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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Viele Anwender kennen inzwischen die sehr nützliche "Berechnen"-Funktion, die Word allerdings standardmäßig nicht über das Menüband anbietet. Sie können aber mit wenig Aufwand Berechnen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, um in Zukunft zum Beispiel schnell die Summe aller markierten Tabellenzellen anzeigen zu lassen. Nach dem Umstieg auf eine aktuelle Word-Version scheint der Berechnen-Befehl allerdings plötzlich nicht mehr verfügbar zu sein. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ihn wieder verfügbar machen.
FRAGE In meiner früheren Word-Version konnte ich Formatvorlagen für diverse Überschriftenebenen zuweisen. Nun habe ich ein Update durchgeführt und wenn ich in meiner neuen Word-Version ein Dokument anlege, werden mir unter Start-Formatvorlagen aber nur die Formatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" angeboten. Wie kann ich einem Absatz jetzt zum Beispiel die Formatvorlage "Überschrift 3" oder "Überschrift 4" zuweisen?
Vor kurzem haben wir beschrieben, wie sich mit dem Befehl Beschriftung einfügen schnell automatisch nummerierte Textelemente anlegen lassen. Dabei werden alle Beschriftungen, – egal ob die eingebauten "Abbildungen" und "Tabellen" oder benutzerdefinierte Einträge wie "Beispiel" oder "Definition" –, gleich formatiert werden. Manchmal möchten Sie Beschriftungen aber alle unterschiedlich formatieren. Allerdings erhalten alle Beschriftungen standardmäßig das Format, das in der Formatvorlage "Beschriftung" definiert ist. Eine Option, jedem Beschriftungseintrag eine eigene Formatvorlage zuzuweisen, gibt es leider nicht. Mit unserem Tipp kommen Sie weiter.
Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke "Name" an, um den Empfänger eines Briefes einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten. Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke "Nachname" eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.
FRAGE Sie hatten in einem Helpline-Beitrag kürzlich beschrieben, wie sich hoch- oder tiefgestellte Zeichen schnell per Tastenkombination einfügen lassen. Für tiefgestellte Zeichen empfehlen Sie die Tastenkombination Strg + #, was auch funktioniert. Für hochgestellte Zeichen nennen Sie aber Strg + Num+ (Strg in Kombination mit der Plustaste im Ziffernblock). Das funktioniert bei mir nicht. Auch eine Kombination mit der Plustaste im alphanumerischen Teil der Tastatur führt nicht zu einer Hochstellung; das erhöht bei mir die Zoomstufe. Liegt da ein Fehler vor? Oder ist an meiner Word-Version etwas falsch?
Wir haben vor einigen Wochen eine fertige Lösung vorgestellt, mit der sich die Fenster für Formatvorlagen oder andere Aufgabenbereiche bei Bedarf an einer bestimmten Position öffnen lassen. Wir haben dazu einige Anfragen von Lesern erhalten, die sich das Öffnen und Positionieren bereits automatisch beim Start von Word gewünscht haben. Es soll zum Beispiel sofort der Bereich der Formatvorlagen angezeigt werden, und zwar rechts neben dem Dokumentfenster. Wir zeigen, wie Sie unsere Lösung mit wenig Aufwand anpassen.
FRAGE In einigen Dokumenten lasse ich am linken Rand die Zeilennummern anzeigen. Es ist mir bislang aber noch nicht gelungen, den Bereich mit den Zeilennummern zu formatieren. Ich möchte den Randbereich mit den Zeilennummern zum Beispiel grau schattieren und als Abgrenzung zum normalen Text soll der schattierte Bereich rechts eine Rahmenlinie erhalten. Ich kann den Zeilennummernbereich aber nicht markieren, um ihm ein Absatzformat zuzuweisen. Gibt es irgendeinen Trick, die Randspalte mit den Zeilennummern zu formatieren?
Es kommt immer wieder vor, dass Sie Zeilen zu einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten. Allerdings: wenn Sie nicht nur eine einzige, sondern gleich mehrere Zeilen hinzufügen möchten, gibt es ein Problem. Es gibt keinen Word-Befehl, mit dem Sie zum Beispiel fünf Zeilen auf einmal an eine Tabelle anfügen können. Wenn Sie Tabellenlayout-Zeilen und Spalten-Zeile unterhalb einfügen anwählen, fügt Word immer nur eine Zeile hinzu. Das ist natürlich sehr zeitaufwändig, wenn Sie zum Beispiel zwanzig Zeilen hinzufügen möchten. Unser Tipp der Woche hilft weiter.
FRAGE Ich habe die "Symbolleiste für den Schnellzugriff" angepasst und das Symbol Adressbuch eingefügt, um schnell Adressen aus meinem Outlook-Kontaktordner einfügen zu können. In meiner vorherigen Word-Version konnte ich auf diesem Wege auch neue Kontakte anlegen. Diese Funktion fehlt mir in meinem neuen Word. Wurde die Funktion abgeschafft? Oder kennen Sie einen Weg, aus dem Adressbuch von Word neue Kontakte anzulegen? Ich möchte nicht immer erst zu Outlook wechseln.
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