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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Verschicken Sie mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw. Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 5.5 für Word werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen. Die Daten übernehmen Sie ganz nach Bedarf aus Outlook, Excel oder Access.
Das ZUGFeRD-Format ist eines von zwei zugelassenen Formaten für E-Rechnungen. Es besteht aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Das für die Definition des ZUGFeRD-Standards zuständige "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) hat vor kurzem eine neue Version 2.4 veröffentlicht, die ab sofort gültig ist. Die wichtigste Neuerung betrifft die Unterstützung von Unterpositionen, die vor allem bei komplexen Rechnungen für mehr Übersicht sorgen.
FRAGE Wie in der Desktop-Version unterstreicht auch Word im Web Rechtschreibfehler mit einer geschlängelten Linie. In der Browservariante von Word habe ich bislang aber noch keine Möglichkeit gefunden, ein benutzerdefiniertes Wörterbuch einzurichten, damit meine Fachbegriffe nicht immer als Fehler bemängelt werden. Noch besser wäre es natürlich, wenn ich mein eigenes Wörterbuch aus dem Desktop-Word direkt in Word im Web importieren könnte. Haben Sie da einen Tipp für mich?
Auf Briefköpfen ist ein sauber formatiertes Adressfeld ein Muss. Mit dem neuen SmartTools Adress-Assistenten 8.0 für Word fügen Sie fertige Adressfelder samt Absender passend in Ihre Dokumente ein. Keine langwierigen Formatierungsarbeiten oder böse Überraschungen beim Einlegen Ihres Briefes in den Umschlag mehr. Alles ist an seinem Platz. Die Ausrichtung des Adressfensters lässt sich dabei variabel anpassen.
Professionelle Layoutprogramme verfügen über die Möglichkeit, feste Gestaltungselemente wie einen bestimmten Schriftzug oder ein Firmenlogo auf einer so genannten Masterseite zu platzieren. Auf diese Weise erreichen Sie, dass dieses Elements auf jeder Seite des Dokuments angezeigt wird, ohne dass Sie es extra einfügen müssen. Standardmäßig verfügt Word über keine solche Masterseite, aber es gibt einen kleinen Trick, mit der Sie feste Layoutelemente ganz einfach realisieren können.
FRAGE Wenn ich mit Einfügen-Illustrationen-Bilder-Dieses Gerät ein auf meinem Computer gespeichertes Bild einfügen will, zeigt mir Word immer als erstes meinen persönlichen Bilder-Ordner an. Diesen Ordner nutze ich aber gar nicht. Bilddateien speichere ich schon aus Speicherplatzgründen in einem speziellen Ordner auf Laufwerk D:, weshalb es für mich praktischer wäre, wenn Word beim Einfügen von Bildern gleich diesen Ordner anzeigen würde. Wissen Sie, ob es möglich ist, dass Word immer automatisch meinen Bildordner auf Laufwerk D: öffnet, wenn ich ein Bild einfügen will?
Mit dem kostenlosen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie ChatGPT ohne Abonnement in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie ein Dokument, markieren Sie einige Absätze und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Die brandneue Version 4.5 wurde um neue ChatGPT-Modelle erweitert. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 zur Verfügung!
Nehmen wir an, dass Sie vorgestanzte Pappen für Postkarten bedrucken möchten. Jede Pappe umfasst vier Postkarten. Gedruckt werden sollen ein Standardtext und die jeweilige Empfängeradresse. Dabei soll auf jeder Postkarte eine andere Adresse stehen. Die Herausforderung beim Einsatz der Seriendruckfunktion besteht darin, dass jede Postkarte natürlich mit einer anderen Adresse versehen werden soll. Word ändert die Adressen standardmäßig leider aber nur seitenweise, so dass immer alle vier Postkarten eines Blatts mit derselben Adresse bedruckt werden. Sie können mit der Seriendruckfunktion aber auch mehrere Datensätze einer Datenquelle auf einem Blatt Papier ausdrucken. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie vorgehen müssen.
FRAGE Ich habe per Einfügen-Illustrationen-Formen eine Linie eingefügt. Damit Word die Linie exakt horizontal darstellt, habe ich beim Zeichnen die Umschalt-Taste gedrückt. Dann habe ich der Linie die gewünschte Farbe und Dicke zugewiesen. Soweit funktioniert alles wie erwartet. Nun wollte ich noch eine vertikale Linie mit derselben Formatierung hinzufügen. Um Farbe und Dicke nicht noch einmal neu festlegen zu müssen, habe ich die erste Linie kopiert und erneut eingefügt. Nun dachte ich, dass ich beim Ziehen des Linien-Endpunkts einfach wieder die Umschalt-Taste drücke, damit Word automatisch bei einer exakt vertikalen Ausrichtung der Linie einrastet. Das passiert aber nicht. Ich habe keine Möglichkeit gefunden, die Linie so zu verändern, dass sie exakt vertikal dargestellt wird. Kennen Sie einen Trick?
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Unser Tipp liefert die Lösung.
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