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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE Im Outlook-Kalender kann ich mir ja mit wenig Aufwand nur die Arbeitswoche – also normalerweise die Tage Montag bis Freitag – anzeigen lassen. Ich möchte jetzt aber quasi das genaue Gegenteil erreichen. Ich möchte mir also ausschließlich die Termine der nächsten beiden Wochenenden anzeigen lassen. Gibt es eine solche "Umkehrfunktion" zur Arbeitswochenansicht? Oder kennen Sie einen anderen Trick?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.
Ab 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Die einfachste Variante ist dabei das Format ZUGFeRD, weil Sie in diesen Fällen eine "normale" Rechnung im PDF-Format erhalten, wie Sie es auch bisher schon gewohnt sind. Als Anhang in der PDF ist noch eine Textdatei mit der Datenstruktur der E-Rechnung enthalten, aber Sie können die Rechnung dank der PDF zuordnen und grundsätzlich lesen. Etwas schwieriger ist das mit einer XRechnung, die ab dem 1.1.2025 ebenfalls als gültige E-Rechnung von einigen Unternehmen verschickt wird. Dabei handelt es sich um eine einfache Textdatei, die für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen ist, so dass Sie eine Software benötigen, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Wenn Sie eine XRechnung per Mail empfangen haben, können Sie den Inhalt mit Hilfe einer Erweiterung übersichtlich anzeigen und auf Wunsch als PDF speichern.
Erledigen Sie Ihre Terminplanung meistens mithilfe des Outlook-Kalenders? Dann kennen Sie das Problem: Standardmäßig sind keine Feiertage und Ferientermine im Kalender eingetragen. Mit dem kostenlosen SmartTools Ferien- und Feiertags-Assistenten 2025 für Outlook können Sie Ferientermine nach Bundesländern oder Kantonen bis zum Schuljahr 2025/2026 und Feiertage bis zum Jahr 2026 in Ihre Outlook-Kalender einfügen. In diesem Tipp stellen wir die wichtigsten Funktionen unserer beliebten Outlook-Erweiterung vor.
FRAGE Ich habe in Outlook einen speziellen Spam-Ordner angelegt, in den ich Mails per Regelassistent verschieben lasse, sofern sie ein bestimmtes Muster erfüllen. Da liegt auch nicht das Problem. Problematisch ist vielmehr, dass sich der Ordner mit Hilfe der AutoArchivierung nicht entleeren lässt. Ich habe schon verschiedene Intervalle ausprobiert, doch leider bleiben die Mails in meinem Spam-Ordner ungelöscht. Woran kann das liegen?
Mit dieser Outlook-Erweiterung haben Sie Ihre E-Mails endlich im Griff – ein überfüllter Posteingang gehört bald der Vergangenheit an: Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird bereits von Tausenden Anwendern für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt, denn er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo, wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML usw.) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen. Ab sofort ist die brandneue Version 6.4 verfügbar, die neben zahlreichen Optimierungen und Erweiterungen jetzt spezielle Funktionen zur komfortablen Verarbeitung von E-Rechnungen enthält.
Vor kurzem haben wir Ihnen in einem Tipp gezeigt, wie sich eingehende E-Mails automatisch kategorisieren lassen. Mittels VBA-Code werden den E-Mails die Kategorien der jeweiligen Absender zugewiesen. Die Lösung ist bereits eine große Hilfe bei der Organisation des Posteingangs, aber einige Leser wünschen sich noch eine Erweiterung, mit der auch vorhandenen E-Mails mit den Absenderkategorien gekennzeichnet werden können. Die VBA-Lösung aus diesem Tipp funktioniert ohne Ihr Zutun, da sie auf Ereignisprozeduren basiert, die Outlook automatisch ausführt. Insofern betrifft sie nur neu eintreffende E-Mails.
FRAGE Ich möchte im Posteingang von Outlook gezielt nach den E-Mails suchen, die ein Word-Dokument als Anhang enthalten. In der Suchfunktion von Outlook habe ich zwar die Option Hat Anlagen gefunden. Damit finde ich allerdings auch E-Mails mit PDF-, Bild- oder sonstigen Dateianhängen. Lässt sich die Suche irgendwie gezielt so einschränken, dass tatsächlich nur E-Mails mit Word-Anhängen gefunden werden?
Das neue Outlook ist auf lange Sicht als Ersatz für das klassische Outlook gedacht. Außerdem hat es – in einer kostenlosen Variante mit Werbeeinblendungen – die Mail App von Windows abgelöst. Obwohl das neue Outlook noch eine "Work in Progress" ist und zahlreiche elementare Funktionen fehlen, die Sie aus dem klassischen Outlook kennen, soll für Abonnenten von Microsoft 365 Business bereits am 6.1.2025 ungefragt eine Umstellung erfolgen. Zahlreiche Unternehmen wie die DATEV empfehlen, diesen automatischen Wechsel zu unterbinden.
Die meisten Anwender nutzen inzwischen IMAP für den Abruf ihrer Mails. So können Sie mit mehreren Geräten auf die Nachrichten zugreifen, da per IMAP nur Kopien auf Ihren PC geladen werden, während die E-Mails selbst auf dem Mail-Server verbleiben. Viele Mail-Provider bieten neben den Standardordnern individuelle IMAP-Ordner wie "Spamverdacht", der Ihnen auch in der Mail-App auf Ihrem SmartPhone oder im Webinterface angezeigt werden. In Outlook ist das allerdings standardmäßig nicht der Fall. So können Sie dann E-Mails, die Ihr Provider als Spam klassifiziert, nicht in Outlook überprüfen, sondern müssen zu diesem Zweck erst einmal das Webinterface im Browser öffnen. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
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