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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.2 für Word erweitern Sie Ihre eigenen Rechnungsvorlagen in Word per VBA um die Ausgabe von E-Rechnungen in jedem beliebigen Format. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD (alle E-Rechnung Profile inkl. Extended) als auch XRechnung (CII und UBL). Nach der automatischen Installation setzen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung einen Verweis auf die Bibliothek und können anschließend neue Anweisungen nutzen, um Daten aus Ihrem Rechnungsformular auszulesen und dann als E-Rechnung auszugeben. Als Bonus erhalten Sie außerdem Zusatzfunktionen zum Anzeigen und Validieren von E- Rechnungen. Zusammen mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Word wird eine fertige Mustervorlage zur Ausgabe von E-Rechnungen mit Word installiert. Die Beispiellösung ist ungeschützt und kann beliebig an Ihre Bedürfnisse angepasst oder als Vorlage für Ihre individuelle Lösung verwendet werden. Die brandneue Version 2.2 ist ab sofort verfügbar! Sie bietet bereits volle Unterstützung der vor kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Version 2.4!
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine bestimmte Textstelle automatisch in die Kopfzeile übernehmen möchten. Beim Erstellen von Agendas nehmen Sie zum Beispiel immer die letzte Agenda, passen den Inhalt an und speichern sie unter einem neuen Namen. Das Datum der Sitzung steht dabei sowohl im Text als auch in der Kopfzeile. Effektiv wäre es, das Datum aus dem Text automatisch in die Kopfzeile zu übernehmen, so dass Sie es nur einmal eingeben müssen. Unser Tipp zeigt, wie es geht.
FRAGE Unsere Rechnungen bestehen aus einem Word-Dokument mit Briefkopf, Anschriftenfeld usw. Für die Rechnungspositionen und die Berechnung der Gesamtsummen wurde eine eingebettete Excel-Tabelle eingefügt (Einfügen-Tabellen-Tabelle-Excel-Kalkulationstabelle). Wir wollen die Verarbeitung unserer Rechnungen nun weiter automatisieren und müssen dafür Werte aus der eingebetteten Tabelle per VBA auslesen. Das ist uns bislang nicht gelungen. Können Sie Hinweise geben, wie wir per VBA auf die eingebettete Excel-Tabelle zugreifen können?
Wenn Sie in Ihren Dokumenten horizontale Linien einfügen möchten, die die gesamte Seitenbreite einnehmen, gibt es ein Problem: Wenn Sie eine solche Linie aber per Start-Absatz-(Dropdownmenü des Rahmen-Symbols)-Horizontale Linie einfügen, erstreckt sich die Linie nur über den Bereich zwischen den Seitenrändern. Auch über die speziellen Formatierungsoptionen der horizontalen Linie, die sich per Doppelklick öffnen lassen, gelingt es nicht, die Linie auf die gesamte Seitenbreite auszudehnen - trotz 100% Breite.
Word und die übrigen Anwendungen des Office 365-Paketes senden regelmäßig Diagnosedaten an Microsoft. Das passiert unbemerkt im Hintergrund und immer wieder erreichen uns Anfragen von Lesern, die sich hier mehr Kontrolle wünschen. Ganz ausschalten lässt sich die Übertragung von Diagnosedaten leider nicht. Sie könnten höchstens die Internetverbindung Ihres PCs kappen. Aber dann funktionieren auch andere Word-Dienste nicht mehr – zum Beispiel die Diktierfunktion oder die Recherchefunktion. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Studie in Auftrag gegeben, die das Abrufen von Diagnosedaten durch Microsoft 365 näher beleuchtet. Immerhin wird dort ein undokumentierter Registry-Eintrag erwähnt, mit dem Sie den Umfang der an Microsoft gesendeten Diagnosedaten so weit wie möglich einschränken können.
FRAGE Sie hatten kürzlich einen interessanten Tipp zum automatischen Formatieren mittels "Suchen und Ersetzen" veröffentlicht. Konkret ging es um die automatische Fett-Formatierung von Begriffen, die im Text mit einem vorangestellten #-Zeichen und einem angehängten $-Zeichen gekennzeichnet sind – etwa: #Dies in fett$ soll zu Dies in fett werden. Wenn eine solche Ersetzung immer wieder in verschiedenen Dokumenten benötigt wird, würde ein VBA-Makro die Arbeit spürbar erleichtern. Ich habe deshalb selbst ein Makro zum automatischen Suchen und Ersetzen bei gleichzeitiger Formatierung entwickelt, das Sie gerne in Ihrem Newsletter vorstellen dürfen.
FRAGE Bis vor kurzem konnte ich mathematische Symbole oder andere Sonderzeichen schnell einfügen, indem ich den Unicode-Wert des Zeichens eingegeben und direkt danach Alt + C gedrückt habe. Um das kleine griechische Omega einzufügen, musste ich beispielsweise "03C9" eingeben und Alt + C drücken. Inzwischen wandelt Word den Unicode-Wert nicht mehr in das Sonderzeichen um. Wenn ich Alt + C drücke, passiert überhaupt nichts. Da ich häufig Sonderzeichen einsetze, brauche ich dringend Unterstützung bei dem Problem. Wissen Sie, wie ich das gewohnte Verfahren für Sonderzeichen wiederherstellen kann?
FRAGE Ich arbeite in Word gerade an einem längeren Bericht, dessen Struktur ich mit der Gliederungsfunktion organisiere. Es würde mir viel Arbeit sparen, wenn ich das Dokument gleich nach dem Öffnen in der Gliederungsansicht bearbeiten könnte. Wenn ich das Dokument öffne, zeigt es Word aber immer wieder in der üblichen Seitenlayoutansicht an. Wie schaffe ich es, dass Word das Dokument sofort in der Gliederungsansicht öffnet?
Wenn Sie mehrere Exemplare eines Dokuments drucken und das zweite Exemplar sowie alle weiteren mit einem Kopie-Hinweis versehen wollen, kommen Sie nicht um eine Makrolösung herum. In diesem zweiteiligen Tipp stellen wir Ihnen die Lösung Schritt für Schritt vor. Im ersten Teil hatten Sie eine Dokumentvorlage angelegt und diese um ein Wasserzeichen ergänzt. Damit das Wasserzeichen aber nicht im ersten Druckexemplar, sondern nur in allen folgenden erscheint, müssen Sie Makrocode in die Dokumentvorlage einfügen.
FRAGE Ich arbeite in meinen Dokumenten häufig mit Hyperlinks. Per Einfügen-Link kann ich zwar in einem Dialogfenster einen Hyperlink anlegen und dabei auch den anzuzeigenden Text festlegen, der im Dokument anstelle der eigentlichen https-Adresse erscheint. Viel praktischer wäre es aber, wenn ich einfach ein im Text bereits vorhandenes Wort mit einem Hyperlink versehen könnte. Grund dafür ist, dass ich Hyperlinks meist nachträglich einfüge, nachdem der Dokumenttext fertig ausformuliert ist. Kennen Sie einen Trick, wie ich das Anlegen von Hyperlinks in diesem Fall beschleunigen kann?
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