Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Outlook Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Outlook.
Einige Anwender erhalten seit dem Juni-Update von Microsoft 365 bzw. Office beim Start von Outlook immer wieder die Meldung Outlook wurde geschlossen, während Sie Elemente geöffnet hatten. Möchten Sie diese Elemente aus der letzten Sitzung erneut öffnen? Sie können die Frage mit Ja oder Nein beantworten und Outlook öffnet ggf. die passenden Fenster, aber das Problem besteht darin, dass diese Abfrage wirklich bei jedem Start von Outlook erscheint, auch wenn Sie an dem Wiederherstellen der Fenster nicht interessiert sind. Eigentlich lässt sich das Verhalten von Outlook in diesem Punkt steuern, aber genau die dazu notwendige Option ist durch einen Bug plötzlich aus den Optionen verschwunden. Ein kleiner Eingriff in die Registry hilft weiter.
Inzwischen dürften auch Sie Bekanntschaft mit der neuen Navigationsleiste von Outlook gemacht haben, der Leiste, mit der Sie zwischen E-Mail, Kalender, Kontaktordner und anderen Elementen wechseln können. Allerdings hält sich der Zuspruch in Grenzen. Manchen nimmt die neue Navigationsleiste zu viel Platz ein, manche stören sich daran, dass die Leiste das Datei-Register von der gewohnten Position verdrängt, und wieder andere möchten ganz einfach die alte Navigationsleiste zurückhaben. In diesem Tipp zeigen wir unter anderem, wie Sie die alte Darstellung wieder zurückbekommen.
Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Wenn automatische Antworten an Spam-Versender geschickt werden, wissen diese, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig und in Betrieb ist. Somit besteht die Gefahr, dass Sie weiterhin Spam-Mails von diesem Spam-Versender erhalten oder sogar noch mehr "Junk-E-Mails" bekommen, weil Ihre E-Mail-Adresse an andere Spam-Versender verteilt wird.
Mit dem neuen SmartTools Monatskalender 2024 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 fügen Sie mit wenigen Mausklicks fertig formatierte Terminübersichten für Belegungsdaten, Urlaub, Abgabetermine, Projektdauer, Arbeitseinsätze usw. (auf Wunsch mit aktuellen Ferien und Feiertagen) blitzschnell in eine E-Mail ein. Mit der aktuellen Version können Sie auch kostenlose Internetkalender (.ical) zu den unterschiedlichsten Themen übernehmen.
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo darauf hin, dass Outlook 365 seit einigen Wochen Probleme beim Speichern von Anhängen auf Netzwerklaufwerken hat. Problematisch ist vor allem die Auswahl eines Netzwerklaufwerks als Standard-Speicherort (Defaultpath in der Registry). Bevor der Speichern unter-Dialog angezeigt wird, erscheint für sehr lange Zeit die Meldung, dass eine Verbindung zum Speicherort hergestellt wird. Bisher steht noch kein Bugfix zur Verfügung, aber Microsoft beschreibt einen Workaround, der die Probleme vorübergehend beheben soll.
Standardmäßig speichert Outlook seine Datendatei "Outlook.pst" in der Ordnerstruktur "C:\Dokumente und Einstellungen" bzw. "C:\Benutzer". Häufig soll die Datendatei aber zur Entlastung des Laufwerks "C:" auf einem anderen Laufwerk wie zum Beispiel "D:" oder "E:" abgelegt oder im Netzwerk gespeichert werden, um beispielsweise die Datensicherung zu vereinfachen oder um eine abwechselnde Nutzung der Outlook-Daten von verschiedenen Rechnern aus zu ermöglichen. Wenn Sie die Datendatei mit dem Windows-Explorer an den gewünschten Speicherort verschieben und Outlook starten, erhalten Sie leider keine Abfrage nach der vermissten Datendatei. Stattdessen legt Outlook kurzerhand am ursprünglichen Speicherort eine neue, leere Datendatei an. Wie Sie das verhindern und Outlook dazu bewegen können, die verschobene Datendatei vom neuen Speicherort aus zu nutzen, verrät dieser Tipp der Woche.
Der beliebte SmartTools Termin- und Aufgaben-Assistent ist jetzt noch besser! Mit der neuen Version 7.0 können Sie Termine und Aufgaben noch einfacher übernehmen, in Übersichten ausgeben und verwalten. Ohne lästiges Abtippen übernehmen Sie zum Beispiel in einem Arbeitsschritt Termine oder Aufgaben von einer Internetseite, aus Excel, einem Word-Dokument oder anderen Quellen nach Outlook. Einfach den kompletten Terminblock markieren und den Rest erledigt der Assistent.
Mit dem Juli-Update werden zwei neu entdeckte Sicherheitsprobleme in Outlook 365, 2021, 2019, 2016 und 2013 geschlossen. Leider hält Microsoft die Dokumentation der Sicherheitsprobleme inzwischen sehr kurz und liefert nur eine sehr allgemeine Beschreibung. Bekannt ist, dass Sicherheitsmeldungen beim Anklicken von Links in empfangenen E-Mails umgangen werden können. Eine der Sicherheitslücken wird bereits aktiv ausgenutzt, so dass eine kurzfristige Aktualisierung von Outlook ratsam ist.
FRAGE Neuerdings haben wir in unserem Netzwerk massive Probleme mit Signaturen. Das liegt offenbar an den neuen geräteübergreifenden Signaturen ("Roaming Signatures"), die Microsoft jüngst eingeführt hat. Auf einem Teil unserer Netzwerk-PCs kommt das neue Feature bereits zum Einsatz, auf einem anderen noch nicht. Das verwirrt die meisten Netzwerkbenutzer. Wir suchen eine Möglichkeit, die geräteübergreifenden Signaturen abzuschalten, um zum bislang gewohnten Signaturverhalten zurückzukehren.
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.1 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
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