Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit dem neuen SmartTools Ansichten-Manager 5.1 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie Ansichten in einem einzigen Arbeitsschritt für beliebig viele ausgewählte Ordner übernehmen oder einfach alles auf den Outlook-Standard zurücksetzen - ohne dass Sie jeden Ordner einzeln auswählen müssen. Der SmartTools Ansichten-Manager 5.1 sorgt dafür, dass Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben mit wenig Aufwand exakt nach Ihren Wünschen dargestellt werden.
Eines der letzten Microsoft 365-Updates führt zu einem Problem beim Versand von E-Mails. Einige Anwender berichten, dass Outlook mit einem Speicherfehler komplett abstürzt, sobald Sie eine Nachricht verschicken. Der Bug wurde inzwischen von Microsoft bestätigt. Die Version 2308 (Build 16731.20234) enthält ein Update, das dieses Problem beheben soll. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
Auch wenn Sie bei vielen Kontakten Geburtstage erfassen, möchten Sie nicht unbedingt auch alle Geburtstagstermine in den Kalender eintragen. Leider macht Outlook das aber automatisch. Daher fragen Leser immer wieder nach der Programmoption, mit der sich diese Automatik abstellen lässt. Genau die gibt es nicht, aber Sie können Outlook per VBA-Prozedur so erweitern, dass Sie selbst entscheiden können, ob ein Geburtstag in den Kalender eingetragen wird oder nicht.
Wenn Sie mehrere Mitarbeiter einer Firma oder Mitglieder einer Familie erfassen möchten, unterscheiden sich in der Regel nur einige wenige Details wie Name, Durchwahl und Geburtstag. Adresse und Telefonnummer könnten einfach übernommen werden. Damit Sie unnötige doppelte Datenerfassung vermeiden, gibt es zwei kleine Tricks, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen. Der erste funktioniert in allen Outlook-Versionen.
Der SmartTools Security Manager 4.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ermöglicht die globale Anpassung der wichtigsten Sicherheitseinstellungen zu Anhängen, Makros, Skripten und Nachrichten über einen zentralen Dialog. Legen Sie beispielsweise mit wenigen Mausklicks fest, welche Dateiformate für Mail-Anlagen in Zukunft gesperrt oder freigegebenen werden sollen. Outlook bietet zum Schutz vor Viren und anderen Schadprogrammen zahlreiche Sicherheitseinstellungen für Makros, Skripte und Nachrichten an. Zusätzlich sperrt Outlook standardmäßig den Zugriff auf 40 Dateiformate in Ihren Mailanhängen.
Mit dem September-Update wird eine neu entdeckte Sicherheitsprobleme in Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Leider hält Microsoft die Dokumentation der Sicherheitsprobleme inzwischen sehr kurz und liefert nur eine sehr allgemeine Beschreibung. Bekannt ist lediglich, dass durch die Sicherheitslücke Login-Informationen ausgespäht werden können. Es ist anzunehmen, dass das Problem auch in Outlook 2013 besteht, aber offiziell endete der Support für diese Version im April 2023. Microsoft hat in den Folgemonaten noch Sicherheitsupdates veröffentlicht, aber mit den aktuellen Updates endet offensichtlich auch die Übergangszeit.
Bei vielen Anwendungen ist es sinnvoll, Kalenderdaten zur weiteren Verarbeitung von Outlook nach Excel übertragen zu können. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Arbeitszeiten täglich in den Outlook-Kalender eintragen. Nun möchten Sie diese Daten in eine Excel-Arbeitsmappe übernehmen, wobei für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt ausgegeben werden soll. Der Export von Kalenderdaten in eine CSV-Datei hilft weiter. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt wie Sie vorgehen müssen.
Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie die neue Version 7.0 des SmartTools Kategorien-Assistenten, um die Zuordnung von Kategorien in Zukunft noch schneller vorzunehmen. Stellen Sie eine eigene Schnellauswahl für einzelne Kategorien zusammen oder definieren Sie Gruppen, um Ihren Outlook-Elementen gleich mehrere Kategorien mit nur einem Mausklick zuzuweisen. In diesen Tipp stellen wir unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz vor.
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Am 4.9.2023 ist ein weiteres Microsoft 365-Update erschienen, das die Stabilität von Outlook verbessern soll. Nach Angaben von Microsoft gibt es aktuell gleich mehrere Bugs, die Abstürze in unterschiedlichen Situationen wie dem Aufruf einer E-Mail oder der Start einer Suche verursachen. Mit einem Update auf die Version 2309 (Build 16827.20014) sollen diese Probleme behoben sein. Sie können die Aktualisierung über Datei-Office-Konto und Updateoptionen-Jetzt aktualisieren gezielt abrufen; sie wird allerdings erst nach und nach an die Abonnenten verteilt.
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