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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke "Name" an, um den Empfänger eines Briefes einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten. Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke "Nachname" eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.
FRAGE Sie hatten in einem Helpline-Beitrag kürzlich beschrieben, wie sich hoch- oder tiefgestellte Zeichen schnell per Tastenkombination einfügen lassen. Für tiefgestellte Zeichen empfehlen Sie die Tastenkombination Strg + #, was auch funktioniert. Für hochgestellte Zeichen nennen Sie aber Strg + Num+ (Strg in Kombination mit der Plustaste im Ziffernblock). Das funktioniert bei mir nicht. Auch eine Kombination mit der Plustaste im alphanumerischen Teil der Tastatur führt nicht zu einer Hochstellung; das erhöht bei mir die Zoomstufe. Liegt da ein Fehler vor? Oder ist an meiner Word-Version etwas falsch?
Wir haben vor einigen Wochen eine fertige Lösung vorgestellt, mit der sich die Fenster für Formatvorlagen oder andere Aufgabenbereiche bei Bedarf an einer bestimmten Position öffnen lassen. Wir haben dazu einige Anfragen von Lesern erhalten, die sich das Öffnen und Positionieren bereits automatisch beim Start von Word gewünscht haben. Es soll zum Beispiel sofort der Bereich der Formatvorlagen angezeigt werden, und zwar rechts neben dem Dokumentfenster. Wir zeigen, wie Sie unsere Lösung mit wenig Aufwand anpassen.
FRAGE In einigen Dokumenten lasse ich am linken Rand die Zeilennummern anzeigen. Es ist mir bislang aber noch nicht gelungen, den Bereich mit den Zeilennummern zu formatieren. Ich möchte den Randbereich mit den Zeilennummern zum Beispiel grau schattieren und als Abgrenzung zum normalen Text soll der schattierte Bereich rechts eine Rahmenlinie erhalten. Ich kann den Zeilennummernbereich aber nicht markieren, um ihm ein Absatzformat zuzuweisen. Gibt es irgendeinen Trick, die Randspalte mit den Zeilennummern zu formatieren?
Es kommt immer wieder vor, dass Sie Zeilen zu einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten. Allerdings: wenn Sie nicht nur eine einzige, sondern gleich mehrere Zeilen hinzufügen möchten, gibt es ein Problem. Es gibt keinen Word-Befehl, mit dem Sie zum Beispiel fünf Zeilen auf einmal an eine Tabelle anfügen können. Wenn Sie Tabellenlayout-Zeilen und Spalten-Zeile unterhalb einfügen anwählen, fügt Word immer nur eine Zeile hinzu. Das ist natürlich sehr zeitaufwändig, wenn Sie zum Beispiel zwanzig Zeilen hinzufügen möchten. Unser Tipp der Woche hilft weiter.
FRAGE Ich habe die "Symbolleiste für den Schnellzugriff" angepasst und das Symbol Adressbuch eingefügt, um schnell Adressen aus meinem Outlook-Kontaktordner einfügen zu können. In meiner vorherigen Word-Version konnte ich auf diesem Wege auch neue Kontakte anlegen. Diese Funktion fehlt mir in meinem neuen Word. Wurde die Funktion abgeschafft? Oder kennen Sie einen Weg, aus dem Adressbuch von Word neue Kontakte anzulegen? Ich möchte nicht immer erst zu Outlook wechseln.
Mit dem neuen SmartTools Kalender-Assistenten 2027 erstellen Sie blitzschnell individuelle Planungsvorlagen direkt in Word. Für jeden beliebigen Zeitpunkt und auf Wunsch mit Feiertagen und hervorgehobenen Ferienterminen passend für Ihr Bundesland. Das Ergebnis sind Tages-, Wochen- oder Monatskalender nach Ihren Vorgaben als ungeschützte Word-Dokumente, die Sie beliebig ausfüllen, formatieren und anpassen können.
Wenn Sie Serien-E-Mails verschicken, sollen diese bei den Empfängern natürlich möglichst in der Form ankommen, in der Sie sie formatiert haben. In Word haben Sie zum Beispiel Text im Blocksatz formatiert, der auf dem Bildschirm wie gewünscht gleichmäßig zwischen den Rändern der DIN A4-Seite dargestellt wird. Bei den Empfängern von Serien-E-Mails erscheint der Text aber in einer willkürlichen Breite, die nur von der Größe des Fensters abhängig ist, in der der Nachrichtentext angezeigt wird. Stellt sich also die Frage, wie die Serien-E-Mails genau in der Breite ankommen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
FRAGE Ich habe in der Vergangenheit immer gerne per Rechtsklick auf das Taskleistensymbol von Word meine zuletzt verwendeten Dokumente geöffnet. Wichtige Dokumente habe ich in der Sprungliste, die nach dem Rechtsklick erscheint, angeheftet. Genau das funktioniert seit einiger Zeit nicht mehr. Es öffnet sich zwar die Sprungliste, angeheftete Dokumente bleiben aber nicht angeheftet. Woran kann das liegen?
Tabellen enthalten häufig unerwünschte Leerzeilen, die Sie mühsam nacheinander markieren und löschen müssen, um das Layout zu optimieren. Word bietet leider standardmäßig keine Funktion, um den Vorgang zu beschleunigen. Das kleine VBA-Makro aus unserem Tipp hilft weiter: Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie ein Makro zum Löschen leerer Tabellenzeilen in Ihrer Standardvorlage NORMAL.DOTM anlegen, so dass Sie die neue Funktion bei Bedarf in jedem Dokument einsetzen können.
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