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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Word ist zwar kein Rechengenie, aber einfache Berechnungen lassen sich auch in Word-Tabellen anstellen. Die Fähigkeiten reichen zum Beispiel aus, um eine Rechnungsvorlage anzulegen, in die Sie später nur noch Mengenangaben oder Einzelpreise eingeben müssen. Gesamtpreise, Frachtkosten und Mehrwertsteuerbeträge errechnet Word dann automatisch für Sie. Wir zeigen, wie Sie dazu vorgehen müssen und zeigen außerdem eine Alternative für komplexe Rechenaufgaben.
FRAGE Im Internet hatte ich eine Anleitung gefunden, wie ich Querverweise auf Knopfdruck aktualisieren kann. Laut Anleitung sollte ich mit Strg + A den gesamten Text markieren und dann mit Strg + F9 die Aktualisierung durchführen. Da mein Dokument sehr umfangreich ist, habe ich nicht alle Querverweise kontrolliert, bin aber davon ausgegangen, dass sie alle aktualisiert worden sind. Ich habe das Dokument gespeichert und wollte am nächsten Tag weiter daran arbeiten. Erschreckenderweise ist das Dokument nun aber komplett leer. Wissen Sie, wie ich den Dokumentinhalt wiederherstellen kann? Und wissen Sie, was da passiert ist, damit mir der Fehler nicht noch einmal unterläuft?
SmartTools EPC QR-Code 2.5 für Word ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Word auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in ein Word-Dokument ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen. Die brandneue Version 2.5 bietet zahlreiche Optimierungen und erweiterte Möglichkeiten zur Integration von Logos und anderen Grafiken in den QR-Code.
Für Adressenliste aus Ihren Outlook-Kontakten bietet sich der Seriendruck-Dokumenttyp "Verzeichnis" an. Mit seiner Hilfe können Sie ich eine Tabelle mit den gewünschten Adressdaten erstellen und Word legt automatisch für jeden Kontakt eine neue Tabellenzeile an. Wenn Sie allerdings im Seriendokument am Anfang der Tabelle eine Zeile mit Spaltenüberschriften einfügen, wiederholt Word die Überschriften bei jedem Kontakt. Wir zeigen, wie Sie das vermeiden.
FRAGE Ich habe ein umfangreiches Dokument mit zahlreichen Referenzen und Querverweisen für Überschriften, Abbildungen und Tabellen. Wenn ich einzelne Kapitel (Überschriften) im Navigationsbereich verschiebe oder neue Abbildungen einfüge, sollten sich die Referenzen automatisch aktualisieren. Das ist leider nicht der Fall. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nur bei den Bild- und Tabellenbeschriftungen, nicht aber bei den Querverweisen, die ich dann manuell erneuern muss. Selbst beim Drucken werden die Referenzen nicht angepasst. Ist dazu eine besondere Einstellung erforderlich?
Es kommt häufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Das kann wiederum dazu führen, dass bei einer späteren Änderung des Layouts der Seitenumbruch plötzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt hätte. Sie können Word aber dazu bringen, eine Tabelle auch ohne manuellen Seitenumbruch zusammenzuhalten und sie entweder komplett am Ende der einen oder am Anfang der nächsten Seite auszugeben. Wie zeigen in diesem Tipp wie das funktioniert.
Von jeher bilden Formatvorlagen die Grundlage für professionell gestaltete Word-Dokumente. Dreh- und Angelpunkt für die Verwaltung und Zuweisung von Formatvorlagen ist der Aufgabenbereich, den wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps der Woche genauer vorgestellt haben. Und für ganz schnelle Formatierungen bietet Word den Schnellformatvorlagen-Katalog im Menüband an. In diesem Tipp erfahren Sie mehr dazu.
FRAGE Inhalte aus der Zwischenablage füge ich normalerweise mit der Tastenkombination Strg + V ein. Dabei passiert aber nicht immer das, was ich mir vorstelle. Manchmal fügt Word den kopierten Text in der ursprünglichen Formatierung ein. Manchmal passt Word den eingefügten Text aber auch an die Formatierung des aktuellen Dokuments an. Kontrolle über die Einfügemethode habe ich nur, indem ich im Menüband auf den Dropdownpfeil des Befehls Start-Zwischenablage-Einfügen klicke und dann die gewünschte Aktion anwähle. Komfortabler wäre es, wenn Strg + V immer das macht, was ich erwarte. Lässt sich der Tastenkombination eine feste Einfügeaktion zuweisen?
SmartTools Swiss QR-Code 3 für Word ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, QR-Rechnungen mit Word auszugeben. Die Erweiterung erzeugt eine Grafik mit dem gewünschten Empfangsschein und Zahlteil samt Swiss QR-Code. Sie können diese Grafik dann ganz einfach an der gewünschten Stelle in ein Word-Dokument einfügen. SmartTools Swiss QR-Code 3 für Word bietet optimalen Datenschutz, denn QR-Code und Zahlschein werden lokal erzeugt, so dass Zahlungs- und Kundendaten nicht ins Internet übertragen werden und Ihren Rechner nie verlassen! Mit der fertigen Seriendruck-Lösung können Sie mit wenigen Mausklicks auf Wunsch Hunderte oder Tausende von fertigen Rechnungen samt individuellem Swiss QR-Code ausgeben.
Mit den Formatvorlagen von Word sind Ihre Dokumente im Handumdrehen einheitlich formatiert. Die neuen Schnellformatvorlagen machen die Formatierung sogar noch leichter. Aber welche Formatvorlagen erscheinen überhaupt im Schnellformatvorlagenkatalog? Und wie greifen Sie auf Formatvorlagen zu, die dort nicht aufgelistet sind? Diese und andere Fragen beantworten wir in unserem mehrteiligen Tipp der Woche.
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