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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Unser Tipp liefert die Lösung.
Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.2 für Word müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Dokumente mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des aktuellen Dokuments in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien wahlweise lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Mit Strg + Umschalt + Leertaste können Sie ein geschütztes Leerzeichen einfügen, damit zwei Wörter nicht durch einen eventuellen Zeilenumbruch getrennt werden. Problematisch wird es aber bei automatisch erstellten Beschriftungen, insbesondere bei Querverweisen auf diese Beschriftungen. Es passiert immer wieder, dass zum Beispiel bei einem Querverweis auf "Abbildung 1" ein Umbruch vor der Ziffer eingefügt wird. Wenn Sie manuell ein geschütztes Leerzeichen in den Querverweis einfügen, setzt Word das selbstständig auf ein normales Leerzeichen zurück, sobald Sie das Feld aktualisieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
FRAGE Ich muss eine Verbrauchskostenabrechnung erstellen und habe dafür eine Excel-Tabelle angelegt. Nun will ich die Abrechnung als Word-Serienbrief verschicken. Dabei ergibt sich das Problem, dass die Summen in der Excel-Datei mitunter 16 Nachkommastellen aufweisen, was sich in Excel durch Einsatz des Währungsformats schnell auf die üblichen 2 Stellen reduzieren lässt. Im Word-Serienbrief erscheinen aber trotzdem alle Nachkommastellen. Wie schaffe ich es, die Ausgabewerte ohne manuelle Nachbearbeitungen auf das Währungsformat zu reduzieren?
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.0 für Word erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Word per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrem Rechnungsformular auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Anzeigen und Validieren von E- Rechnungen. Zusammen mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Word wird eine fertige Mustervorlage zur Ausgabe von E-Rechnungen mit Word installiert. Die Beispiellösung ist ungeschützt und kann beliebig an Ihre Bedürfnisse angepasst oder als Vorlage für Ihre individuelle Lösung verwendet werden. Die brandneue Version 2.0 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4!
Erstellen Sie manchmal Dokumentvorlagen für andere Benutzer? Dann kennen Sie sicher die Probleme: Irgendwann ist doch wieder die Fußzeile mit den Kontoinformationen verschwunden. Oder die Benutzer haben es geschafft, das Firmenlogo aus der Kopfzeile zu entfernen. Für solche Fälle brauchen Sie einen Schutz der Kopf- und Fußzeileninformationen. Mit ein paar Zeilen VBA-Code ist dieser Schutz schnell eingerichtet. Dieser Tipp verrät, wie es geht.
FRAGE Ich habe ein Dokument auf OneDrive für verschiedene User zur Bearbeitung freigegeben. Mit Hilfe der neuen Kommentarfunktion soll untereinander über den Inhalt diskutiert werden. Das generelle Kommentieren funktioniert auch. Was aber nicht hundertprozentig funktioniert, sind die @-Erwähnungen, mit denen sich bestimmte Benutzer direkt ansprechen und benachrichtigen lassen. Manche Benutzer melden, dass beim Eingeben des @-Zeichens in einem Kommentar keine Namensliste erscheint, sondern nur der Hinweis "Suche derzeit nicht möglich". Bei anderen Benutzern funktioniert die @-Erwähnung ohne Probleme. Gibt es irgendwelche Einstellungen für @-Erwähnungen, die erst aktiviert werden müssen?
Unsere brandneue Erweiterung SmartTools QuickStart 8.1 für Word sorgt für einen blitzschnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Dokumente - egal in welchem Verzeichnis oder auf welchem Server in Ihrem Netzwerk sie sich befinden. Starten Sie einzelne oder zusammengehörige Gruppen von Dokumenten jederzeit per Mausklick – ganz ohne lästige Suche in Ihren Dateiordnern oder zeitraubende Verzeichniswechsel.
Wenn Sie beispielsweise in einem Bestellformular gerne die Kalenderwoche zu einem Datum ausgeben möchten, suchen Sie in Word vergeblich nach einer entsprechenden Funktion. Tatsächlich lässt sich die Kalenderwoche nur mit Hilfe einer benutzerdefinierten VBA-Funktion berechnen. Dazu können wir Ihnen in diesem Tipp zwei Varianten anbieten: a) eine Funktion, die die reine Kalenderwoche als Zahl ausgibt (z.B. "50"), und b) eine Funktion, die die Kalenderwoche zusammen mit der Jahreszahl als Zeichenfolge liefert (z.B. "22/2026").
FRAGE Seit ein paar Tagen ist es mir nicht mehr möglich, meine Word-Dokumente als DOCX-Dateien zu speichern. Ich erstelle ganz normale Texte ohne Makros. Aber wenn ich das Dokument speichern will, bietet mir Word standardmäßig nur den Dateityp "Word 97-2003-Dokument (*.doc)" an. Ich kann den Dateityp nicht in das neuere DOCX-Format ändern, weil mir dieser Dateityp gar nicht angeboten wird. Ich habe eine aktuelle Word-Version, alle Updates installiert und bei der Installation das Microsoft-Dateiformat "Open XML" – und nicht "OpenDocument" – ausgewählt. Wissen Sie, wie ich meine Dokumente wieder als DOCX-Dateien speichern kann?
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