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News & Tipps zu Microsoft Access
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Access Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Access.
In SQL-Abfragen können Sie mit den Operatoren "In" und "Between" prüfen, ob ein Wert in einer Reihe anderer Werte enthalten ist oder ob er in einem bestimmten Bereich liegt. Diese Operatoren wären auch in VBA-Prozeduren sehr nützlich, um beispielsweise ein eingegebenes Kürzel oder einen Wert für die Speicherung in einem Feld vom Datentyp "Byte" zu prüfen. Abfragen der Form If Me.txtWert >= 0 And Me.txtWert <= 255 Then... sind jedoch sehr umständlich einzugeben und zudem noch sehr unübersichtlich. Direkt können Sie die SQL-Operatoren "In" und "Between" zwar nicht in VBA nutzen, aber wie wir in diesem Tipp zeigen, lassen sie sich als benutzerdefinierte Funktion nachrüsten.
FRAGE Ich möchte gerne aus meiner Datenbank eine komplette Access-Tabelle nach Excel exportieren. Das funktioniert zwar mit der normalen Export-Funktion, aber die Daten werden immer ab Zeile "1" in das Tabellenblatt eingetragen. Ich möchte jedoch eine Excel-Vorlage nutzen und festlegen können, ab welcher Zeile und Spalte der Export im Tabellenblatt abgelegt werden soll. Die eigentlichen Daten sollen erst ab der 11. Zeile erscheinen. Wie lässt sich dieses Problem lösen?
Beim Navigieren in einem Formular zwischen verschiedenen Datensätzen mit Hilfe der Navigationsbuttons soll bei jedem Klick eine VBA-Prozedur aufgerufen werden, um zum Beispiel je nach Inhalt eines Feldes des Datensatzes Änderungen eines anderen Feldes zu ermöglichen oder zu verhindern. Für solche Aufgaben steht in Formularen eine spezielle Ereignisprozedur zur Verfügung, deren Name jedoch etwas irreführend ist: "Beim Anzeigen" (VBA: Form_Current). Besser hätte hier "Bei Datensatzwechsel" gepasst, denn diese Ereignisprozedur wird immer dann aufgerufen, wenn im Formular ein anderer Datensatz angezeigt werden soll. Diese Ereignisprozedur wird also auch beim Blättern in den Datensätzen über die Navigationsbuttons aufgerufen.
Im ersten Teil dieses Tipps haben wir gezeigt, wie sich ein Formular in Access zweimal öffnen lässt. Diese Lösung reicht aus, um beispielsweise auf die Schnelle, zwei Datensätze zu vergleichen. Es gibt aber auch Situationen, in denen Sie gleich mehrere Datensätze gleichzeitig anzeigen möchten und genau darum geht es in diesem zweiten Teil. Basis der Lösung ist eine globale Collection, über die die einzelne Instanzen des Formulars verwaltet werden.
FRAGE In einem Memofeld sind nach einem Import aus einem anderen Datenbanksystem im Text die Zeichen "0x0D" vorhanden. Diese Zeichen müssen durch Zeilenumbrüche ersetzt werden, wobei die Zeichen an mehreren Stellen im Text vorhanden sein können. Mit der Suchen-/Ersetzen-Funktion komme ich nicht weiter, zumal ich sie nach jedem Import erneut aufrufen müsste. Lässt sich das eventuell per VBA automatisieren?
Wenn Sie versuchen, ein Access-Formular ein zweites Mal zu öffnen, um hier beispielsweise nach weiteren Adressen einer Firma zu suchen, wird immer nur das bereits geöffnete Formular aktiviert. Dieses Verhalten von Access soll verhindern, dass Sie dieselben Daten in verschiedenen Formularen bearbeiten. Unser Tipp zeigt, wie Sie diese Beschränkung umgehen und ein Formular sogar beliebig oft öffnen können.
FRAGE Ich habe ein Design-Problem in einem Access-Formular, auf das ich immer wieder stoße. In einem Kombinations- oder Listenfeld möchte ich zeilenweise die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und den Preis zur Auswahl anzeigen lassen. Dabei möchte ich erreichen, dass die Beträge rechtsbündig untereinander ausgegeben werden. Gibt es dazu eine spezielle Einstellung oder gibt es dafür eine andere Lösung?
Das Warten hat sich gelohnt: Über 4 Jahre nach der ersten Ankündigung bekommt Access endlich einen neuen zeitgemäßen SQL-Editor. Basierend auf dem "Monaco-Editor", der auch in Visual Studio, Visual Studio Code und dem Management Studio verwendet wird, können SQL-Statements nun auch in Access mit deutlich mehr Komfort erstellt und bearbeitet werden. Aktuell steht der Editor Anwendern zur Verfügung, die in Microsoft 365 den Beta-Kanal für Updates ausgewählt haben und die eine spezielle Option aktivieren.
In verschiedenen Bereichen ist es zum Beispiel zu Dokumentations- oder Kontrollzwecken notwendig, die Anzahl der ausgewerteten Datensätze in einem Bericht auf der ersten, letzten oder jeder Seite des Berichtes beispielsweise in der Fußzeile auszugeben. Eine Standard-Funktion gibt es dafür nicht, aber unser Tipp erläutert Schritt für Schritt, wie Sie diese Aufgabe mit Hilfe von VBA schnell erledigt haben.
FRAGE In einem Formular meiner Datenbank verwende ich ein Textfeld "WordNummer". Je nach Feldinhalt soll über eine Schaltfläche ein bestimmtes Word-Dokument in einem festgelegten Verzeichnis aufgerufen werden. Ist der Feldinhalt zum Beispiel "100", soll "DokumentA.doc" im Verzeichnis "C:\Word-Dokumente\Docs" aufgerufen werden. Ist der Feldinhalt "105", soll "DokumentB.docx" im Verzeichnis "C:\Word-Dokumente\Docx" aufgerufen werden. Wie löse ich das Problem am besten?
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