Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Nehmen wir an, dass sich in einem Ordner E-Mails befinden, aus denen Sie die Adressen der Absender auslesen und zur weiteren Verarbeitung auslesen und speichern möchten. Um das manuelle Abtippen zu vermeiden, können Sie ein kleines VBA-Makro nutzen. Unser Programmcode demonstriert die generelle Vorgehensweise. Damit überprüfen Sie alle Elemente in einem von Ihnen ausgewählten Ordner und schreiben jeweils den Absendernamen sowie seine E-Mail-Adresse in das Direktfenster des Visual Basic-Editors.
E-Mail-Ablage mit Höchstgeschwindigkeit: Mit SmartTools AutoMove 7.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 legen Sie einmal fest, wo die Mail der häufigsten Absender abgelegt werden sollen und in Zukunft genügt ein Mausklick, um diese Aufgabe auszuführen. Unser Assistent ermittelt Namen und E-Mail-Adresse der aktuell markierten Nachricht und verschiebt sie automatisch nach Ihrer Definition. Blitzschnell lassen sich damit zum Beispiel Mails zu bestimmten Projekten oder Newsletter fehlerfrei ablegen.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu einem Problem bei einer Suche über alle Postfächer. Einige Anwender berichten, dass Outlook komplett abstürzt, sobald sie eine entsprechende Suche starten. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2308 (Build 16731.20170) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
FRAGE Ich bin mir sicher, dass sich beim Anklicken von Hyperlinks in einer E-Mail bislang immer Google Chrome geöffnet hat, weil ich Chrome als Standardbrowser eingestellt habe. Neuerdings öffnen sich Hyperlinks aber immer in Microsoft Edge. In den Windows-Einstellungen ist in den Standard-Apps unter dem Eintrag "Webbrowser" auch immer noch Google Chrome vermerkt. Warum gilt diese Auswahl nicht für Outlook?
So haben Sie Fotos in Ihren E-Mail-Anhängen perfekt im Griff – sogar wenn Sie sie als ZIP-Datei erhalten. Fotos und andere Bilder erhalten Sie häufig als Anhang per Mail. Sie müssen sie sichten, ablegen und ggf. vorher noch aus ZIP-Dateien entpacken. Mit dem kostenlosen SmartTools Foto-Manager 6.0 können Sie sich diese Mühe sparen: Per Mausklick oder auf Tastendruck werden in einem komfortablen Vorschaufenster alle Fotos aus der aktuellen E-Mail angezeigt. Egal ob Sie sie als einzelne Anhänge oder in einem ZIP-Archiv erhalten haben.
Wie vor kurzem berichtet, soll Calibri in Kürze durch Aptos als Standardschrift in allen Office-Anwendungen ersetzt werden. Im Betakanal von Microsoft 365 wird diese Anpassung ab Version 2308 (Build 16731.20000) bereits verteilt. Es wird allerdings doch etwas mehr geändert als nur die Schriftart. Microsoft hat ein komplett neues Office-Design erstellt, das die Standardschrift, Formatvorlagen und Farbpaletten umfasst.
Es passiert leider immer wieder, dass Outlook Erinnerungen für einen Termin anzeigt, den Sie längst gelöscht haben. Wenn Sie den Termin zu der Erinnerung öffnen oder die Erinnerung schließen, erscheint die Fehlermeldung "Outlook kann diese Erinnerung nicht abschalten.". Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie das Problem durch einen Befehlszeilenparameter beheben, der Outlook zum Bereinigen bestimmter Informationen bewegt.
Hier ist das ultimative Outlook-Tool für Power User: SmartTools QuickCommands installiert unter Windows eine Kommandozeile, über die Sie jederzeit Ihre wichtigsten Outlook-Aufgaben durch die Eingabe des passenden Kurzbefehls erledigen können. Sie tippen beispielsweise at 23. 14:00,Mittag,Pizzeria Italia und drücken Return (at = "Anlegen Termin"). SmartTools QuickCommands erstellt daraufhin einen fertigen Termin samt Datum, Zeit usw. in Outlook. Die Eingabe "23." wird dabei automatisch als "23." des aktuellen Monats interpretiert. Datum, Uhrzeit usw. sind optional, was eine hohe Flexibilität beim Erstellen von Elementen ermöglicht.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) warnt vor einer Sicherheitslücke in Office und Windows, die bereits aktiv ausgenutzt wird. Ein Angreifer muss dabei einen Anwender überzeugen, eine manipulierte Excel-Arbeitsmappe, ein Word-Dokument oder eine Access-Datenbank zu öffnen. Wenn das passiert, führt die Sicherheitslücke dazu, dass die standardmäßig vorhandenen Schutzmechanismen mit Warnmeldungen umgangen und zum Beispiel Makroviren zur Infektion eines Systems verwendet werden können. Die aktuellen August 2023-Sicherheitsupdates sollten schnellstmöglich installiert werden, um das Problem zu beheben.
Wir haben vor kurzem gezeigt, wie sich die Standardsignatur für ein E-Mail-Konto einstellen lässt. Einige Leser haben angemerkt, dass sie die Signatur nur bei einem Konto als Standard auswählen können. In den anderen Konten steht sie nicht zur Verfügung. Das Problem tritt immer dann auf, wenn Outlook auf den Einsatz geräteübergreifender Signaturen ("Roaming Signatures") umgestellt wurde. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie auch hier Standardsignaturen einsetzen können.
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