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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Seit Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen steigt die Anzahl der verschickten E-Rechnungen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es immer wieder technische Probleme bei der Umsetzung des E-Rechnungsstandards gibt. Daher hat das Bundesministerium der Finanzen vor kurzem einige Empfehlungen dazu veröffentlicht, wie eine empfangene E-Rechnung geprüft werden sollte. Wir zeigen, wie Sie die Prüfung mit wenigen Mausklicks direkt in Outlook oder Word durchführen können, nachdem Sie eine E-Rechnung Mail empfangen haben.
Viele Leser schildern uns immer wieder Probleme beim Ausdruck: Word-Dokumente, die von anderen Anwendern zum Beispiel per E-Mail erhalten, werden häufig mit der Einstellung "Manuelle Papierzufuhr" ausgedruckt. In den Druckereigenschaften ist als Standard aber der Schacht mit der automatischen Papierzufuhr eingestellt. Beim Drucken Ihrer eigenen Dokumente beachtet Word diese Einstellung auch. Nur bei einigen Fremddokumenten zwingt Word Sie zur manuellen Papierzuführung, was bei längeren Dokumenten sehr ärgerlich ist. In diesem Tipp beantworten wir die Frage, wie sich auch Fremddokumente mit automatischer Papierzufuhr drucken lassen.
FRAGE In einem meiner Dokumente habe ich ein unerklärliches Problem: Normalerweise kann ich auf dem Menübandregister Entwurf das "Design" wechseln, um zum Beispiel schnell verschiedene Farbgebungen oder Schriftformatierungen auszuprobieren. Außerdem stehen mir auf dem Menübandregister normalerweise diverse Formatvorlagensätze zur Verfügung. In einem Dokument sind diese Optionen zwar zu sehen, aber ich kann sie nicht anwählen, da sie deaktiviert sind. Kennen Sie dieses Phänomen? Und wissen Sie eine Lösung?
Mit den neuen Word Weekly Drucker-Tools 9.0 stellen wir Ihnen eine Sammlung von nützlichen neuen Funktionen rund um den Ausdruck von Dokumenten zur Verfügung. Die brandneue Version 9.0 wurde komplett überarbeitet und ist jetzt noch übersichtlicher aufgebaut. Unter anderem ermöglich ein Dropdown-Menü den blitzschnellen Wechsel des aktiven Druckers. Nach der automatischen Installation können Sie über das Menüband auf zahlreiche neue Druckfunktionen zugreifen.
Wenn Sie Dokumente gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten, möchten Sie manchmal erreichen, dass die anderen Anwender nicht das gesamte Dokument bearbeiten können, sondern nur Teile davon – beispielsweise nur eines von insgesamt fünf Kapiteln. Sie können dazu Dokumente in der Cloud auf OneDrive speichern und sie dann für andere freigeben. Das funktioniert auch, aber komfortabler wäre es, wenn Sie tatsächlich nur Teile eines Dokuments freigeben könnten. Dieser Tipp zeigt wie es geht.
FRAGE Ich bearbeite ein Dokument mit mehreren Abschnitten und individuellen Kopf- und Fußzeilen pro Abschnitt. Da die Fußzeilen neben der Seitenzahl auch andere Informationen enthalten, habe ich Tabstopps eingesetzt, um die Seitenzahl immer am rechten Ende der Fußzeile zu platzieren. Nun habe ich nachträglich die Seitenränder im gesamten Dokument geändert. Das führt dazu, dass die Seitenzahlen fast neben dem rechten Blattrand stehen, weil Word die Tabstopppositionen nicht angepasst hat: Aufgrund des geänderten Seitenlayouts müsste der rechtsbündige Tabstopp für die Seitenzahlen jetzt zum Beispiel bei 14 cm stehen, er steht aber immer noch bei den ursprünglichen 16 cm. Gibt es keine Möglichkeit, dass Word bei Änderungen an den Seitenrändern auch die Tabstopppositionen automatisch anpasst?
Sie können in Word bekanntlich verschiedene Standardformen (Rechtecke, Kreise usw.) einfügen. Dabei verwendet Word aber immer einen blauen Hintergrund mit Rahmen. Und Text, den Sie der Form hinzufügen, erscheint in Weiß. Wenn Ihnen diese Vorgaben nicht gefallen, müssen Sie sie nicht immer wieder manuell anpassen. Die Vorgaben für die Hintergrundfarbe und die Rahmeneinstellungen können Sie relativ leicht ändern. Damit diese Vorgaben nicht nur für das aktuelle Dokument gelten, sondern für alle neuen Standarddokumente, nehmen Sie die Änderungen direkt in der Vorlagendatei NORMAL.DOTM vor.
Verlieren auch Sie manchmal den Überblick, welche Version eines Dokuments Sie gerade bearbeiten? Am Dateinamen, der in der Titelleiste von Word angezeigt wird, können Sie es nicht immer erkennen. Hilfreich könnte es aber sein, wenn in der Titelleiste nicht nur der Dateiname, sondern der komplette Pfad des Dokuments angezeigt wird. Mit ein paar Zeilen VBA-Code bleibt das kein Wunschdenken mehr. Dieser Tipp zeigt Schritt für Schritt wie es geht.
FRAGE Bilddateien füge ich normalerweise mit dem Befehl Einfügen-Illustrationen-Bilder-Dieses Gerät ein. Das hat bis vor kurzem auch immer geklappt. Wenn ich jetzt aber ein Bild mit dem genannten Befehl einfüge, passiert gar nichts. Word zeigt keine Fehlermeldung an. Und Beschädigungen der Bilddateien kann ich auch ausschließen, weil ich sie problemlos in meinem Grafikprogramm öffnen kann. Ist das ein Bug in Word, der sich vielleicht durch eines der letzten Updates eingeschlichen hat? Oder haben Sie eine andere Erklärung, warum die eingefügten Bilddateien nicht in meinem Word-Dokument erscheinen?
Verschicken Sie mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw. Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 5.5 für Word werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen. Die Daten übernehmen Sie ganz nach Bedarf aus Outlook, Excel oder Access.
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