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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Müssen Sie zum Beispiel häufig Produktnamen ändern oder typische Tippfehler korrigieren? Diese Aufgaben sind normalerweise mit mehreren aufeinanderfolgenden Suchvorgängen in Word verbunden. Der Arbeitsaufwand lässt sich mit dem kostenlosen SmartTools Mehrfach Suchen/Ersetzen drastisch reduzieren: Geben Sie in einem übersichtlichen Dialog bis zu zehn Begriffspaare ein, die der Assistent anschließend vollautomatisch sucht und ersetzt.
FRAGE Im Backstage-Bereich von Word kann ich bekanntermaßen auf die zuletzt geöffneten Dokumente zugreifen. Da ich täglich eine Vielzahl von Dokumenten bearbeite, passiert es aber häufig, dass die wirklich wichtigen Dateien wieder aus der Liste herausfallen. Gibt es die Möglichkeit, nur die wichtigen Dokumente, die ich regelmäßig benötige, in die Liste zuletzt benutzter Dateien aufzunehmen und die weniger wichtigen Dokumente aus der Liste zu streichen?
Nutzen Sie jetzt unseren brandneuen SmartTools Word Monatskalender 2024, um Termine mit wenigen Mausklicks professionell zu präsentieren. Nach der automatischen Installation genügt ein Mausklick und Sie können in einer Vorschau bis zu drei Monatskalender anzeigen, in denen Sie schnell und komfortabel individuelle Termine markieren können. Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe usw. lassen sich auf diese Weise sehr einfach visualisieren. Ferientermine und Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz lassen sich gezielt für Bundesländer/Kantone hinzufügen.
Die Funktion Änderungen nachverfolgen ist vor allem für die Arbeit im Team besonders hilfreich. Jede Bearbeitung wird zunächst markiert und neben der ursprünglichen Fassung angezeigt. Am Ende kann dann entschieden werden, welche Änderungen tatsächlich übernommen oder verworfen werden. Microsoft weist darauf hin, dass es seit einem der letzten Microsoft 365-Updates einen kompletten Word-Absturz geben kann, wenn Sie ein Dokument mit markierten Änderungen öffnen.
Dokumente bearbeiten Sie in der Regel in verschiedenen Ansichten: In der Gliederungsansicht erstellen Sie zum Beispiel die geplante Struktur des Dokumentes aus Haupt-, Zwischen- und Unterüberschriften, in der einfachen Normal- oder Entwurfsansicht erfassen Sie die Rohtexte und in der Seitenlayoutansicht kümmern Sie sich um die Gestaltung und den Umbruch. Die Umschaltung zwischen den einzelnen Ansichten nehmen Sie über die kleinen Symbole unten links oder rechts in der Statuszeile vor. Dabei stört immer wieder die Tatsache, dass Word je nach Ansicht einen unterschiedlichen und oftmals unpassenden Zoomfaktor verwendet, der immer wieder angepasst werden muss. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses "Zoomfaktorchaos" mit wenig Aufwand in den Griff bekommen.
Auf Briefköpfen ist ein sauber formatiertes Adressfeld ein Muss. Mit dem neuen SmartTools Adress-Assistenten 7.0 für Word fügen Sie fertige Adressfelder samt Absender passend in Ihre Dokumente ein. Keine langwierigen Formatierungsarbeiten oder böse Überraschungen beim Einlegen Ihres Briefes in den Umschlag mehr. Alles ist an seinem Platz. Die Ausrichtung des Adressfensters lässt sich dabei variabel anpassen.
Mit den neuen Juli 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Word 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 geschlossen. Normalerweise öffnet Word Dokumente, die Sie aus dem Internet heruntergeladen oder per E-Mail erhalten haben, in der geschützten Ansicht. Dieser Modus sorgt dafür, dass eventuell in dem Dokument enthaltene Schadsoftware wie Makroviren keinen Zugriff auf Ihr System bekommt. Die neu entdeckte Sicherheitslücke sorgt dafür, dass manipulierte Dokumente die geschützte Ansicht umgehen und damit ein System mit Schadsoftware infizieren können.
Viele Leser schildern uns immer wieder Probleme beim Ausdruck: Word-Dokumente, die von anderen Anwendern zum Beispiel per E-Mail erhalten, werden häufig mit der Einstellung "Manuelle Papierzufuhr" ausgedruckt. In den Druckereigenschaften ist als Standard aber der Schacht mit der automatischen Papierzufuhr eingestellt. Beim Drucken Ihrer eigenen Dokumente beachtet Word diese Einstellung auch. Nur bei einigen Fremddokumenten zwingt Word Sie zur manuellen Papierzuführung, was bei längeren Dokumenten sehr ärgerlich ist. In diesem Tipp beantworten wir die Frage, wie sich auch Fremddokumente mit automatischer Papierzufuhr drucken lassen.
Mit dem kostenlosen SmartTools Musterbrief-Assistenten für Word 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 gehört das Ringen um die richtigen Formulierungen der Vergangenheit hat. In einem Dialogfeld werden Ihnen bereits fertige Musterbriefe für die wichtigsten Anwendungsgebiete angeboten, wobei eine nützliche Vorschaufunktion bereits vorab ein Bild von dem Inhalt gibt. Ein Doppelklick genügt und schon befindet sich der Mustertext im aktuellen Dokument - auch das Einfügen in eine Tabelle ist möglich!
Mit dem Erscheinen von Office 2007 (und dem Wechsel von den Symbolleisten auf das Menüband) wurde die Standardschrift "Times New Roman" in den Office-Anwendungen durch "Calibri" ersetzt. Nun steht nach mehr als 15 Jahren ein neuer Wechsel an: Microsoft hat vor wenigen Tagen "Aptos" als die neue Standardschrift für alle Office-Anwendungen vorgestellt. Die Anwender waren im Vorfeld in die Entscheidung einbezogen worden und konnten im Jahr 2021 per Twitter ihre Meinung zu fünf Design-Vorschlägen abgeben.
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