Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Nach Installation der neuesten Office- und Windows-Updates aus dem November 2024, kann es zu Problemen beim Aufruf des SmartTools Serienmailers kommen. Wenn Sie ein Mailing öffnen oder anlegen möchten, wird der Aufgabenbereich links neben dem Dokument, über den Sie alle Einstellungen vornehmen können, nicht mehr eingeblendet. Auslöser des Problems ist eine Änderung von Microsoft in Bezug auf die interne Verwaltung von Aufgabenbereichen. Mit der neuesten Version 5.4 wurde der Serienmailer entsprechend angepasst.
Dass Sie mit Word nicht nur Word-, sondern auch PDF-Dokumente erstellen können, wissen Sie bestimmt. Weitgehend unbekannt ist aber, dass Sie in die PDF-Dokumente auch Lesezeichen integrieren können, die das Navigieren in PDF-Dokumenten erleichtern. Für umfangreiche Texte sind sie sogar unerlässlich und sollten in jedem Fall verwendet werden. Wie Sie den Lesern Ihrer PDF-Dokumente die Navigation mit Lesezeichen erleichtern, erfahren Sie in diesem Tipp.
FRAGE Ich möchte einen Serienbrief mit einem Anschriftenfeld erstellen. Die Datenquelle enthält dafür Adressen aus verschiedenen Ländern. Die Länderangabe soll aber nur in der Anschrift erscheinen, wenn es sich um eine ausländische Adresse handelt, - also wenn im Feld "Land" der Datenquelle etwas anderes als "Deutschland" steht. Ich habe es schon mit einem IF-Feld nach folgendem Schema versucht: { IF { MERGEFIELD Land } = "Deutschland" "" { MERGEFIELD Land } }. Das funktioniert aber nur, wenn als Länderangabe tatsächlich "Deutschland" eingetragen ist. Leider enthält die Datenquelle aber auch Einträge wie "DEUTSCHLAND" (komplette Großschreibung) oder manchmal sogar "deutschland" (komplette Kleinschreibung). Dann versagt meine IF-Abfrage. Wissen Sie, wie ich eine Abfrage formulieren kann, die Groß- und Kleinschreibung ignoriert?
In den letzten Wochen haben wir zahlreiche Anfragen rund um das Thema "E-Rechnungen mit Word" erhalten. Daher möchten wir Ihnen ein kurzes Update zum Stand der Dinge geben. Unser Entwicklerteam hat in den letzten Monaten einige Erfahrungen bei der Umsetzung von verschiedenen individuellen E-Rechnungslösungen für Word, Outlook, Excel, Word und Access gesammelt. Mittlerweile können wir das Erstellen, Auslesen, Visualisieren, Validieren, Exportieren und Ablegen von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) praktisch in jeder gewünschten Form individuell in Office-Anwendungen integrieren. Wir unterstützen dabei Office 365, 2024, 2023, 2021, 2019, 2016 und 2013. Wir arbeiten aktuell daran, unsere fertigen E-Rechnungsmodule in Add-Ins sowie Entwicklerbibliotheken für Word, Excel, Access und Outlook umzusetzen. Das erste Ergebnis ist SmartTools E-Rechnung Free für Outlook. Die Erweiterung integriert sich nahtlos in Outlook und bietet erst einmal alle Funktionen, die Sie zum Start der E-Rechnung benötigen.
Informationen aus der Datenquelle direkt in einen Serienbrief zu übernehmen ist kein Problem, aber wie sieht es aus, wenn Sie Daten flexibel berechnen möchten? Zum Beispiel soll ein Feld mit dem Datum in 14 Tagen verwendet werden. Mit den Datumsfeldern von Word können Sie tatsächlich keine Berechnungen anstellen. Am einfachsten ist es, das zukünftige Datum per VBA-Makro berechnen zu lassen, und zwar mit einem Makro, das Word automatisch beim Zusammenführen von Datenquelle und Seriendruckdokument ausführt. Unser Tipp liefert eine fertige Lösung.
FRAGE Ich möchte mit dem Befehl Sendungen-Erstellen-Umschläge einen Briefumschlag vorbereiten und dabei die Schriftart der Absenderadresse ändern. Dazu habe ich im Dialog des genannten Befehls die Optionen geöffnet, die Schriftart der Absenderadresse angepasst und dann auf Als Standard festlegen geklickt. Leider ignoriert Word meine Änderung und behält weiterhin seine Standard-Schriftart bei. Haben Sie eine Idee, wie ich die Schriftart der Absenderadresse permanent ändern kann?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine Tabelle fest an einer bestimmten Stelle fixieren möchten. Zum Beispiel oben rechts auf der Seite, um dort bestimmte Bearbeitungsvermerke einzugeben. Der normale Text soll um die Tabelle herumfließen. Wir zeigen in unserem Tipp, wenn das mit wenig Aufwand gelingt. Tabellen können nämlich - ähnlich wie Abbildungen oder andere Grafikobjekte - frei auf einer Seite platziert werden.
Über das Menü Einfügen-Schnellbausteine-Feld können Sie viele nützliche Informationen wie das Druckdatum, Ihre Absenderangaben oder Pfad und Dateiname des Dokumentes an beliebiger Position (Text, Kopf-/Fußzeile, Tabelle) im Dokument ausgeben lassen. Zusätzlich zu diesen direkt über Feldfunktionen erreichbaren Informationen können Sie für ein Dokument über Datei-Informationen-Eigenschaften-Erweiterte Eigenschaften auf der Registerkarte "Anpassen" weitere Daten wie einen Abteilungsnamen, eine Projektbezeichnung oder Kontrollvermerke hinterlegen.
FRAGE Ich habe mehrere Bilder in der Zeichnungsebene eingefügt, so dass ich sie frei auf der Seite positionieren kann. Aus Grafikprogrammen kenne ich es, dass beim Verschieben eines Bildes automatisch Linien erscheinen, die beim Ausrichten an anderen Bildelementen helfen. Ein Bekannter sagte mir, dass dies in Word genauso sei. Bei mir ist das aber leider nicht der Fall. Wissen Sie, wie ich diese Ausrichtungsmöglichkeit in Word nutzen kann?
Wie viel Zeit haben Sie schon bei der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwendet? Vergessen Sie die umständliche Suche nach Word-Dateien in den Verzeichnissen Ihrer Festplatte, im Netzwerk oder der Cloud: Unser kostenloses Add-In SmartTools QuickStart stellt Ihnen einen Schnellstartbereich in Word zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks ordnen Sie Dokumente in frei definierbaren Ordnern ein. Anschließend sind diese Dateien jederzeit abrufbereit, ohne dass Sie jemals wieder danach suchen oder in das entsprechende Verzeichnis wechseln müssen. Einzelne Dokumente lassen sich dabei ebenso wie eine Gruppe von bis zu drei Dateien mit einem Mausklick öffnen. Unser Tipp zeigt, wie einfach Sie mit der Word-Erweiterung Ihre Produktivität erhöhen.
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