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Wir haben vor kurzem über eine kritische Sicherheitslücke in Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 berichtet, die eigentlich mit dem Sicherheitsupdate im März geschlossen werden sollte. Das Problem war, dass die Sicherheitslücke allein durch den Empfang einer manipulierten E-Mail ausgenutzt werden konnte. Sie müssen eine E-Mail also weder öffnen noch im Vorschaufenster anzeigen. In einigen Fällen kann allein der Empfang einer manipulierten Nachricht dafür sorgen, dass vertrauliche Anmeldinformationen von Ihrem System gestohlen werden. Offensichtlich war die Lücke immer noch nicht komplett geschlossen, denn mit den Mai-Updates gibt es jetzt ein weiteres Update.
In der Ordnerliste von Outlook erscheinen manchmal einige Ordner mit ihrer englischen Bezeichnung: zum Beispiel "Draft" anstelle von "Entwürfe", "Sent" anstelle von "Gesendete Elemente" oder "Trash" anstelle von "Gelöschte Elemente". Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die diese Ordner umbenennen oder auf einem anderen Weg die deutschen Bezeichnungen verwenden möchten. Wir zeigen in diesem Tipp, welche Möglichkeiten Sie dazu haben.
In Outlook sind Sicherheitseinstellungen über mehrere Stellen und Dialoge verteilt. Der SmartTools Security Manager 4.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ermöglicht die globale Anpassung der wichtigsten Sicherheitseinstellungen zu Anhängen, Makros, Skripten und Nachrichten über einen zentralen Dialog. Legen Sie beispielsweise mit wenigen Mausklicks fest, welche Dateiformate für Mail-Anlagen in Zukunft gesperrt oder freigegebenen werden sollen.
Outlook bietet zahlreiche kleine Shortcuts und Techniken, um neue Elemente schneller anzulegen. Wenig bekannt ist beispielsweise die Tatsache, dass Sie Text, Tabellen, Grafiken usw. aus anderen Anwendungen ganz einfach in neue E-Mails übernehmen können: nachdem Sie die gewünschten Informationen mit Strg + C oder Bearbeiten-Kopieren in die Zwischenablage kopiert haben, wechseln Sie einfach in den Posteingang und drücken Strg + V. Outlook legt daraufhin automatisch eine neue E-Mail an, in der der Inhalte der Zwischenablage bereits vorgegeben ist.
Die Ankündigung mit der Kennung MC548092 im Microsoft 365 Admin Center hat in den letzten Tagen für einige Entrüstung unter Administratoren gesorgt: Microsoft kündigt an, dass in Kürze alle Links, die ein Anwender in Outlook unter Windows anklickt, standardmäßig im Edge-Browser geöffnet wird, und zwar unabhängig davon, welcher Standardbrowser unter Windows konfiguriert ist. Abgesehen von dem offensichtlichen Zweck, die Nutzung von Microsoft Edge zu forcieren, soll diese Maßnahme auch Vorteile für Anwender haben, denn bei Microsoft-Konten sollen sich Link und E-Mail nebeneinander in Edge öffnen. Bei allen anderen Konten öffnet sich einfach ein neues Register in Edge.
In vielen Bereichen werden täglich Nachrichten mit gleich lautenden Betreffzeilen an mehrere Empfänger verschickt. Wenn Sie dabei Lesebestätigungen anfordern, gibt es ein Problem: Da die Empfänger die Nachrichten nicht immer am gleichen Tag lesen, treffen die Bestätigungen häufig erst einige Tage später ein. Am Betreff ist dann nicht zu erkennen, auf welche Nachricht sich die Lesebestätigung bezieht. Zum Beispiel: Sie verschicken täglich aktuelle Preislisten mit dem Betreff "Anbei aktuelle Preisliste". Um das oben geschilderte Problem zu lösen, müsste bei jeder Nachricht das aktuelle Tagesdatum in den Betreff eingegeben werden, so dass Sie später am Betreff "Gelesen: Aktuelle Preisliste vom 16.6.23" erkennen können, dass der Empfänger die Preisliste erhalten hat. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe der VBA-Routine aus diesem Tipp vermeiden.
FRAGE Ich erinnere mich, dass es in Outlook einmal eine Funktion gab, mit der alle bisherigen E-Mails eines Absenders direkt unter dem Nachrichtentext der gerade geöffneten E-Mail angezeigt werden konnten. Diese Funktion finde ich in meiner neuen Outlook-Version nicht mehr. Können Sie mir sagen, wo sie sich verbirgt? Wir haben gerade auf Microsoft 365 umgestellt und ich kann mir nicht vorstellen, dass diese wirklich sehr hilfreiche Möglichkeit plötzlich nicht mehr vorhanden ist.
Beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen, Teilnehmerlisten, Außendienstplänen usw. bietet es sich an, die Empfängeradresse direkt aus Outlook zu übernehmen und dann schnell und komfortabel in eine Arbeitsmappe einzufügen. Eine fertige Schnittstelle bietet Excel dazu standardmäßig nicht an, aber das kostenlose SmartTools Outlook-To-Excel 7.0 behebt das Problem. Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel eine neue Funktion zum Einfügen von Outlook-Adressen zur Verfügung.
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