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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
FRAGE In meinem Outlook habe ich eine weit verzweigte Ordnerstruktur angelegt. Um schnell auf bestimmte Ordner zugreifen zu können, habe ich viele Ordner in den Favoriten angeheftet. Je mehr Ordner zu den Favoriten hinzukommen, desto unübersichtlicher wird es aber auch wieder. Darum meine Frage: Ist es irgendwie möglich, Gruppen oder Unterebenen in den Favoriten anzulegen, die sich je nach Bedarf erweitern oder reduzieren lassen?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten für Outlook können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abonnement in allen aktuellen Outlook-Versionen nutzen, um zum Beispiel E-Mails per Mausklick individuell zu beantworten. Sie geben lediglich ein paar Stichworte zum Inhalt vor (zum Beispiel: Verspätete Auslieferung, Absage eines Termins, Bestätigung einer Lieferung) und per Mausklick erhalten Sie eine perfekt formulierte Antwort, die individuell auf die empfangene Nachricht abgestimmt ist. Immer wieder benötigte Hinweise zum Inhalt einer Antwort lassen sich speichern und müssen dann nur noch ausgewählt werden. Genauso einfach und schnell können Sie umfangreiche E-Mails oder komplette Konversationen zusammenfassen lassen. In wenigen Sekunden wissen Sie, worum es geht! Die brandneue Version 3.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
Wenn Outlook nicht mehr so funktioniert, wie Sie es gewohnt sind, müssen Sie Outlook nicht unbedingt gleich neu installieren. Häufig lassen sich Programmfehler durch ein neues Outlook-Profil aus der Welt schaffen. Die grundlegenden Schritte hatten Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Erfahren Sie nun, wie Sie weitere Konten zu Ihrem neuen Profil hinzufügen und wie Sie das Profil aktivieren.
FRAGE Wenn ich längere E-Mails öffne und schnell mit der Maus – genauer gesagt: durch Drehen des Mausrads – durch den Text blättern will, setzt der Bildlauf manchmal aus und Outlook springt nur stückweise nach unten. Das passiert unter anderem auch beim Lesen des Outlook Weekly-Newsletters. So ist ein Überfliegen des E-Mail-Inhalts nur schwer möglich. Kennen Sie das Problem? Oder gibt es eine Lösung dafür?
Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Sie können die neue Version 1.3 für 90 Tage kostenlos nutzen.
Uns erreichen häufig Anfragen, in denen Leser plötzlich auftretende Fehler beschreiben, die sie sich nicht erklären können. Und tatsächlich gibt es für manche Probleme keine sofort greifende Lösung. Bleibt deshalb nur eine komplette Neuinstallation von Outlook? - Erfreulicherweise nicht! Bevor Sie die Radikalkur einer Neuinstallation anwenden, sollten Sie es erst einmal mit einem neuen Outlook-Profil versuchen. Da viele Anwender gar nicht wissen, dass es Profile gibt, und schon gar nicht, wie man sie einrichtet, erklären wir in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie zu einem neuen Outlook-Profil kommen.
FRAGE Ich nutze inzwischen das neue Outlook. Wenn ich im Posteingang neue E-Mails anklicke, wird der Nachrichteninhalt im Lesebereich angezeigt. Gleichzeitig kennzeichnet Outlook die markierte Nachricht automatisch als gelesen, so dass die Hervorhebung in der E-Mail-Liste verschwindet. Das möchte ich verhindern. Ich will selbst bestimmen, wann eine E-Mail als gelesen gekennzeichnet wird. Im klassischen Outlook gab es entsprechende Einstellungen. Im neuen Outlook habe ich diese aber noch nicht gefunden. Fehlt diese Option noch?
Bereits vor einigen Wochen, haben wir über einen neuen Outlook-Bug beim Serienmail-Versand berichtet: Wenn Sie eine Serienmail an Ihre Kontakte verschicken möchten, wählen Sie Start-Serien-E-Mails an und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Nach einem Klick auf Ok wird normalerweise Word gestartet und genau an dieser Stelle gibt es derzeit ein Problem, denn Outlook stürzt ab und der Vorgang kann nicht abgeschlossen werden. Nun hat Microsoft zumindest ein Update und eine temporäre Lösung angekündigt.
Viele Anwender haben es sich angewöhnt, E-Mails nach dem Schreiben zunächst in den Entwurfsordner zu legen. So können Sie die Nachrichten noch einmal überprüfen, bevor Sie sie endgültig verschicken. Umständlich daran ist, dass Sie jede E-Mail einzeln öffnen und versenden müssen. Viel praktischer und zeitsparender wäre es, wenn Sie alle E-Mails aus dem Ordner "Entwürfe" auf einmal senden könnte. Einen Befehl oder Trick zum automatischen Senden aller E-Mail-Entwürfe gibt es nicht, aber Sie kommen mit einer Makrolösung ans Ziel, die wir in diesem Tipp vorstellen.
FRAGE Ich möchte Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen in meinem Kalender überschneiden, automatisch ablehnen. Ich weiß, dass es eine entsprechende Einstellung in den Outlook-Optionen gibt. Die kann ich aber nur aktivieren, wenn ich gleichzeitig die automatische Annahme von Besprechungsanfragen (ohne Terminüberschneidungen) einschalte. Diese Automatik möchte ich aber nicht, denn ich will selbst entscheiden, ob ich eine Besprechung annehme. Kennen Sie einen Trick, Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch abzulehnen und sie ansonsten manuell verarbeiten zu können?
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