Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Vergessen Sie nie wieder Anhänge in Ihren E-Mails! Es passiert immer wieder, dass eine Nachricht geschrieben und dann ohne die zugehörigen Anhänge verschickt wird. Die Outlook-Option Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt, soll das eigentlich verhindern, aber leider funktioniert die Erkennung nur mit englischen Texten. Unsere brandneue Erweiterung SmartTools Anhang-Erinnerung für Outlook hilft weiter: vor dem Versand durchsucht sie automatisch sowohl den Inhalt als auch den Betreff Ihrer E-Mails nach Anzeichen für vergessene Anhänge. Die Grundlage dafür sind Schlüsselwörter wie "anbei", "Anhang", "angehängt" usw.
Viele Anwender nutzen beim Schreiben von E-Mails die Textvorhersage von Outlook 365. Dabei erscheinen während der Eingabe in grauer Farbe Vorschläge zu den nächsten Worten bzw. zur Vervollständigung des aktuellen Satzes. In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf ein Problem hin, das mit einem der letzten Updates entstanden ist. Die Textvorhersage funktioniert plötzlich nicht mehr. Wenn Sie den Optionen-Dialog aufrufen, ist die entsprechende Einstellung komplett verschwunden.
FRAGE Bei Problemen mit einer Outlook-Datendatei konnte man früher das Reparaturtool SCANPST.EXE von Microsoft starten, das standardmäßig mit Office installiert wurde. Nun bin ich auf eine neue Outlook-Version umgestiegen, habe ein Problem und kann das nützliche Programm nicht mehr finden. Ich habe schon den gesamten PC durchsucht. Gibt es das Reparaturtool noch? Und wenn nicht: Gibt es irgendwelche Alternativen?
Entdecken Sie den brandneuen SmartTools AutoFiler 6.0 für Outlook - die ultimative Lösung zur blitzschnellen und komfortablen E-Mail-Ablage, Organisation und Auslagerung! Egal ob Sie E-Mails ablegen, organisieren oder als PDF, MSG oder in Outlook/Exchange auslagern möchten, der SmartTools AutoFiler 6.0 ist Ihr perfekter Begleiter. Mit dem SmartTools AutoFiler 6.0 bekommen Sie Ihren E-Mail-Workflow endlich in den Griff. Besonders optimiert für die Ablage nach Projekten, Kunden und Mandanten revolutioniert unser Profitool Ihre E-Mail-Organisation und ermöglicht es Ihnen, Outlook ganz individuell an Ihre Wünsche anzupassen.
Wir hatten vor kurzem über eine Ankündigung von Microsoft berichtet, die für einigen Aufruhr gesorgt hat: Alle Links, die ein Anwender in Outlook unter Windows anklickt, sollten standardmäßig im Edge-Browser geöffnet werden, und zwar unabhängig davon, welcher Standardbrowser unter Windows konfiguriert ist. Abgesehen von dem offensichtlichen Zweck, die Nutzung von Microsoft Edge zu forcieren, soll diese Maßnahme auch Vorteile für Anwender haben, denn bei Microsoft-Konten sollen sich Link und E-Mail nebeneinander in Edge öffnen. Bei allen anderen Konten öffnet sich einfach ein neues Register in Edge.
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
Zur Erinnerung an wichtige E-Mails sind Nachverfolgungen praktisch, doch leider müssen sie für jede Nachricht neu mit Betreff, Fälligkeit und Uhrzeit eingerichtet werden. Mit dem neuen SmartTools FollowUp-Manager 7.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie bis zu 10 individuelle Nachverfolgungen samt Erinnerung einmal festlegen und dann jederzeit per Mausklick der aktuellen E-Mail zuweisen. Sie müssen also nur einmal die Einstellungen für eine Nachverfolgung festlegen und sparen in Zukunft viel Zeit bei der Bearbeitung Ihres Posteingangs.
Microsoft To Do wurde vor einigen Jahren als eigenständiger Dienst zur Verwaltung von Aufgabenlisten vorgestellt. Im Browser und mit Apps für Windows, iOS oder Android lassen sich Aufgabenlisten geräteübergreifend verwalten und freigeben. Nachdem To Do im vor einigen Monaten parallel zur klassischen Aufgaben-Funktion in Outlook integriert wurde, können Sie die moderne App mit dem letzten Microsoft 365-Update jetzt standardmäßig für Aufgaben nutzen.
FRAGE Sie hatten kürzlich beschrieben, wie sich die Spracheinstellungen von Microsoft (365)-Konten ändern lassen, damit in der Ordnerliste von Outlook anstelle der englischen die deutschen Ordnernamen erscheinen. Ich habe eine Microsoft 365-Umgebung mit Exchange Online, in der ich ein geteiltes Postfach (Shared Mailbox) eingerichtet habe, dessen Ordnernamen in Englisch aufgelistet werden. In meinem normalen Postfach sind die Ordnernamen dagegen in Deutsch. Deshalb führte Ihr Tipp auch nicht weiter, weil für mein Microsoft 365-Konto die Sprache bereits auf "Deutsch (Deutschland)" eingestellt war. Kennen Sie einen anderen Weg, die Ordnernamen des geteilten Postfachs in Deutsch anzuzeigen?
Hacker finden immer wieder neue Wege, Viren oder Trojaner per E-Mail in Systeme einzuschleusen. Um sich zu schützen, setzen Sie einen Virenscanner ein, der in der Regel auch ein Outlook-Add-In für die Erkennung von Viren und Trojanern in Mail-Anhängen umfasst oder Anhänge beim Speichern auf die Festplatte prüft. Bei der Masse der täglich neu entdeckten Bedrohungen reicht ein einzelner Virenscanner aber vor allem in Zweifelsfällen nicht aus - zumal die Aktualisierung der Virensignaturen immer mit einem zeitlichen Versatz erfolgt und das System für diesen Zeitraum ungeschützt ist. Verbessern Sie die Sicherheit Ihres Systems mit dem kostenlosen SmartTools Outlook Anhang-Scanner 3.0.
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