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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Wenn Sie in einem Serienbrief eine Adresse zusammenstellen, stört immer wieder, dass Word überflüssige Leerzeichen einfügt, sofern ein Seriendruckfeld leer ist. Wenn Sie zum Beispiel in der Namenszeile Felder für "Titel", "Vorname" und "Nachname" einfügen und die betreffende Person keinen Titel ("Dr.", "Prof." oder ähnliches) besitzt, beginnt die Namenszeile mit einem Leerzeichen – und nicht, wie gewünscht, direkt mit dem Vornamen. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie diese überflüssigen Leerzeichen unterdrücken können.
FRAGE Ich habe ein Foto in ein Dokument eingefügt und möchte nun ein einzelnes Objekt aus dem Bild auswählen, um es separat auf der Dokumentseite zu platzieren. Auf dem Bild sind zum Beispiel mehrere Personen zu sehen und ich möchte nun quasi eine dieser Personen ausschneiden und als eigenständige Grafik in meinen Text einfügen. Ich finde in Word aber kein Auswahlwerkzeug für einzelne Bildobjekte. Können Sie mir sagen, wie ich die gewünschte Auswahl vornehmen kann?
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen!
Dass sich Word die letzte Position und Größe eines Aufgabenbereichs nicht merkt, kann zum Ärgernis werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Makrolösung vor, mit der Sie Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder das Fenster für Formatvorlagen immer dort platzieren, wo Sie es gerne möchten. Die Positionierungsmakros für einige häufig genutzte Aufgabenbereiche haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Darin stellen Sie mit Zahlenwerten ein, in welchem Abstand vom linken und oberen Bildschirmrand der Aufgabenbereich angezeigt werden soll und wie hoch und breit er sein soll. Die optimalen Werte finden Sie so aber nur durch Experimentieren heraus. Besser wäre es, wenn Sie den gewünschten Aufgabenbereich zunächst selbst in der gewünschten Form auf dem Bildschirm platzieren und die entsprechenden Positionsangaben anhand dieses Beispiels ermitteln. Das lässt sich mit einem weiteren VBA-Makro erreichen, das Sie nach demselben Prinzip wie die Positionierungsmakros erstellen.
FRAGE In meinen Dokumenten verwende ich sehr häufig Tabellen, die grundsätzlich gleich aufgebaut sind. Da ist es lästig, immer wieder Tabellen mit derselben Zeilen- und Spaltenzahl einzufügen und sie dann auf dieselbe Art und Weise zu formatieren. Auch wenn die vorgegebenen Tabellenformatvorlagen schon eine kleine Hilfe sind, wäre es noch praktischer, wenn ich gleich eine komplett ausgestaltete Tabelle einfügen könnte. Gibt es für so etwas vielleicht eine Makrolösung?
War früher wieder einmal alles besser? Nun ja: Was die Aufgabenbereiche von Word angeht, vielleicht. In früheren Versionen platzierte Word Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder den Bereich für Formatvorlagen immer an der Position und in der Größe, wie Sie sie in der letzten Sitzung verlassen hatten. In neueren Word-Versionen merkt sich Word offenbar nur, ob ein Aufgabenbereich am Fensterrand angedockt war oder ob er frei als Unterfenster positioniert war. Die zuvor eingestellte Position und Größe scheint Word zu ignorieren. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, was Sie dagegen machen können.
FRAGE Zu meinem Microsoft 365-Abonnement gehört inzwischen auch KI-Unterstützung in Form von Copilot. In Word erscheint deshalb unten rechts immer das Copilot-Symbol. Das stört mich vor allem dann, wenn ich ein Dokument mit hohem Zoom-Faktor bearbeite, weil das Symbol dann mitunter Teile des Texts überdeckt. Leider kann ich das Copilot-Symbol aber nicht mit der Maus verschieben. Gibt es vielleicht eine versteckte Option, mit der ich das Symbol ganz ausblenden oder ins Menüband verlagern kann?
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen, aber bei Office 2021 hat sich der Zeitraum auf nur noch 5 Jahre halbiert.
Nehmen wir an, dass Sie ein Dokument mit verschiedenen Gliederungsebenen erstellt haben. Nun möchten Sie diese Gliederung in ein neues Dokument übernehmen - allerdings ohne den untergeordneten Text. Sie möchten also ein neues Dokument mit derselben Gliederungsstruktur wie im ersten Dokument anlegen, so dass Sie anschließend neuen Standardtext unter den jeweiligen Gliederungspunkten eingeben können. Unser Tipp zeigt wie Sie zum Ziel kommen.
FRAGE Meine Aufzählungen funktionieren nicht so, wie ich das erwarte. Wenn ich das Listenformat oder eine Aufzählung zuweise, fügt Word nicht mehr die vorgesehenen Aufzählungszeichen ein. Stattdessen erscheint nur ein leeres Rechteck, manchmal auch ein Rechteck mit einem kleinen Fragezeichen darin. Haben Sie eine Idee, woran das liegen könnte? Und können Sie mir einen Tipp geben, wie ich meine Listen wieder reparieren kann?
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