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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Innerhalb eines Dokuments können Sie zwar unterschiedliche Einstellungen für die erste Seite und die folgenden Seiten vornehmen. Aber was ist, wenn Sie mehrere Exemplare eines kompletten Dokuments drucken und dabei das zweite, dritte usw. Exemplar mit einem Wasserzeichen versehen möchten, um diese Exemplare zum Beispiel als Kopien zu kennzeichnen? Eine unterschiedliche Behandlung einzelner Druckexemplare ist in Word nicht vorgesehen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen aber, wie Sie das Ziel mit einer Makrolösung erreichen.
FRAGE Ich nutze häufig die Texthervorhebungsfunktion (Start-Schriftart-Texthervorhebungsfarbe), mit der ich Begriffe oder Textpassagen wie mit einem Textmarker kennzeichnen kann. Word stellt mir dabei allerdings nur 15 Farben zur Verfügung. Manchmal hätte ich gern mehr Farben. Zumindest hätte ich gerne etwas hellere Farben, damit der hervorgehobene Text weiterhin gut zu lesen ist. Kennen Sie einen Trick, wie ich die Farbpalette der Texthervorhebungsfunktion erweitern kann?
Word bietet einige wenig bekannte Möglichkeiten, um die Dateneingabe deutlich zu beschleunigen. Kennen Sie beispielsweise AUTOTEXTLIST-Felder, um vorgegebene Werte aus einer Dropdownliste auszuwählen und bei denen Sie die einzelnen Eingabepositionen ganz einfach mit F11 anspringen können? AUTOTEXTLIST-Felder funktionieren nach folgendem Prinzip: Für jede (Dropdown-)Liste definieren Sie AutoText-Einträge mit einer gemeinsamen Formatvorlage. Dann richten Sie ein AUTOTEXTLIST-Feld ein, in dem Sie auf die Formatvorlage verweisen. Ein Rechtsklick auf dieses Feld zeigt dann nur die AutoText-Einträge mit der entsprechenden Formatvorlage an. Unser Tipp zeigt die konkrete Vorgehensweise im Detail.
Wenn Sie in einem Serienbrief eine Adresse zusammenstellen, stört immer wieder, dass Word überflüssige Leerzeichen einfügt, sofern ein Seriendruckfeld leer ist. Wenn Sie zum Beispiel in der Namenszeile Felder für "Titel", "Vorname" und "Nachname" einfügen und die betreffende Person keinen Titel ("Dr.", "Prof." oder ähnliches) besitzt, beginnt die Namenszeile mit einem Leerzeichen – und nicht, wie gewünscht, direkt mit dem Vornamen. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie diese überflüssigen Leerzeichen unterdrücken können.
FRAGE Ich habe ein Foto in ein Dokument eingefügt und möchte nun ein einzelnes Objekt aus dem Bild auswählen, um es separat auf der Dokumentseite zu platzieren. Auf dem Bild sind zum Beispiel mehrere Personen zu sehen und ich möchte nun quasi eine dieser Personen ausschneiden und als eigenständige Grafik in meinen Text einfügen. Ich finde in Word aber kein Auswahlwerkzeug für einzelne Bildobjekte. Können Sie mir sagen, wie ich die gewünschte Auswahl vornehmen kann?
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen!
Dass sich Word die letzte Position und Größe eines Aufgabenbereichs nicht merkt, kann zum Ärgernis werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Makrolösung vor, mit der Sie Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder das Fenster für Formatvorlagen immer dort platzieren, wo Sie es gerne möchten. Die Positionierungsmakros für einige häufig genutzte Aufgabenbereiche haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Darin stellen Sie mit Zahlenwerten ein, in welchem Abstand vom linken und oberen Bildschirmrand der Aufgabenbereich angezeigt werden soll und wie hoch und breit er sein soll. Die optimalen Werte finden Sie so aber nur durch Experimentieren heraus. Besser wäre es, wenn Sie den gewünschten Aufgabenbereich zunächst selbst in der gewünschten Form auf dem Bildschirm platzieren und die entsprechenden Positionsangaben anhand dieses Beispiels ermitteln. Das lässt sich mit einem weiteren VBA-Makro erreichen, das Sie nach demselben Prinzip wie die Positionierungsmakros erstellen.
FRAGE In meinen Dokumenten verwende ich sehr häufig Tabellen, die grundsätzlich gleich aufgebaut sind. Da ist es lästig, immer wieder Tabellen mit derselben Zeilen- und Spaltenzahl einzufügen und sie dann auf dieselbe Art und Weise zu formatieren. Auch wenn die vorgegebenen Tabellenformatvorlagen schon eine kleine Hilfe sind, wäre es noch praktischer, wenn ich gleich eine komplett ausgestaltete Tabelle einfügen könnte. Gibt es für so etwas vielleicht eine Makrolösung?
War früher wieder einmal alles besser? Nun ja: Was die Aufgabenbereiche von Word angeht, vielleicht. In früheren Versionen platzierte Word Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder den Bereich für Formatvorlagen immer an der Position und in der Größe, wie Sie sie in der letzten Sitzung verlassen hatten. In neueren Word-Versionen merkt sich Word offenbar nur, ob ein Aufgabenbereich am Fensterrand angedockt war oder ob er frei als Unterfenster positioniert war. Die zuvor eingestellte Position und Größe scheint Word zu ignorieren. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, was Sie dagegen machen können.
FRAGE Zu meinem Microsoft 365-Abonnement gehört inzwischen auch KI-Unterstützung in Form von Copilot. In Word erscheint deshalb unten rechts immer das Copilot-Symbol. Das stört mich vor allem dann, wenn ich ein Dokument mit hohem Zoom-Faktor bearbeite, weil das Symbol dann mitunter Teile des Texts überdeckt. Leider kann ich das Copilot-Symbol aber nicht mit der Maus verschieben. Gibt es vielleicht eine versteckte Option, mit der ich das Symbol ganz ausblenden oder ins Menüband verlagern kann?
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