Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Die AutoVervollständigen-Funktion werden Sie sicher schon häufiger benutzt haben, auch wenn es Ihnen vielleicht gar nicht aufgefallen ist. Hinter der Funktion verbirgt sich die Liste mit E-Mail-Adressen, die Outlook automatisch einblendet, wenn Sie etwas in ein Empfängerfeld des Nachrichtenfensters eingeben. Aber wie kommt Outlook eigentlich auf die Liste? Was es damit auf sich hat und was die AutoVervollständigen-Liste sonst noch zu bieten hat, erfahren Sie in diesem Tipp der Woche.
FRAGE Sie haben schon gezeigt, wie man E-Mails im Posteingang farblich hervorheben kann, wenn sie eine bestimmte Bedingung erfüllen. Dazu setzen Sie die "bedingte Formatierung" in den Ansichtseinstellungen des Ordners ein. Das funktioniert bei mir prima, wenn ich als Kriterium zum Beispiel in das Von-Feld eine komplette E-Mail-Adresse wie "max.muster@firma-xyz.de" eingebe. Nun wollte ich eine bedingte Formatierung einrichten, die - unabhängig vom konkreten Absender - alle Nachrichten einer Firma farblich hervorhebt. Dazu habe ich im Filterdialog auf dem Register Erweitert die Bedingung "Feld Von enthält @firma-xyz.de" aufgestellt. Das funktioniert leider nicht. Kann die bedingte Formatierung nicht auf alle E-Mails von einer bestimmten Domäne angewendet werden?
Erledigen Sie Ihre Terminplanung meistens mithilfe des Outlook-Kalenders? Dann kennen Sie das Problem: Standardmäßig sind keine Feiertage und Ferientermine im Kalender eingetragen. Mit dem kostenlosen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2024 für Outlook können Sie Ferientermine nach Bundesländern oder Kantonen bis zum Schuljahr 2024/2025 und Feiertage bis zum Jahr 2025 in Ihre Outlook-Kalender einfügen. In diesem Tipp stellen wir die wichtigsten Funktionen unserer beliebten Outlook-Erweiterung vor.
FRAGE Ich nutze Regeln, um E-Mails automatisch in bestimmte Unterordner zu verschieben. Leider passiert es immer wieder, dass Regeln nicht funktionieren und die entsprechenden E-Mails im Posteingang verbleiben. So erstelle ich meist eine neue Regel für den jeweiligen Absender, was dazu führt, dass Outlook eine neue Regel mit einer in Klammern gesetzten fortlaufenden Nummer anlegt. Wie kann ich dieses Fehlverhalten unterbinden?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.
Mit diesem E-Book gelingt der problemlose Abgleich von Kontakten, Terminen und E-Mails zwischen Outlook und Ihrem Android-SmartPhone. Für viele Anwender ist Outlook seit vielen Jahren die unentbehrliche Kommunikations- und Organisationzentrale im Büro oder am heimischen PC. Kontakte, Termine und E-Mails sollen natürlich auch unterwegs immer zur Hand sein. Aber wie kommen die Daten aus Outlook auf Ihr Mobilgerät? Und wie landen die Daten, die Sie unterwegs auf dem Smartphone erfassen oder ändern, anschließend wieder zuverlässig in Outlook?
Im letzten Jahr sind in SmartTools Outlook Weekly über 100 Tipps und Kniffe rund um Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 erschienen. Jede Woche erhalten wir zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen tatsächlich weitergeholfen haben. Wir möchten in diesem Jahr daher wieder eine Leserbefragung durchführen, um den "Tipp des Jahres 2023" zu finden.
SmartTools QuickMail Pro 7.9 ist die tausendfach bewährte geniale Erweiterung für Outlook, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben und beantworten können. Legen Sie einmal Mailvorlagen für die Nachrichten an, die Sie immer wieder schreiben müssen. Danach genügen wenige Mausklicks, um neue Nachrichten oder Antworten mit fertigem Betreff, Nachrichtentext und Anhängen erstellen. Einfacher und schneller geht es nicht!
In der Kürze liegt die Würze. Das trifft auch auf E-Mails zu. Niemand will beim Durchsehen des Posteingangs Romane lesen. Für eine effektive Kommunikation reichen kurze, knackige Nachrichten. Das gilt auch für Antworten auf eingegangene Nachrichten. In diesem Sinne erledigen Sie Ihre elektronische Korrespondenz mit den neuen "vorgeschlagenen Antworten" noch schneller. In diesem Tipp stellen wir Ihnen das Feature vor. Auf bestimmte Nachrichten genügt eine kurze Rückmeldung, mit der Sie den Absendern mitteilen, dass Sie die Nachricht gelesen haben und darauf reagieren werden. Vielleicht haben Sie sich sogar schon Textbausteine zurechtgelegt wie "Vielen Dank für die Infos" oder "Alles klar, ich kümmere mich darum".
FRAGE Ich verschaffe mir meist einen Überblick über die neu eingetroffenen E-Mails, indem ich sie kurz im Lesebereich überfliege und dann sofort zur nächsten E-Mail wechsle. Das führt aber dazu, dass Outlook diese E-Mails als gelesen einstuft und nicht mehr fett im Posteingang hervorhebt. Das möchte ich nicht. Als gelesen sollen die E-Mails nur gelten, wenn ich sie vollständig gelesen habe. Kann ich irgendetwas am Verhalten von Outlook ändern?
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