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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
In einem umfangreichen Dokument möchten Sie an bestimmten Stellen auf die Seitenzahl einer anderen Textstelle verweisen. Sie haben zum Beispiel auf Seite 5 einen Kasten mit erläuterndem Text eingefügt. Nun möchten Sie später im Text in der Form "Vgl. Kasten auf Seite 5" auf den Kastentext verweisen. Es kann aber natürlich sein, dass sich die Seitenzahl durch das Einfügen oder Löschen von Text noch ändert. Wie schaffen Sie es also, dass Word die Seitenzahl in dem Verweis automatisch anpasst? Unser Tipp liefert die passende Lösung.
FRAGE Ich möchte mit dem Befehl Sendungen-Erstellen-Umschläge einen Briefumschlag mit der Adresse eines Kontakts aus meinem Outlook-Adressbuch bedrucken. Wenn ich einen Kontakt im Umschlag-Dialog auswähle, fügt Word die Anschrift allerdings so ein, dass die Postleitzahl hinter dem Ortsnamen steht – also zum Beispiel "Dortmund 44139" anstelle von "44139 Dortmund". In Outlook habe ich aber alle Adressdetails in die entsprechenden Felder eingetragen. Wie bringe ich Word dazu, die Umschlagadressen in der in Deutschland üblichen Form einzufügen – also mit der Postleitzahl vor dem Ort?
Word und die übrigen Anwendungen des Microsoft 365-Pakets senden regelmäßig Diagnosedaten an Microsoft. Das passiert unbemerkt im Hintergrund und immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die sich hier mehr Kontrolle wünschen. Ganz ausschalten lässt sich die Übertragung von Diagnosedaten leider nicht. Sie könnten höchstens die Internetverbindung Ihres PCs kappen. Aber dann funktionieren auch andere Word-Dienste nicht mehr – zum Beispiel die Diktierfunktion oder die Recherchefunktion. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Studie in Auftrag gegeben, die das Abrufen von Diagnosedaten durch Microsoft 365 näher beleuchtet. Immerhin wird dort ein undokumentierter Registry-Eintrag erwähnt, mit dem Sie den Umfang der an Microsoft gesendeten Diagnosedaten so weit wie möglich einschränken können.
Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die einen Text mit fortlaufenden Zeilennummern versehen müssen. Sie können natürlich nicht jede Zeile mit einem Zeilenvorschub beenden und dann jede neue Zeile mit der entsprechenden Nummer beginnen. Eine klassische Nummerierung kommt ebenfalls nicht in Frage, weil dann auch wieder jede Zeile mit einem Zeilenvorschub enden müsste. Word besitzt tatsächlich eine eingebaute Funktion für automatische Zeilennummern. Unser Tipp zeigt, wie Sie sie nutzen.
FRAGE Ich habe eine kleine, zweispaltige Tabelle angelegt und dafür in den Tabelleneigenschaften die Option Umgebend ausgewählt. Die Tabelle soll am unteren Seitenrand fixiert werden und der normale Text soll vor der Tabelle umbrochen und auf der nächsten Seite fortgesetzt werden. Bei Grafikobjekten kann man in Word die Umbruchoption Oben und unten aktivieren. Bei Tabellen scheint es aber keine Umbruchoptionen zu geben. Aktuell fließt der normale Text auch rechts und links um die Tabelle, was nicht sein soll. Wissen Sie, wie ich die Umbruchoption Oben und unten für meine Tabelle einschalten kann?
Es kommt nicht sehr häufig vor, dass Microsoft vom Zeitplan der monatlichen Sicherheitsupdates abweicht. Vor wenigen Tagen ist nun ein außerplanmäßiges Update für alle aktuellen Office-Versionen erschienen, das eine kritische Sicherheitslücke schließt, die bereits aktiv ausgenutzt wird. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen einer manipulierten Datei in Word, Excel oder Point zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Sorgen Sie schnellstmöglich für eine Aktualisierung Ihres Office-Pakets.
Wer kennt das Problem nicht: Sie haben beispielsweise einen Brief geschrieben, der eigentlich nur eine Seite umfassen sollte. Am Ende ist der Text ein wenig länger und auf der zweiten Seite befinden sich nur einige wenige einsame Zeilen. Nun können Sie natürlich hier und da Leerzeilen entfernen, Text kürzen und Abstände verkleinern. Schneller und einfacher geht es mit einer wenig bekannten Funktion von Word: In der alten Seitenansicht stand Ihnen das Symbol "Um eine Seite verkleinern" zur Verfügung. Klicken Sie es an und Word verkleinert die Schriftgrößen in Ihrem Dokument so, dass es eine Seite kürzer ist. In Sekundenschnelle haben Sie so die lästigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite untergebracht. In den aktuellen Versionen ist die klassische Seitenansicht nicht mehr ohne weiteres verfügbar, so dass Sie auf Technik in unserem Tipp ausweichen müssen.
FRAGE Wir haben ein lokales Netzwerk und bearbeiten in den meisten Fällen Dokumente, die in einem Ordner auf dem Server gespeichert sind. In letzter Zeit kommt es manchmal vor, dass ich ein Dokument nicht mehr bearbeiten kann. Eingaben sind nicht möglich und die meisten Befehle im Menüband sind ausgegraut. Es handelt sich um einfache Word-Dokumente (DOCX-Dateien) und nicht etwa um Dokumente mit Makros, die mit einer Makrowarnung deaktiviert wurden. Wissen Sie, woran das liegen könnte und was ich dagegen tun kann?
Mit den ersten Updates des Jahres von Microsoft werden zwei neu entdeckte Sicherheitslücken in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen eins manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Die Sicherheitslücken in Word werden hier genauer dokumentiert.
Wenn Sie in einem Word-Dokument sehr viele Textmarken einsetzen, könnte eine Liste aller Textmarken inklusive der jeweiligen Seitennummern für mehr Übersicht sorgen. Eine passende Funktion gibt es in Word allerdings leider nicht. Mit einem VBA-Makro kommen Sie allerdings zum Ziel. In unserem Tipp stellen wir nicht nur eine fertige Lösung vor, sondern wir zeigen auch Schritt für Schritt, wie Sie das Makro in Ihr Word integrieren.
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