Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Wer einmal in die Update-Falle getappt ist und sich mit dem letzten Office-Update den Rechner lahmlegte, wird sich wünschen, anstelle auf die unsicheren monatlichen Updates lieber auf die bewährten halbjährlichen Aktualisierungen gesetzt zu haben. Schnell den Update-Kanal wechseln, ist aber gar nicht so leicht. Für die Microsoft 365-Versionen "Family" oder "Single" gibt es offiziell gar keinen halbjährlichen Kanal. Und bei den Microsoft 365-Versionen für Unternehmen bestimmt normalerweise der Administrator den Update-Kanal. Dass es auch anders geht, zeigen wir Ihnen in diesem Tipp.
FRAGE Ich setze inzwischen das "neue Outlook" ein. Jetzt möchte ich eine E-Mail aus dem Posteingang als Datei auf meiner Festplatte speichern. Früher musste ich dafür nur Datei-Speichern unter aufrufen und den Zielordner auswählen. Im neuen Outlook gibt es aber weder ein Menübandregister namens Datei, noch kann ich dort einen Befehl zum Speichern einer E-Mail finden. Haben Sie eine Idee, wie ich eine E-Mail im neuen Outlook als Datei speichern kann?
Im Dezember hat Microsoft eine als "Wichtig" eingestufte Sicherheitslücke dokumentiert und die Ausnutzung als "wenig wahrscheinlich" angegeben. Wie seit einiger Zeit üblich, gibt es darüber hinaus nur sehr sparsame Informationen über das genaue Sicherheitsproblem. Ganz allgemein wurde nur erwähnt, dass der Anwender dazu gebracht werden muss, einen manipulierten Link anzuklicken und auf diese Weise "Informationen offen gelegt werden können". Mittlerweile liegt eine detaillierte Dokumentation des Bugs durch externe Sicherheitsexperten vor und das Problem ist deutlich kritischer als es zunächst den Anschein hatte. Die Lücke lässt sich durch eine manipulierte Kalendereinladung ausnutzen und in der Folge ist der Diebstahl des Passworts des aktuellen Anwenders möglich.
Vor einiger Zeit haben wir einen Tipp veröffentlicht, in dem es um die Ausgabe aller E-Mail-Adressen in einem bestimmten Outlook-Ordner ging. Die VBA-Lösung listete jeweils die Adressen aus dem per Dialogfenster ausgewählten Ordner auf. Wir haben zu dem Tipp mehrere Erweiterungswünsche: Das VBA-Makro soll so erweitert werden, dass gleichzeitig alle Adressen aus den Unterordnern des ausgewählten Ordners ausgegeben werden. Mit VBA ist viel möglich, so auch eine Erweiterung unseres Makros, mit der Sie bei der Adressenausgabe nicht nur einen einzigen Ordner, sondern auch alle Unterordner einbeziehen.
FRAGE Bislang machte mir Outlook in der An-Zeile einer neuen E-Mail-Nachricht immer Vorschläge für E-Mail-Adressen, sobald ich ein paar Buchstaben eingegeben hatte. Nach Eingabe von "pe" erschien zum Beispiel eine Auswahlliste mit Namen oder E-Mail-Adressen, die mit "pe" begonnen. Das passiert seit einiger Zeit nicht mehr. Habe ich versehentlich eine Einstellung geändert? Oder gibt es einen anderen Grund für dieses (Fehl-)Verhalten?
Sammeln sich bei Ihnen alle verschickten E-Mails ungeordnet im Ordner "Gesendete Elemente"? Mit dem neuen SmartTools Gesendete Nachrichten ablegen Pro 6.1 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 verschieben Sie Ihre gesendeten E-Mails jetzt schnell, einfach und komfortabel genau in den richtigen Ordner. Sie müssen dafür keine Funktion aufrufen, denn nach dem Senden einer Mail erscheint automatisch der komfortable Ablagedialog.
Die Adressierung von E-Mail-Nachrichten ist mit der AutoVervollständigen-Funktion ein Kinderspiel. Dass die Funktion aber auch ihre Tücken hat, wissen Sie aus dem ersten Teil dieses Tipps. Sie wissen inzwischen auch, dass Outlook selbst nur wenige Bearbeitungsmethoden für die AutoVervollständigen-Liste besitzt. Manches lässt sich aber mit Registry-Eingriffen oder externen Tools einstellen. Sehr nützlich für individuelle Bearbeitungen der AutoVervollständigen-Liste ist zum Beispiel das Programm "NK2Edit" von Niro Sofer. Für Privatanwender und gemeinnützige Einrichtungen ist es kostenlos.
FRAGE Ich erhalte regelmäßig EML-Dateien, die aus verschiedenen externen Mailsystemen exportiert worden sind. Früher konnte ich diese Dateien ganz einfach per Doppelklick sofort in Outlook öffnen. Nach dem Wechsel zu Windows 11/10 gelingt mir das nicht mehr. EML-Dateien werden nach dem Doppelklick immer in der Mail-App von Windows 11/10 geöffnet. Wissen Sie, wie ich EML-Dateien wieder mit Outlook öffnen kann?
Wenn Sie für Aufgaben in Outlook ein Fälligkeitsdatum eingeben, möchten Sie meistens nicht noch zusätzlich von Outlook erinnert werden, da Sie die Aufgaben sowieso regelmäßig kontrollieren. In den älteren Versionen wurde die Erinnerung allerdings standardmäßig aktiviert und musste explizit wieder ausgeschaltet werden. Nutzen Sie daher die wenig bekannte Möglichkeit, die Standarderinnerung für Aufgaben auszuschalten.
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. Bereits vor einigen Monaten wies Microsoft auf ein Problem hin, das durch ein Microsoft 365-Updates entstanden ist. Die Textvorhersage funktioniert plötzlich nicht mehr. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden. Die Version 2311 (Build 17029.20108) enthält jetzt endlich ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
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