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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Was tun, wenn Word Rechtschreibfehler bemängelt, die eigentlich gar keine sind, - beispielsweise Eigennamen oder wenig gebräuchliche Fachbegriffe? Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie bereits einige Verfahren kennengelernt, mit denen sich die Korrekturfunktionen von Word verfeinern lassen. In diesem zweiten Teil stellen wir Ihnen eine interessante Alternative mit Hilfe von Formatvorlagen vor. Schauen Sie selbst.
FRAGE Ich bearbeite gerade ein umfangreiches Dokument mit diversen Kapiteln. Ich möchte, dass die Seitenzahlen fortlaufend über alle Kapitel nummeriert werden. Das funktioniert auch in den ersten paar Kapiteln. Irgendwann fängt Word aber an, die Seitenzahlen wieder mit 1 zu beginnen. So steht zum Beispiel in der Fußzeile von Kapitel 6 plötzlich die Seitenzahl 1 anstelle der eigentlich erwarteten Seitenzahl 50. Wie verhindere ich, dass Word die Seitenzahlen durcheinanderbringt?
Mit dem brandneuen SmartTools KI-Assistenten Pro 5.0 nutzen Sie die Möglichkeiten moderner KI direkt in Word. Das große Update bietet eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche und zahlreiche neue Funktionen, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit Texten unterstützen. Erstellen, überarbeiten, analysieren, übersetzen oder verdichten Sie Inhalte, ohne Word verlassen und zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Der Assistent ist jederzeit nur einen Mausklick entfernt. Geben Sie Ihren Arbeitsauftrag einfach in das Eingabefeld ein und starten Sie den Chat mit der gewünschten KI. Die Antwort können Sie anschließend prüfen, durch weitere Anweisungen verfeinern und direkt in das aktuelle oder in ein neues Word-Dokument übernehmen.
Die Rechtschreibprüfung ist für gewöhnlich eine große Hilfe beim Schreiben mit Word. Nur manchmal schießt sie über das Ziel hinaus, wenn sie immer wieder Begriffe bemängelt, die gar nicht falsch geschrieben sind. Meist sind das Fachbegriffe oder Eigennamen. Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Es wäre aber schön, wenn sie die Rechtschreibprüfung als korrekte Wörter einstufen würde. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Korrekturfunktionen von Word entsprechend erweitern.
FRAGE : Ich stelle leider immer wieder fest, dass meine Word-Dateien unverhältnismäßig groß werden. Dabei sind viele davon gar nicht so umfangreich. Meist enthalten sie nur das übliche Deckblatt mit unserem Firmenlogo und vielleicht zwei bis fünf Seiten Text. Trotzdem erreichen die Dateien zum Teil Größen von bis zu 30 MB. Woran liegt das und wie kann ich die Dateigröße in vernünftigen Grenzen halten?
Sie können in Word bekanntlich verschiedene Standardformen (Rechtecke, Kreise usw.) einfügen. Dabei verwendet Word aber immer einen blauen Hintergrund mit Rahmen. Und Text, den Sie der Form hinzufügen, erscheint in Weiß. Wenn Ihnen diese Vorgaben nicht gefallen, müssen Sie sie nicht immer wieder manuell anpassen. Die Vorgaben für die Hintergrundfarbe und die Rahmeneinstellungen können Sie relativ leicht ändern. Damit diese Vorgaben nicht nur für das aktuelle Dokument gelten, sondern für alle neuen Standarddokumente, nehmen Sie die Änderungen direkt in der Vorlagendatei NORMAL.DOTM vor.
FRAGE In meiner Vorlage für Manuskripte habe ich die Anzeige der Zeilennummern eingeschaltet (Anmerkung: der Befehl lautet (Seiten)Layout-Seite einrichten-Zeilennummern-Fortlaufend), um einen genauen Überblick über die Länge meines Textes zu haben. Word zählt dabei aber auch leere Zeilen mit, das heißt: Zeilen, die ich mit Return zwischen zwei Absätzen einfüge. Diese Zeilen sollen aber nicht mitgezählt werden, weil es den Gesamtumfang des Textes verfälscht. Gibt es in Word eine Möglichkeit, einzelne Zeilen von der automatischen Nummerierung auszunehmen?
Viele Anwender kennen inzwischen die sehr nützliche "Berechnen"-Funktion, die Word allerdings standardmäßig nicht über das Menüband anbietet. Sie können aber mit wenig Aufwand Berechnen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, um in Zukunft zum Beispiel schnell die Summe aller markierten Tabellenzellen anzeigen zu lassen. Nach dem Umstieg auf eine aktuelle Word-Version scheint der Berechnen-Befehl allerdings plötzlich nicht mehr verfügbar zu sein. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ihn wieder verfügbar machen.
FRAGE In meiner früheren Word-Version konnte ich Formatvorlagen für diverse Überschriftenebenen zuweisen. Nun habe ich ein Update durchgeführt und wenn ich in meiner neuen Word-Version ein Dokument anlege, werden mir unter Start-Formatvorlagen aber nur die Formatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" angeboten. Wie kann ich einem Absatz jetzt zum Beispiel die Formatvorlage "Überschrift 3" oder "Überschrift 4" zuweisen?
Vor kurzem haben wir beschrieben, wie sich mit dem Befehl Beschriftung einfügen schnell automatisch nummerierte Textelemente anlegen lassen. Dabei werden alle Beschriftungen, – egal ob die eingebauten "Abbildungen" und "Tabellen" oder benutzerdefinierte Einträge wie "Beispiel" oder "Definition" –, gleich formatiert werden. Manchmal möchten Sie Beschriftungen aber alle unterschiedlich formatieren. Allerdings erhalten alle Beschriftungen standardmäßig das Format, das in der Formatvorlage "Beschriftung" definiert ist. Eine Option, jedem Beschriftungseintrag eine eigene Formatvorlage zuzuweisen, gibt es leider nicht. Mit unserem Tipp kommen Sie weiter.
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