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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
Im ersten Teil dieses Tipps hatten wir gezeigt, wie Sie einen Tastaturfilter anstelle eines restriktiven Eingabeformats zur Sicherstellung der korrekten Erfassung von Datumsangaben verwenden. Sehen wir uns nun an, wie dieser Tastaturfilter für reine Zeitangaben und für kombinierte Datums-/Zeitangaben aussehen muss. Der Unterschied liegt hier in der Abfrage des Doppelpunktes als Trennzeichen für Zeitangaben.
FRAGE Ich verwende zwei Felder, die in einer Abfrage ausgewertet werden sollen. Ich möchte alle Datensätze sehen, bei denen eines oder alle beide Felder leer sind. In den Abfragekriterien habe ich bei beiden Feldern "Ist Null" eingegeben. Jetzt werden allerdings nur die Datensätze aufgelistet, bei denen beide Felder leer sind. Es sollen aber die Datensätze aufgelistet werden, bei denen das eine oder das andere oder beide Felder leer sind. Wie muss das Kriterium dazu aussehen?
Sammeln auch Sie seit Jahren Ihre Office-Dateien in denselben Verzeichnissen auf Ihrer Festplatte? Werden die Listen immer länger und wird es zunehmend schwerer, etwas zu finden? Der neue SmartTools Archivierungs-Assistent 2024 hilft Ihnen beim Aufräumen Ihrer Festplatte! Der SmartTools Archivierungs-Assistent ist ein Komplettpaket zur Archivierung von Office-Dateien von Access, Word, Excel und PowerPoint (jeweils in den Versionen 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010). Sie können den Archivierungs-Assistenten beispielsweise dazu nutzen, Datenbanken, Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben und so die Übersicht in den Ordnern für die tägliche Arbeit drastisch zu erhöhen.
In Ihren Formularen verwenden Sie regelmäßig Felder vom Datentyp "Datum/Zeit" und erhalten bei der Erfassung oftmals Fehlermeldungen, weil das Format der Eingabe nicht korrekt ist oder durch Tippfehler Buchstaben in der Eingabe enthalten sind. Sie können sich zwar mit einem entsprechenden Eingabeformat wie "99/99/0000;0;_" für Datumsangaben oder "00:00;0;_" für Zeitangaben behelfen, aber das setzt voraus, dass die Eingaben auch immer komplett in diesem Format erfolgen. Sie können somit für den 3. Juni 2024 nicht einfach "3.6.2024" eingeben, sondern müssen "03.06.2024" eintippen. Analog dazu kann eine Zeitangabe nicht einfach als "7:15" eingetippt werden, sondern sie müssen "07:15" verwenden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen eine alternative Technik vor, mit der Sie auf Eingabeformate verzichten können.
FRAGE Ich möchte den Ausdruck von Berichten für die Anwender meiner Datenbank möglichst komfortabel gestalten. Dazu habe ich ein spezielles "Druck"-Formular entworfen. Es enthält verschiedene Schaltflächen, über die per "DoCmd.OpenReport"-Anweisung jeweils der gewünschte Bericht gedruckt werden soll. Ich möchte sicherstellen, dass der Ausdruck immer auf einem bestimmten Drucker erfolgt. Ist es möglich, dazu den in Access eingestellten Standarddrucker per VBA zu ändern?
Vor einem Export von Daten nach Excel mit VBA soll zunächst ein Zellbereich markiert und gelöscht werden. Dies stellt sicher, dass keine alten oder unerwünschten Daten im Zielbereich vorhanden sind, die den Exportprozess beeinträchtigen könnten. In der Praxis ist es oft notwendig, vor der Durchführung eines Exports sicherzustellen, dass der Arbeitsbereich vorbereitet ist, um mögliche Fehler zu vermeiden und die Integrität der Daten zu bewahren. Dazu nutzen Sie die folgenden Anweisungen für eine laufende Excel-Instanz mit bereits geöffneter Arbeitsmappe.
Datensätze, die einer gemeinsamen Gruppe angehören, möchten Sie in einer Abfrage oder in einem Bericht mit einer laufenden Nummer innerhalb der Gruppe ausgeben. Um das in der Abfrage oder dem Bericht zu lösen, benötigen Sie eine VBA-Funktion, durch die die Lösung allerdings recht langsam wird. Lesen Sie in diesem Tipp der Woche, wie Sie alternativ einige Zeilen VBA-Code direkt im Formular nutzen, um schneller zum Ziel zu kommen.
FRAGE Für meine Datenbanklösung sollen Access und Outlook zusammenarbeiten. Ich möchte dabei in verschiedenen Fällen per VBA aus Access heraus auf Outlook zugreifen, um bei Bedarf Nachrichten zu verschicken. Unter anderem möchte ich dabei gerne einen festen Nachrichtentext vorgeben. Je nach Situation soll die Nachricht direkt verschickt oder vorher zur Kontrolle angezeigt werden. Wie lässt sich das am besten realisieren?
Wenn Sie ein Kombinationsfeld einsetzen, dessen Datenbasis Hunderte oder gar Tausende von Datensätzen umfasst, ist die Auswahl sehr langsam, weil Access nur einen Teil der in Frage kommenden Einträge anzeigt. Sie müssen dann mehrmals den Rollbalken bis zum Ende ziehen, bevor alle vorhandenen Einträge angezeigt werden. Auch die automatische Vervollständigung und das Scrollen lassen in diesen Fällen zu wünschen übrig, da Access die Anzeige nur verzögert aufbaut. Nutzen Sie daher unseren Trick, um den Einsatz von Kombinationsfeldern zu optimieren.
FRAGE Meine Datenbank muss mit einer anderen Anwendung zusammenarbeiten. Ich möchte eine externe Verarbeitung aus Access anstoßen und dann das Ergebnis verarbeiten. Aus einer VBA-Prozedur heraus soll daher ein externes Programm gestartet werden. Das ist grundsätzlich kein Problem, aber die VBA-Prozedur muss dann so lange warten, bis das externe Programm beendet wird und erst danach weiterlaufen. Haben Sie eine Lösung dafür?
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