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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit Hilfe von digitalen S/MIME-Zertifikaten können Sie verschlüsselte E-Mails mit verschiedenen Kontakten austauschen. Wenn Sie diese E-Mails allerdings zum Beispiel auf einer externen Festplatte als MSG-Dateien archivieren, können Sie sie nur auf dem Computer öffnen, auf dem auch das S/MIME-Zertifikat installiert ist. Auf einem anderen Computer erhalten Sie die Meldung, dass die digitale ID im Sicherheitssystem nicht gefunden werden kann, und die E-Mail lässt sich dort nicht öffnen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie verschlüsselten E-Mails unverschlüsselt speichern, um sie später auf jedem Computer öffnen zu können.
FRAGE Ich habe eine neue Outlook-Version installiert und lasse mir die E-Mails im Posteingang in der "Kompakt"-Ansicht mit der Vorschau im Lesebereich anzeigen. Im Vorschaubereich wird der Nachrichtentext leider nicht mehr automatisch auf die Breite der Originalnachricht gezoomt. Ich muss im Lesebereich deshalb immer mit der vertikalen Bildlaufleiste nach rechts oder links blättern, um den kompletten Nachrichtentext lesen zu können. Wie bekomme es ich hin, dass der Nachrichteninhalt automatisch an die Größe des Lesebereichs angepasst wird?
Die meisten Anwender schreiben E-Mails in Outlook ausschließlich in der standardmäßig vorgegebenen Schriftart. Die zahlreichen Anfragen, die uns zu diesem Thema jede Woche erreichen zeigen, dass nur wenig bekannt ist, wie einfach Sie die Standardschrift von E-Mails an Ihre eigenen Wünsche anpassen können. In unserem Tipp zeigen wir Schritt für Schritt wie Sie dazu in den aktuellen Outlook-Versionen vorgehen müssen.
Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. SmartTools E-Rechnung Pro bietet in einem Paket alle Funktionen, die Sie benötigen: Sie können E-Rechnungen in lesbarer Form anzeigen, die Gültigkeit prüfen und sie per Mausklick extrahieren. SmartTools E-Rechnung Pro integriert sich nahtlos in Outlook und ist nach der Installation sofort einsatzbereit: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an.
Wenn Sie zum Beispiel viele E-Mails mit Rechnungen oder Auftragsbestätigungen erhalten fällt es mit der Outlook-Suche schwer, gezielt nach einer bestimmten Rechnung oder Auftragsbestätigung zu suchen. Sie möchten zum Beispiel nach einer E-Mail suchen, die sowohl "Rechnung" als auch "Spülmaschine" als auch "Mustermann" enthält. Wenn Sie diese drei Suchbegriffe in das Suchfeld von Outlook eingeben, finden Sie in der Ergebnisliste aber auch Einträge, die nur einen der drei Suchbegriffe enthalten. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie in Outlook ganz gezielt nur nach Übereinstimmungen mit allen drei Begriffen suchen.
FRAGE Mich stört es, dass mich Outlook beim Einrichten eines E-Mail-Kontos in der Abschlussmeldung immer dazu auffordert, Outlook Mobile auf meinem Telefon einzurichten. Das möchte ich gar nicht. Und in meinen Augen hat das entsprechende Kontrollkästchen da nichts verloren, weil ich ja ein Konto auf meinem Computer einrichte und nicht auf meinem Smartphone. Lässt sich Outlook davon abhalten, die "Werbung" für Outlook Mobile einzublenden?
Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Unser kostenloses SmartTools E-Rechnung Free integriert sich nahtlos in Outlook und bietet alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Ab sofort steht die Version 1.05 mit einigen Optimierungen zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Aus Sicherheitsgründen lassen sich viele Anwender alle E-Mails in Outlook standardmäßig im "Nur-Text-Format" anzeigen. Zu diesem Zweck wird die Option Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen aktiviert. Es werden allerdings trotzdem aktive Hyperlinks in den Nur-Text-Nachrichten angezeigt und genau dieses Sicherheitsrisiko (Phishing-Attacken usw.) möchten Sie natürlich auch ausschließen. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie dazu vorgehen müssen.
FRAGE Meinen Kontaktordner in Outlook lasse ich normalerweise in der Visitenkartenansicht anzeigen. Da ich sehr viel mit Kategorien arbeite, wäre es wünschenswert, wenn in den Visitenkarten auch die Kategorie zu sehen wäre, die ich dem jeweiligen Kontakt zugewiesen habe. Noch besser wäre es, wenn der Hintergrund der Visitenkarte sogar der Kategoriefarbe entsprechen würde. Wie muss ich die Kontaktordneransicht anpassen, damit sie diese Zwecke erfüllt?
Wenn Sie eine Besprechungsanfrage per E-Mail erhalten, trägt Outlook den Termin schon automatisch in den Kalender ein, obwohl Sie noch gar nicht auf die Anfrage reagiert haben. Auch wenn der Termin gräulich und gewissermaßen als inaktiv dargestellt wird, irritiert das bei der allgemeinen Terminplanung. Der Kalender sieht dadurch voller aus als er ist. In diesem Tipp zeigen wir, wie Besprechungen erst dann im Kalender erscheinen, wenn Sie zugesagt haben.
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