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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Kurz den Update-Kanal wechseln, weil Ihnen zum Beispiel die monatlichen Feature-Updates zu unsicher sind, ist normalerweise nicht so einfach machbar. Für die Microsoft 365-Versionen "Family" oder "Single" gibt es offiziell gar keinen halbjährlichen Kanal. Mit ein paar Tricks, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen, kommen Sie trotzdem ans Ziel. Das gilt sowohl für Microsoft 365-Abonnements für Privatkunden als auch für die Abos für Unternehmenskunden.
Informationen wie Name, Adresse, Telefon und E-Mail-Adresse gehören natürlich zu jedem Kontakt, den Sie anlegen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Outlook voll automatische eine Reihe von weiteren Angaben zu jedem Kontakt speichert, die Sie bei Bedarf abrufen können. Besonders interessant ist zum Beispiel immer wieder der genaue Zeitpunkt, zu dem Sie einen Kontakt angelegt oder zum letzten Mal geändert haben. Mit wenig Aufwand können Sie diese Informationen abrufen.
FRAGE Wenn ich in Outlook auf einen Hyperlink in einer E-Mail-Nachricht klicke, öffnet sich die entsprechende Seite in Microsoft Edge, was für mich in Ordnung ist. Mir gefällt aber nicht, dass in einer Seitenleiste des Browsers gleichzeitig die gesamte E-Mail angezeigt wird. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste kann ich sogar den kompletten Posteingang von Outlook anzeigen lassen. Ich habe Bedenken, dass dies ein Sicherheitsrisiko darstellt, und möchte dieses Verhalten deshalb abstellen. Wissen Sie, wie das geht?
Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro können Sie virtuelle Notizzettel und viele weitere Informationen mit jeder beliebigen E-Mail in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 (auch IMAP und Exchange Server) verknüpfen, ohne die Nachricht selbst zu verändern. SmartTools E-Mail Notizen Pro 5.1 bietet nicht nur ein neues Design, sondern auch eine optimierte Geschwindigkeit sowie zahlreiche neue Funktionen. Unter anderem können Sie ab sofort auch Outlook-Ordnern Notizen zuweisen.
Wer einmal in die Update-Falle getappt ist und sich mit dem letzten Office-Update den Rechner lahmlegte, wird sich wünschen, anstelle auf die unsicheren monatlichen Updates lieber auf die bewährten halbjährlichen Aktualisierungen gesetzt zu haben. Schnell den Update-Kanal wechseln, ist aber gar nicht so leicht. Für die Microsoft 365-Versionen "Family" oder "Single" gibt es offiziell gar keinen halbjährlichen Kanal. Und bei den Microsoft 365-Versionen für Unternehmen bestimmt normalerweise der Administrator den Update-Kanal. Dass es auch anders geht, zeigen wir Ihnen in diesem Tipp.
FRAGE Ich setze inzwischen das "neue Outlook" ein. Jetzt möchte ich eine E-Mail aus dem Posteingang als Datei auf meiner Festplatte speichern. Früher musste ich dafür nur Datei-Speichern unter aufrufen und den Zielordner auswählen. Im neuen Outlook gibt es aber weder ein Menübandregister namens Datei, noch kann ich dort einen Befehl zum Speichern einer E-Mail finden. Haben Sie eine Idee, wie ich eine E-Mail im neuen Outlook als Datei speichern kann?
Im Dezember hat Microsoft eine als "Wichtig" eingestufte Sicherheitslücke dokumentiert und die Ausnutzung als "wenig wahrscheinlich" angegeben. Wie seit einiger Zeit üblich, gibt es darüber hinaus nur sehr sparsame Informationen über das genaue Sicherheitsproblem. Ganz allgemein wurde nur erwähnt, dass der Anwender dazu gebracht werden muss, einen manipulierten Link anzuklicken und auf diese Weise "Informationen offen gelegt werden können". Mittlerweile liegt eine detaillierte Dokumentation des Bugs durch externe Sicherheitsexperten vor und das Problem ist deutlich kritischer als es zunächst den Anschein hatte. Die Lücke lässt sich durch eine manipulierte Kalendereinladung ausnutzen und in der Folge ist der Diebstahl des Passworts des aktuellen Anwenders möglich.
Vor einiger Zeit haben wir einen Tipp veröffentlicht, in dem es um die Ausgabe aller E-Mail-Adressen in einem bestimmten Outlook-Ordner ging. Die VBA-Lösung listete jeweils die Adressen aus dem per Dialogfenster ausgewählten Ordner auf. Wir haben zu dem Tipp mehrere Erweiterungswünsche: Das VBA-Makro soll so erweitert werden, dass gleichzeitig alle Adressen aus den Unterordnern des ausgewählten Ordners ausgegeben werden. Mit VBA ist viel möglich, so auch eine Erweiterung unseres Makros, mit der Sie bei der Adressenausgabe nicht nur einen einzigen Ordner, sondern auch alle Unterordner einbeziehen.
FRAGE Bislang machte mir Outlook in der An-Zeile einer neuen E-Mail-Nachricht immer Vorschläge für E-Mail-Adressen, sobald ich ein paar Buchstaben eingegeben hatte. Nach Eingabe von "pe" erschien zum Beispiel eine Auswahlliste mit Namen oder E-Mail-Adressen, die mit "pe" begonnen. Das passiert seit einiger Zeit nicht mehr. Habe ich versehentlich eine Einstellung geändert? Oder gibt es einen anderen Grund für dieses (Fehl-)Verhalten?
Sammeln sich bei Ihnen alle verschickten E-Mails ungeordnet im Ordner "Gesendete Elemente"? Mit dem neuen SmartTools Gesendete Nachrichten ablegen Pro 6.1 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 verschieben Sie Ihre gesendeten E-Mails jetzt schnell, einfach und komfortabel genau in den richtigen Ordner. Sie müssen dafür keine Funktion aufrufen, denn nach dem Senden einer Mail erscheint automatisch der komfortable Ablagedialog.
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