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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
FRAGE Offenbar schafft es Excel nicht, bei verbundenen Zellen einen automatischen Zeilenumbruch einzurichten. Obwohl im Dialogfenster der Zellformatierung auf der Registerkarte Ausrichtung sowohl Zellen verbinden als auch Zeilenumbruch angekreuzt sind, fügt Excel den Text nur einzeilig ein. Alles, was nicht in die verbundenen Zellen passt, wird abgeschnitten. Kennen Sie einen Trick, mit dem ich den automatischen Zeilenumbruch auch bei verbundenen Zellen aktivieren kann?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie den Namen eines Tabellenblatts in einer Tabellenzelle ausgeben möchten. Wenn das Blatt zum Beispiel "Januar" heißt, soll eine Formel in Zelle A1 dieses Tabellenblatts den Namen "Januar" anzeigen. Den Blattnamen liefert die Tabellenfunktion ZELLE in Verbindung mit dem Parameter "dateiname". Wie der Parametername schon andeutet, gibt die Funktion dabei aber nicht nur den Blattnamen, sondern den vollständigen Dateinamen der aktuellen Arbeitsmappe aus. Unser Tipp liefert die Lösung.
FRAGE Wir arbeiten im Team an einer Arbeitsmappe, die in einem freigegebenen Netzwerkordner gespeichert ist. Eine gemeinsame Nutzung ist in dieser Konstellation nicht möglich, was dazu führt, dass beim Öffnen der Arbeitsmappe ein Benachrichtigungshinweis erscheint, wenn sie bereits durch einen anderen Benutzer geöffnet wurde. Das Problem können wir meist durch interne Absprachen umgehen. Nur manchmal verlassen die Kollegen Ihren Arbeitsplatz, ohne die Arbeitsmappe zu schließen, so dass während der Abwesenheit niemand anders damit arbeiten kann. Für solche Fälle wäre es praktisch, wenn sich die Arbeitsmappe zum Beispiel nach 15 Minuten automatisch schließen würde. Die Änderungen sollten dann natürlich gespeichert werden. Ist so etwas machbar?
Die Verweisfunktionen von Excel sind leistungsfähig und vielseitig einsetzbar, aber nicht immer liefern sie direkt die gewünschten Ergebnisse. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie ein Tabellenblatt für Zahlungseingänge angelegt haben. Darin halten Sie unter anderem die Kundennummer und den Betrag fest. In einem anderen Tabellenblatt sollen nun die Zahlungen eines bestimmten Kunden ausgewertet werden. Wenn Sie mit der Funktion SVERWEIS in der Tabelle mit den Zahlungseingängen nach einer Kundennummer suchen, findet Excel immer nur die erste Zahlung. Bei mehrfachem Vorkommen der Kundennummer können Sie nie die Datensätze für die zweite, dritte usw. Zahlung ausfindig machen.
Mit den brandneuen Digitalen Zeitplanern 2025 können Sie Excel komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten über 600 Planungsvorlagen für alle Fälle: Projektpläne, Ablaufdiagramme, Jahresübersichten, Statistiken, Monatsplanungen und, und, und. Alle Vorlagen sind frei erweiterbar und flexibel plattformübergreifend einsetzbar: Windows, Mac, iOS, Android, Excel Online usw.
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Excel an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn Excel ist standardmäßig nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. In diesem Tipp finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Excel", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können.
FRAGE Ich verwalte mit Excel die Verbrauchskosten unserer Firmenwagen. Dafür habe ich unter anderem Tabellen für die Monate des Jahres angelegt, in denen in der ersten Spalte jeweils die Tage des Monats stehen – zum Beispiel 1.8.2024, 2.8.2024 usw. In den daneben stehenden Spalten trage ich dann pro Fahrzeug für jede Tankfüllung den Kilometerstand und die getankten Liter ein. Nun möchte ich automatisch die Kilometerdifferenz zum vorherigen Tankstopp und daraus resultierend den Verbrauch berechnen. Das Problem ist die Kilometerdifferenz, da die Fahrzeuge nicht regelmäßig Tag betankt werden und der letzte Kilometerstand deshalb einen oder zwei Tage (Tabellenzeilen) vorher oder auch 14 Tage (Tabellenzeilen) vorher stehen kann. Wie kann ich also vom Kilometerstand aus der aktuellen Zeile den letzten zuvor eingetragenen Kilometerstand subtrahieren, egal in welcher Zeile dieser Wert steht?
Mit den letzten Microsoft-Updates wird eine kritische Sicherheitslücke in Excel 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation lässt sich die Sicherheitslücke so ausnutzen, dass eine Schadsoftware erweiterte Rechte erlangen und so Daten auslesen, verändern oder verschlüsseln kann. Über ein Makro könnte so zum Beispiel auch Schadsoftware auf Systemebene eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Die "Konsolidieren"-Funktion von Excel gibt es schon seit über 20 Jahren, aber sie wird trotzdem nur selten genutzt. Unser Tipp zeigt an einem konkreten Beispiel wie hilfreich sie in vielen Situationen sein kann. Nehmen wir an Sie erfassen Projektkosten in verschiedenen, projektspezifischen Arbeitsmappen. Dabei werden die Beträge allgemeiner Kostenkategorien wie "Materialkosten", "Lohnkosten", "Fahrtkosten" usw. jeweils in Monatsspalten zusammengefasst. Im Prinzip sind die einzelnen Projekttabellen identisch aufgebaut. Es kann aber sein, dass in einem Projekt zum Beispiel keine Fahrtkosten erfasst sind. Es kann auch sein, dass in einem Projekt nur drei Monatsspalten vorhanden sind, während ein anderes Projekt Daten für alle 12 Monate eines Jahres enthält.
FRAGE Ich möchte die Auftragsnummer auf einem Auftragsformular in Excel so eingeben, dass sie maschinenlesbar ist. Das heißt, dass sie immer 8-stellig erscheinen soll, auch wenn die eigentliche Auftragsnummer nur 3-stellig ist. So soll die Nummer "450" beispielsweise als "00000450" eingetragen werden. Gibt es für diesem Zweck eine Funktion oder muss ich die führenden Nullen immer per Hand eingeben?
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