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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Ich habe auf meinem PC das "neue Outlook" aktiviert. Ich möchte nun eine E-Mail schreiben und darin ein Textzitat von einer Internetseite einfügen. Der Inhalt der Internetseite soll als unformatierter Text eingefügt werden. Das gelingt mir nicht, da der Einfügen-Befehl im Menüband des neuen Outlook keine entsprechende Option anbietet. Wissen Sie, wie ich hier den Inhalt der Zwischenablage als "Nur-Text" in eine E-Mail-Nachricht einfüge?
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Auf den ersten Blick gibt es in Outlook keine Möglichkeit, aus den E-Mails eines Outlook-Ordners nur die Absenderdaten auszulesen, um aus den Daten zum Beispiel anschließend eine Kontaktliste zu machen. Unser Tipp zeigt wie es geht: Sie können die Absenderdaten (Anzeigename und E-Mail-Adresse) in eine CSV-Datei exportieren. Die Datei lässt sich anschließend in Excel bearbeiten, um etwa Duplikate herauszufiltern oder andere Anpassungen vorzunehmen.
FRAGE Ich habe versehentlich eine E-Mail gelöscht. Dummerweise habe ich Outlook so konfiguriert, dass beim Beenden automatisch die Ordner mit gelöschten Elementen geleert werden. Da ich meinen PC zwischenzeitlich neu starten und somit auch Outlook beenden musste, ist die versehentlich gelöschte E-Mail jetzt nicht mehr im Ordner "Gelöschte Elemente" zu finden. Kennen Sie eine Methode, die verschwundene E-Mail doch noch wiederherzustellen?
Im Rahmen der Februar 2024-Updates hat Microsoft eine kritische Sicherheitslücke in allen Outlook-Versionen dokumentiert, die extrem einfach auszunutzen ist und die offensichtlich schon seit Jahren existiert. Mit den neuesten Sicherheitsupdates wird das Problem für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 behoben. Die Versionen 2013, 2010 und 2007 sind ebenfalls betroffen, aber der erweiterte Support ist ausgelaufen und Microsoft veröffentlicht keine Updates mehr. Sofern Sie eine aktuelle Outlook-Version nutzen, bringen Sie sie am besten schnellstmöglich auf den neuesten Stand. Als Anwender einer älteren Version, sollten Sie sich zumindest mit dem Sicherheitsproblem beschäftigen und ein Outlook-Update in Erwägung ziehen.
Bei Office-Updates kann es manchmal ungünstig sein, auf dem top-aktuellen Stand zu sein. Manchmal enthalten die jüngsten Feature-Updates noch Fehler, die den Einsatz von Word, Excel & Co. beeinträchtigen. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, stellt auf den halbjährlichen Update-Kanal um. Wir haben vor kurzem beschrieben, wie Sie dazu für private Microsoft 365-Abonnements und für Unternehmenspläne vorgehen. Dabei sind wir davon ausgegangen, dass die Programmeinstellungen mit Hilfe von Gruppenrichtlinien an die Arbeitsstationen verteilt werden. Falls Gruppenrichtlinien für Sie nicht in Frage kommen, können Sie die Auswahlmöglichkeit des Update-Kanals auch über Registry-Einstellungen einrichten. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.
FRAGE Ich nutze Outlook seit vielen Jahren ohne Probleme, aber unerklärlichen Gründen werden jetzt im Posteingang nicht mehr die Absendernamen bzw. -adressen angezeigt. Stattdessen erscheint in jeder E-Mail nur mein eigener Namen. Ich habe keine Erklärung dafür. Wissen Sie, was da passiert sein könnte und wie ich die gewohnte Absenderanzeige wieder aktivieren kann? So ist die Anzeige des Posteingangs nicht wirklich sinnvoll.
Bis vor kurzem konnten Sie ICS-Dateien, - also Kalenderdateien, die zum Beispiel die Termindetails eines Meetings enthalten -, direkt per Doppelklick aus einer E-Mail öffnen. Wenn Sie alle aktuellen Outlook-Updates installiert haben, erscheint jetzt immer zuerst ein Sicherheitshinweis, der Sie vor einem potenziellen Sicherheitsrisiko warnt. Sie können diesen Hinweis zwar mit einem Klick auf Ja ignorieren, aber natürlich stört diese zusätzliche Aktion. Wir zeigen, wie Sie die die Warnung vor "gefährlichen" ICS-Dateien ausschalten können.
FRAGE Wenn ich einen Dateianhang aus einer E-Mail speichere, öffnet sich immer erst mein persönlicher Dokumentenordner. In den meisten Fällen speichere ich Outlook-Dateianhänge aber in einem ganz anderen Ordner. So muss ich fast immer erst mühsam in den gewünschten Ordner wechseln, bevor ich den Speichervorgang abschließen kann. Kann ich den Standardordner zum Speichern von Dateianhängen nicht irgendwie ändern?
Outlook bietet bekanntlich einen Lesebereich bzw. ein Vorschaufenster, um den Inhalt einer E-Mail ohne gezieltes Öffnen direkt beim Scrollen durch die Nachrichtenliste anzeigen zu können. Dabei stellen Sie separat für jeden Ordner ein, ob die Vorschau angezeigt wird oder nicht. Möchten Sie nun die Vorschau grundsätzlich deaktivieren, müssten Sie das für jeden Ordner einstellen. Schneller geht es über den wenig bekannten Startparameter "/nopreview". Erstellen Sie einfach eine Outlook-Verknüpfung auf dem Desktop und ergänzen Sie die Befehlszeile zum Programmstart um diesen Parameter.
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