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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Auf Briefköpfen ist ein sauber formatiertes Adressfeld ein Muss. Mit dem neuen SmartTools Adress-Assistenten 8.0 für Word fügen Sie fertige Adressfelder samt Absender passend in Ihre Dokumente ein. Keine langwierigen Formatierungsarbeiten oder böse Überraschungen beim Einlegen Ihres Briefes in den Umschlag mehr. Alles ist an seinem Platz. Die Ausrichtung des Adressfensters lässt sich dabei variabel anpassen.
Professionelle Layoutprogramme verfügen über die Möglichkeit, feste Gestaltungselemente wie einen bestimmten Schriftzug oder ein Firmenlogo auf einer so genannten Masterseite zu platzieren. Auf diese Weise erreichen Sie, dass dieses Elements auf jeder Seite des Dokuments angezeigt wird, ohne dass Sie es extra einfügen müssen. Standardmäßig verfügt Word über keine solche Masterseite, aber es gibt einen kleinen Trick, mit der Sie feste Layoutelemente ganz einfach realisieren können.
FRAGE Wenn ich mit Einfügen-Illustrationen-Bilder-Dieses Gerät ein auf meinem Computer gespeichertes Bild einfügen will, zeigt mir Word immer als erstes meinen persönlichen Bilder-Ordner an. Diesen Ordner nutze ich aber gar nicht. Bilddateien speichere ich schon aus Speicherplatzgründen in einem speziellen Ordner auf Laufwerk D:, weshalb es für mich praktischer wäre, wenn Word beim Einfügen von Bildern gleich diesen Ordner anzeigen würde. Wissen Sie, ob es möglich ist, dass Word immer automatisch meinen Bildordner auf Laufwerk D: öffnet, wenn ich ein Bild einfügen will?
Mit dem kostenlosen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie ChatGPT ohne Abonnement in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie ein Dokument, markieren Sie einige Absätze und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Die brandneue Version 4.5 wurde um neue ChatGPT-Modelle erweitert. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 zur Verfügung!
Nehmen wir an, dass Sie vorgestanzte Pappen für Postkarten bedrucken möchten. Jede Pappe umfasst vier Postkarten. Gedruckt werden sollen ein Standardtext und die jeweilige Empfängeradresse. Dabei soll auf jeder Postkarte eine andere Adresse stehen. Die Herausforderung beim Einsatz der Seriendruckfunktion besteht darin, dass jede Postkarte natürlich mit einer anderen Adresse versehen werden soll. Word ändert die Adressen standardmäßig leider aber nur seitenweise, so dass immer alle vier Postkarten eines Blatts mit derselben Adresse bedruckt werden. Sie können mit der Seriendruckfunktion aber auch mehrere Datensätze einer Datenquelle auf einem Blatt Papier ausdrucken. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE Ich habe per Einfügen-Illustrationen-Formen eine Linie eingefügt. Damit Word die Linie exakt horizontal darstellt, habe ich beim Zeichnen die Umschalt-Taste gedrückt. Dann habe ich der Linie die gewünschte Farbe und Dicke zugewiesen. Soweit funktioniert alles wie erwartet. Nun wollte ich noch eine vertikale Linie mit derselben Formatierung hinzufügen. Um Farbe und Dicke nicht noch einmal neu festlegen zu müssen, habe ich die erste Linie kopiert und erneut eingefügt. Nun dachte ich, dass ich beim Ziehen des Linien-Endpunkts einfach wieder die Umschalt-Taste drücke, damit Word automatisch bei einer exakt vertikalen Ausrichtung der Linie einrastet. Das passiert aber nicht. Ich habe keine Möglichkeit gefunden, die Linie so zu verändern, dass sie exakt vertikal dargestellt wird. Kennen Sie einen Trick?
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Unser Tipp liefert die Lösung.
Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.2 für Word müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Dokumente mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des aktuellen Dokuments in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien wahlweise lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Mit Strg + Umschalt + Leertaste können Sie ein geschütztes Leerzeichen einfügen, damit zwei Wörter nicht durch einen eventuellen Zeilenumbruch getrennt werden. Problematisch wird es aber bei automatisch erstellten Beschriftungen, insbesondere bei Querverweisen auf diese Beschriftungen. Es passiert immer wieder, dass zum Beispiel bei einem Querverweis auf "Abbildung 1" ein Umbruch vor der Ziffer eingefügt wird. Wenn Sie manuell ein geschütztes Leerzeichen in den Querverweis einfügen, setzt Word das selbstständig auf ein normales Leerzeichen zurück, sobald Sie das Feld aktualisieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie das Problem lösen.
FRAGE Ich muss eine Verbrauchskostenabrechnung erstellen und habe dafür eine Excel-Tabelle angelegt. Nun will ich die Abrechnung als Word-Serienbrief verschicken. Dabei ergibt sich das Problem, dass die Summen in der Excel-Datei mitunter 16 Nachkommastellen aufweisen, was sich in Excel durch Einsatz des Währungsformats schnell auf die üblichen 2 Stellen reduzieren lässt. Im Word-Serienbrief erscheinen aber trotzdem alle Nachkommastellen. Wie schaffe ich es, die Ausgabewerte ohne manuelle Nachbearbeitungen auf das Währungsformat zu reduzieren?
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