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News & Tipps zu Microsoft Outlook
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Was machen Sie, wenn Sie sich erst später um die Beantwortung einer E-Mail kümmern wollen? Wahrscheinlich legen Sie sie auf Wiedervorlage, indem Sie mit der Nachverfolgungsfunktion eine Erinnerungszeit festlegen. Doch halt! Mitunter bietet Outlook die gewohnten Nachverfolgungsoptionen gar nicht an. Wenn Sie diese Erfahrung auch schon machen mussten, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Wir zeigen Ihnen, woran das liegt und was Sie dagegen machen können.
Beim Senden von E-Mails kommt es mitunter vor, dass Sie vergessen, einen Dateianhang anzufügen oder irgendeine Person als Bcc-Empfänger einzutragen. Meistens merken Sie den Fehler erst, nachdem Sie auf Senden geklickt habe. Dann ist es aber schon zu spät, weil Outlook die Nachricht bereits abgeschickt hat. Darum würde es helfen, wenn Outlook E-Mails immer ein wenig zeitverzögert sendet – zum Beispiel erst eine Minute, nachdem Sie Senden angeklickt haben. Dann könnten Sie den Fehler gegebenenfalls noch korrigieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie Outlook entsprechend konfigurieren.
FRAGE Nach der Umstellung auf eine neue Outlook-Version habe ich ein Problem mit der Empfängerauswahl für neue E-Mails. Wenn ich auf die An-Schaltfläche klicke, erscheinen zwar die Namen aus meinem Kontaktordner. Sie sind aber nach den Vornamen sortiert. Im Kontaktordner sortiert sie Outlook dagegen wie gewünscht nach den Nachnamen. Wie schaffe ich es, dass die Kontakte auch in der Empfängerauswahl für neue E-Mails nach den Nachnamen sortiert sind?
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo darauf hin, dass Outlook 365 nach dem letzten Microsoft 365-Update für einige Anwender wieder fast unbenutzbar wird. Outlook stürzt beim Öffnen oder Erstellen von E-Mails einfach kommentarlos ab. Einen ähnlichen Bug gab es bereits zum Anfang des Jahres. Bisher steht noch kein Update zur Verfügung, aber Microsoft untersucht das Problem und beschreibt eine schnelle Möglichkeit, den Absturz zu verhindern.
Viele Anwender erhalten doppelte Erinnerungen an bestimmte Geburtstage. Grund dafür ist der separate Geburtstagskalender, der für ein Office 365-Konto automatisch angelegt wird. Geburtstage werden aber meistens im Standardkalender von Outlook erfasst, zumal die Termine beim Bearbeiten eines Kontakts dort ebenfalls automatisch eingetragen werden. Auch wenn Sie den Office 365-Geburtstagskalender in Outlook gar nicht anzeigen lassen, erscheinen Erinnerungen an die darin enthaltenen Geburtstagstermine trotzdem.
FRAGE Ich bekomme regelmäßig Terminanfragen von Kunden für Besprechungen, die von Outlook direkt in meinen Kalender eingetragen werden. Für unser Team gibt es außerdem einen gemeinsam genutzten Kalender, in den alle für das Team relevanten Termine eingetragen werden. Ich möchte nun Besprechungstermine, die ich zugesagt habe, aus meinem Kalender in den Kalender unseres Teams übertragen. Früher war das mit einer Kopieraktion einfach möglich. Neuerdings sagt mir Outlook aber, dass das Kopieren von Besprechungen nicht unterstützt wird. Haben Sie eine einfache Lösung, Besprechungen doch irgendwie aus meinem Kalender in den gemeinsam genutzten Kalender zu übertragen, ohne dass ich dort manuell einen neuen Termin anlegen muss?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie in Outlook einen Termin als erledigt oder bearbeitet kennzeichnen möchten. Das wäre zum Beispiel hilfreich, um in einem gemeinsam genutzten Gruppenkalender sofort zu sehen, ob die Besprechungen der anderen Kalendernutzer tatsächlich stattgefunden haben. Termine besitzen in Outlook allerdings keine "Erledigt"-Eigenschaft. Nur Aufgaben lassen sich als erledigt kennzeichnen. Unser Tipp liefert eine Lösung.
Viele Anwender nutzen mehrere Benutzerkonten. Zum Beispiel eines mit eingeschränkten Rechten und eines mit Administratorrechten. Wenn Sie für beide Benutzer ein POP-Konto verwenden, soll in beiden Fällen dieselbe PST-Datei verwendet werden. Sie ist zum Beispiel in folgendem Ordner gespeichert: C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook-Dateien. Das Senden und Empfangen von E-Mails für den Benutzer mit eingeschränkten Rechten funktioniert fehlerfrei. Wenn Sie aber mit dem Admin-Konto arbeiten, erhalten Sie Fehlermeldungen, dass auf die Outlook-Datendatei nicht zugegriffen werden kann. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie mit unterschiedlichen Windows-Konten auf dieselbe PST-Datei zuzugreifen.
FRAGE In den Ordnereigenschaften gibt es die Option Anzahl aller Elemente anzeigen. Damit wird die entsprechende Zahl in der Ordnerliste hinter dem Ordnernamen angezeigt, so dass ich sofort einen Überblick über den Umfang der einzelnen Ordner erhalte. Ich suche schon lange nach einer Möglichkeit, diese Option automatisch für mehrere Ordner einzuschalten. Oder zumindest für alle Unterordner eines bestimmten Ordnerzweiges. Offensichtlich vererbt sich die Einstellung aber nicht automatisch auf die Unterordner - nicht einmal auf neue Unterordner. Muss ich wirklich immer wieder jeden Ordner mit der rechten Maustaste anklicken, dann Eigenschaften anwählen und schließlich die Option Anzahl aller Elemente anzeigen einschalten?
Es kommt immer wieder vor: Sie führen verschiedene Synchronisierungsaktionen mit Smartphone, Tablet usw. durch und am Ende stehen Sie mit drei separate Kontaktordnern da, in denen zum Teil identische Kontakte enthalten sind. Nun möchten Sie die Kontakte in einem einzigen Ordner zusammenführen - natürlich ohne Duplikate! Im Prinzip können Sie die Aufgabe mit wenigen Mausklicks erledigen. Unser Tipp zeigt, wie Sie vorgehen müssen.
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