei der Masse der täglich neu entdeckten Bedrohungen reicht ein einzelner Virenscanner aber vor allem in Zweifelsfällen nicht aus - zumal die Aktualisierung der Virensignaturen immer mit einem zeitlichen Versatz erfolgt und das System für diesen Zeitraum ungeschützt ist. Verbessern Sie die Sicherheit Ihres Systems mit dem kostenlosen SmartTools Outlook Anhang-Scanner 3.0.
Wir haben vor kurzem über eine kritische Sicherheitslücke in Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 berichtet, die eigentlich mit dem Sicherheitsupdate im März geschlossen werden sollte. Das Problem war, dass die Sicherheitslücke allein durch den Empfang einer manipulierten E-Mail ausgenutzt werden konnte. Sie müssen eine E-Mail also weder öffnen noch im Vorschaufenster anzeigen. In einigen Fällen kann allein der Empfang einer manipulierten Nachricht dafür sorgen, dass vertrauliche Anmeldinformationen von Ihrem System gestohlen werden. Offensichtlich war die Lücke immer noch nicht komplett geschlossen, denn mit den Mai-Updates gibt es jetzt ein weiteres Update.
In der Ordnerliste von Outlook erscheinen manchmal einige Ordner mit ihrer englischen Bezeichnung: zum Beispiel "Draft" anstelle von "Entwürfe", "Sent" anstelle von "Gesendete Elemente" oder "Trash" anstelle von "Gelöschte Elemente". Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Ordner umbenennen oder auf einem anderen Weg die deutschen Bezeichnungen verwenden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp, welche Möglichkeiten Sie dazu haben.
In Outlook sind Sicherheitseinstellungen über mehrere Stellen und Dialoge verteilt. Der SmartTools Security Manager 4.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ermöglicht die globale Anpassung der wichtigsten Sicherheitseinstellungen zu Anhängen, Makros, Skripten und Nachrichten über einen zentralen Dialog. Legen Sie beispielsweise mit wenigen Mausklicks fest, welche Dateiformate für Mail-Anlagen in Zukunft gesperrt oder freigegebenen werden sollen.
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