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News & Tipps zu Microsoft Excel
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Excel Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Excel.
SmartTools EPC QR-Code für Excel ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Excel auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in einer Excel-Arbeitsmappe ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen.
Nehmen wir an, dass Sie Umfrageergebnisse in Excel auswerten und dabei die prozentuale Verteilung der möglichen Antworten ermitteln möchten. Dazu werden in unserem Beispiel die Namen der Teilnehmer in einer Tabellenspalte eingegeben und in den Spalten rechts daneben die jeweiligen Antworten – je nach Frage etwa "gut", "mittel" bzw. "schlecht" oder "Ja" bzw. "Nein". Über jeder Antwortspalte sind die Antwortmöglichkeiten eingetragen. Daneben soll nun der prozentuale Anteil jeder Antwortmöglichkeit erscheinen. Wir zeigen, wie Sie die als Text erfassten Antworten auswerten, um die gewünschten Prozentzahlen zu erhalten.
Vor kurzem haben wir über die Ankündigung des Microsoft 365 Copilot berichtet, der das KI-Sprachmodell GPT-4 in Excel integriert, um im Dialog mit Anwender unterschiedlichste Aufgaben zu lösen. Der Microsoft 365 Copilot ist bisher noch nicht verfügbar und die Preise stehen noch nicht fest, aber das Team von "Microsoft Garage" hat gerade ein experimentelles Add-In veröffentlicht, mit dem Sie Anfragen an das KI-Sprachmodell GPT-3 als Funktion aus Excel heraus absetzen und die Antwort als Formel-Ergebnis darstellen und verarbeiten können. Die Erweiterung für Excel 365 ist kostenlos. Die Benutzer-Oberfläche gibt es derzeit nur in englischer Sprache, aber die Anfragen können Sie wie bei Chat-GPT auch auf Deutsch stellen.
Der kostenlose SmartTools TabNavigator 6.0 integriert eine geniale neue Funktion in Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010, mit der Sie auch umfangreichste Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern jederzeit perfekt im Griff haben: Nach der Installationen steht Ihnen ein individuell anpassbares alternatives Tab-Register mit zahlreichen Komfortfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie Tabellenblätter suchen und filtern können.
Probleme mit Formeln lassen sich häufig lösen, indem Sie sich gezielt die Zwischenergebnisse der Formelbestandteile anschauen. Dazu markieren Sie einen Bezug oder einen Teil der Formel. Mit F9 wird die Markierung durch das aktuelle Ergebnis ersetzt. Anschließend mussten Sie allerdings daran denken, die Eingabe mit Esc abzubrechen, um das Ergebnis nicht dauerhaft in die Formel einzufügen. Vor kurzem hat Microsoft eine komfortable Alternative zu dieser umständlichen Technik angekündigt.
Wenn Sie eine Excel-Datei mit mehreren Tabellenblättern einsetzen, die alle geschützt werden sollen, gibt es ein Problem: Ein Blattschutz lässt sich immer nur einzeln für jedes Tabellen- oder Diagrammblatt zuweisen. Sie können die Aufgabe aber mit einem VBA-Makro automatisieren. Die Lösung, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen möchten, schützt nicht pauschal alle Blätter einer Arbeitsmappe, sondern nur die aktuell markierten. So können Sie gezielt beeinflussen, welche Blätter geschützt werden sollen.
Der SmartTools Mini-Kalender 2023 für Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 integriert sich als Popup-Kalender in Excel und ist jederzeit nur einen Mausklick entfernt: Nach der automatischen Installation starten Sie den kleinen Kalender über das Kontextmenü (Rechtsklick in eine beliebige Zelle) oder das Menübandregister "SmartTools". Blättern Sie in dem übersichtlichen Monatskalender mit Anzeige der Kalenderwochen und der aktuellen Feiertage und Ferien aus Ihrem Bundesland/Kanton. Fügen Sie dann ganz einfach per Doppelklick ein Datum in die aktuelle Zelle ein oder markieren Sie mehrere Tage, um mehrere Datumsangaben neben- oder untereinander in der aktuellen Tabelle aufzulisten.
Das Menüband wird in diesem Jahr 16 Jahre alt und im Gegensatz zu den alten Symbolleisten, stand bisher immer die Bedienung mit Maus oder Trackpad im Vordergrund. Nicht zuletzt das gestiegene Bewusstsein, Software barrierefrei zu gestalten, hat die Tastaturbedienung in letzter Zeit wieder mehr in den Fokus gerückt. So beseitigt Microsoft in Excel 365 und den übrigen Office Anwendungen nun eine sehr lästige Einschränkung bei der Auswahl von Elementen in Galerien wie Sie sie zum Beispiel unter Einfügen-Formen vorfinden.
Die Einsatzgebiete unserer Lösung sind vielfältig, aber legen wir einmal eine "sportliche" Anwendung zugrunde: Sie möchten Spieltage auswerten. Die Ergebnisse sind in Tabellenblättern eingetragen, die alle gleich aufgebaut sind und "Spieltag 1", "Spieltag 2" usw. heißen. Die Namen der Spieler stehen in Spalte A und in Spalte B stehen die Gesamtpunkte des jeweiligen Spieltags. Nun möchten Sie in einem weiteren Blatt die Gesamtauswertung vornehmen.
Mit SmartTools AutoBackup 7.5 für Excel müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Arbeitsmappen mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie der aktuellen Arbeitsmappe in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder auch in der Cloud (Dropbox, OneDrive usw.).
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