Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro können Sie virtuelle Notizzettel und viele weitere Informationen mit jeder beliebigen E-Mail in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 (auch IMAP und Exchange Server) verknüpfen, ohne die Nachricht selbst zu verändern. SmartTools E-Mail Notizen Pro 5.0 wurde komplett überarbeitet – die neue Version bietet nicht nur ein neues modernes Design, sondern auch eine deutlich optimierte Geschwindigkeit sowie zahlreiche neue Funktionen.
Wenn Sie Outlook mit Exchange, einem Microsoft 365-Account oder Outlook.com einsetzen, sorgt ein Bug in letzter Zeit dafür, dass Outlook entweder sehr langsam oder gar nicht startet. Wenn der Startbildschirm erscheint und es auf den ersten Blick nicht weitergeht, können Sie den Startprozess über das Schließen-Symbol abbrechen. Der nächste Aufruf von Outlook klappt dann in den meisten Fällen. Auslöser des Problem ist laut Microsoft das Deaktivieren der Verbesserungen für geteilte Kalender, was einem Umstellen des Cache von REST auf MAPI entspricht. Aktuell wird das Problem noch untersucht, aber Sie können den Fehler über das gezielte Aktivieren von REST beheben.
Immer wieder erhalten wir Anfragen von Lesern, die Probleme mit der Anzeige von Bildern aus E-Mails wie Newslettern haben. In diesem Tipp zeigen wir, mit welchen Einstellungen Sie die perfekte Balance zwischen Komfort und Sicherheit finden, wenn es um das automatische Nachladen von Bildern geht. Ob Bilder automatisch geladen und angezeigt werden, richtet sich zunächst einmal nach den Sicherheitseinstellungen im Trust Center von Outlook.
Mit der Erweiterung SmartTools Monatskalender 2023 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Mit der aktuellen Version können Sie auch kostenlose Internetkalender (.ical) zu den unterschiedlichsten Themen übernehmen.
Das Menüband wird in diesem Jahr 16 Jahre alt und im Gegensatz zu den alten Symbolleisten, stand bisher immer die Bedienung mit Maus oder Trackpad im Vordergrund. Nicht zuletzt das gestiegene Bewusstsein, Software barrierefrei zu gestalten, hat die Tastaturbedienung in letzter Zeit wieder mehr in den Fokus gerückt. So beseitigt Microsoft in Outlook 365 und den übrigen Office Anwendungen nun eine sehr lästige Einschränkung bei der Auswahl von Elementen in Galerien wie Sie sie zum Beispiel beim Schreiben von E-Mails unter Einfügen-Formen vorfinden.
Wenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten, setzen Sie in Outlook sicherlich auch freigegebene Postfächer ein, auf die mehrere Personen zugreifen können. Sie können dann aus Outlook die Postfächer öffnen und zum Beispiel die E-Mails im Posteingang lesen. Manchmal gelingt es bei einem freigegebenen Postfach jedoch nicht, E-Mails zu senden. Sie erhalten dann eine Unzustellbarkeitsnachricht und die E-Mail kommt nie beim gewählten Empfänger an. In diesem Tipp zeigen wir, wo das Problem liegt.
Die Notizfunktion von Outlook ist eine effektive Möglichkeit, um auf die Schnelle wichtige Informationen auf "virtuellen Post-Its" festzuhalten. Zum Anlegen einer neuen Notiz rufen Sie normalerweise Outlook auf und drücken Strg + Umschalt + N oder nutzen das Symbol "Neue Notiz". Hilfreich wäre es, wenn Sie auch neue Notizen erstellen könnten, wenn Sie sich nicht gerade in Outlook befinden. Wir zeigen, wie das in Zukunft per Doppelklick auf ein Symbol auf dem Desktop gelingt.
Bei umfangreichen Ordnerstrukturen und mehreren Postfächern wird der Ordnerwechsel in Outlook schnell zum Geduldsspiel, aber ab sofort gehört das langwierige Scrollen in Ordnerlisten der Vergangenheit an: das neue SmartTools FolderSwitch für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 bietet einen komfortablen neuen Dialog zum blitzschnellen Ordnerwechsel. Nach der automatischen Installation wird SmartTools FolderSwitch per Mausklick oder über die Tastenkombination Strg + Alt + F aufgerufen.
Mit dem Juni-Update wird eine neu entdeckte Sicherheitslücke in Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 geschlossen. Leider hält Microsoft die Dokumentation der Sicherheitsprobleme inzwischen sehr kurz und liefert nur eine sehr allgemeine Beschreibung. Bekannt ist, dass der Empfang einer manipulierten Mail und das Öffnen eines infizierten Anhangs zu einer Infektion mit einem Trojaner oder Virus führen kann.
In älteren Outlook-Versionen ließ sich problemlos eine E-Mail-Signatur mit dem aktuellen Datum erstellen. Dazu musste man bei der Signaturdefinition lediglich ein Word-Datumsfeld einfügen – zum Beispiel per Strg + F9 und Eingabe des Feldnamens "DATE". In den neueren Outlook-Versionen funktioniert das offensichtlich nicht mehr. Bei der Signaturdefinition ist das Einfügen von Word-Feldfunktionen nicht mehr möglich. Unser Tipp zeigt, wie Sie Signaturen mit einem automatisch aktualisierbaren Datum auch in den aktuellen Outlook-Versionen einsetzen können.
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