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Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir Ihnen Grundlagen zur flexiblen Handhabung von numerischen Berichtskriterien vermittelt, die wir in diesem zweiten Teil um Hinweise zur Abfrage von Zeichenfolgen ergänzen und anschließend den Einbau der Technik in Ihre eigenen Berichte Schritt für Schritt erläutern. Wenn Sie eine Zeichenfolge als Kriterium abfragen möchten, muss die Ereignisprozedur etwas anders aufgebaut und das Kriterium mit Anführungszeichen eingegeben werden.
FRAGE Ich stehe immer wieder vor der Aufgabe, aus Access heraus Werte, aus einer Excel-Tabelle auslesen zu müssen. Der Aufbau der Tabellen ist bekannt, so dass ich ganz gezielt auf bestimmte Zellen zugreifen kann. Wie lässt sich diese Aufgabe am einfachsten per VBA realisieren? Am hilfreichsten wäre eine Funktion, der ich flexibel die Zeilen- und Spaltennummer der gewünschten Zelle übergeben könnte.
Für viele Berichte verwenden Sie als Datenbasis eine Abfrage, die Sie je nach Anforderung mit unterschiedlichen Kriterien definieren. Zum Beispiel geht es bei der Abfrage Ihres Lagers einmal um alle Artikel, die sich nicht mehr am Lager befinden ("Lagerbestand = 0") und ein anderes Mal sollen alle Artikel ermittelt werden, deren Bestand in einem bestimmten Bereich liegt ("Lagerbestand > WertVon UND Lagerbestand < WertBis"). In diesen Fällen kommen normalerweise unterschiedliche Abfragen zum Einsatz oder Sie ändern die Abfrage jeweils manuell nach Ihren Anforderungen. In unserem Tipp zeigen wir eine interessante Alternative: Mit einer wenig bekannten Technik können Sie Ihre Berichte so aufbauen, dass ein beliebiges Kriterium für die Abfrage eines bestimmten Feldes direkt beim Öffnen des Berichtes festgelegt werden kann.
FRAGE Ich nutze Office Automation für den Export von Daten nach Excel. Bei der Ausgabe in eine Arbeitsmappe wird per "ActiveSheet" immer "Tabelle1" adressiert. Ich möchte aber ein bestimmtes Tabellenblatt wählen. Welche Anweisungen wären dazu nötig? Bei einigen meiner Excel-User wird Excel ohne Standardtabellen, also quasi "leer" geöffnet. Wie kann ich das erkennen und in solchen Fällen ein Tabellenblatt anlegen und benennen?
Bei der Arbeit mit einer umfangreichen Datenbank öffnen Sie häufig nacheinander sehr viele Formulare und der Überblick geht schnell verloren. Unser kleiner Trick hilft beim Aufräumen: Mit einem Mausklick können Sie alle geöffneten Formulare ´in einem Durchgang schließen. Sie rufen dazu unsere in einem neuen oder einem vorhandenen Modul abgelegte Prozedur über die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der gewünschten Schaltfläche auf.
Wenn Sie in umfangreichen Datenbanken Tabellen anlegen und löschen und zwischendurch immer wieder die Beziehungen bearbeiten, verweigert Access irgendwann den Zugriff auf die Funktion Beziehungen mit einer Fehlermeldung. Bei Datenbanken mit Inkonsistenzen kann es auch zu einem Absturz beim Aufruf dieser Funktion kommen. Lösen lassen sich solche Probleme, indem Sie die Beziehungen per VBA löschen und die Datenbank einmal komprimieren.
FRAGE Ich möchte automatisch Nachrichteninhalte aus Outlook auslesen und in einer Tabelle speichern, scheitere jedoch schon daran, eine Verbindung zu Outlook aufzubauen. Mit "CreateObject()" funktioniert es zwar generell, aber es wird, wenn Outlook bereits läuft, immer eine zweite Outlook-Instanz gestartet. Ich möchte aber das bereits laufende Outlook und den darin ausgewählten Nachrichtenordner verwenden. Wie gehe ich dazu am besten vor?
Viele Berichte erstellen Sie nur für die Ausgabe am Bildschirm, um sich beispielsweise schnell eine Lagerbestandsübersicht anzeigen zu lassen. Bei der Arbeit mit diesen Auswertungen wäre es hilfreich, Detaildaten zu einem Artikel oder zu einem Kunden abrufen zu können. Bis Access 2003 scheiterte das daran, dass in Berichten zwar Schaltflächen oder andere Steuerelemente eingefügt, aber keine entsprechenden Ereignisprozeduren verwendet werden konnten. In den aktuellen Versionen hat Microsoft das endlich geändert, so dass nun auch in Berichten Steuerelemente mit Ereignisprozeduren oder Makros eingesetzt werden können. Unser Tipp erläutert die Umsetzung einer entsprechenden Lösung.
In den meisten Fällen sind Sie für die kleinen Korrekturen dankbar, die Access über die AutoKorrektur bei der Dateneingabe vornimmt. Aus "dre" wird beispielsweise "der" und "Herrn MÜller" ändert Access automatisch wieder in "Herrn Müller". Sie finden das Dialogfeld über Datei-Access-Optionen-Dokumentprüfung-AutoKorrektur-Optionen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie die AutoKorrektur bei Bedarf auch ganz gezielt für einzelne Felder deaktivieren können.
FRAGE In einer Datenbank soll zu jedem Artikel ein Bild gespeichert werden. Dazu haben wir ein Feld "Artikelfoto" vorgesehen, in dem ein Pfad/Dateiname wie z.B. "F:\Bilder\Artikel_89243756892.jpg" festgehalten wird. Dieses Bild soll nun über eine Schaltfläche Anzeigen mit IrfanView als festem Viewer angezeigt werden. Wie müssen die Anweisungen dazu aussehen? Außerdem würden wir gerne die Auswahl des Bildes per Dialog vornehmen. Wie lässt sich das realisieren?
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