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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.4 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Mit den April 2025-Updates von Microsoft werden gleich mehrere kritische Sicherheitslücken in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann das ein Öffnen eines manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. In separaten Techinfos zu jeder Sicherheitslücke werden die Probleme genauer dokumentiert. In diesem Monat handelt es sich um so viele Sicherheitslücken, dass wir nur die wichtigsten verlinken können. Außerdem gibt es ein Zusatzupdate für Office 2016, das Word-Abstürze nach der Installation der Sicherheitsupdates korrigiert.
In älteren Versionen konnten Sie aus Word direkt heraus direkt auf Ihren Scanner zugreifen, um Bilder zu scannen und in das aktuelle Dokument einzufügen. Seit Word 2013 gibt es in Word keinen Befehl mehr, mit dem Sie den Scanner ansprechen könnten. Die einzige Möglichkeit zum direkten Scannen und Einfügen besteht darin, ein kleines VBA-Makro zu schreiben, mit dem Sie auf die WIA-Schnittstelle Ihres Scanners zugreifen. Wie das genau geht, zeigen wir in diesem Tipp.
Wenn Sie einen markierten Text schnell an eine andere Stelle des Dokuments verschieben möchten genügt es, die gewünschte Einfügeposition mit der rechten Maustaste bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste anzuklicken. Wenn es sich um zwei Dokumente handelt, sieht die Situation etwas anders aus. Wir zeigen, wie Sie den Text eines Dokuments von der lokalen Festplatte schnell in ein anderes, derzeit geöffnetes Word-Dokument verschieben oder kopieren.
Vor kurzem haben wir in einem Tipp gezeigt, wie Sie die verfügbaren Formatvorlagen in einem Dokument beschränken können. Auf diese Weise sich sogar überflüssige Formatvorlagen automatisch aus einem vorhandenen Dokument entfernen. Viele Anwender möchten die Formatvorlagenauswahl aber schon beim Erstellen eines neuen Dokuments auf einen bestimmten Vorlagensatz einschränken, damit die Anwender gezwungen werden, sich an die vorgegebenen Formatierungen zu halten. Unser Tipp liefert die passende Anleitung.
FRAGE Ich arbeite in Word häufig mit sehr langen Dokumenten, die mit entsprechenden Umbrüchen in Abschnitte eingeteilt sind. Zum Korrekturlesen möchte ich ganz gezielt einzelne Seiten ausdrucken. Nur leider druckt Word häufig ganz andere Seiten als ich in den Druckeinstellungen eingetragen habe. Haben Sie einen Tipp, wie ich zuverlässig genau die Seiten drucken kann, die ich auf Papier ausgeben möchte?
Eine automatische Formatierung ist in Word-Formularen nicht vorgesehen, aber mit einem kleinen Trick kommen Sie dennoch zum Ziel. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einen Fragebogen erstellen möchten, in dem die Probanden jede Frage mit drei vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten beantworten können - zum Beispiel per Dropdownfeld. Die Auswahlmöglichkeiten fallen immer in die Kategorien "gut", "mittel" und "schlecht". Um dann schon auf den ersten Blick eine Tendenz zu erkennen, wäre es praktisch, wenn Antworten der Kategorie "gut" grün hinterlegt würden, Antworten der Kategorie "mittel" gelb und Antworten der Kategorie "schlecht" rot.
FRAGE Im Grunde bin ich sehr zufrieden mit der Rechtschreibprüfung von Word. In manchen Dokumenten, in denen ich zum Beispiel umgangssprachliche Zitate, kurze fremdsprachige Textpassagen oder viele Eigennamen verwende, stört sie mich aber auch. Word bemängelt dann Fehler, die objektiv betrachtet vielleicht welche sind, die aber nicht korrigiert werden sollen. Es wäre hilfreich, wenn ich die Rechtschreibprüfung nur für dieses eine Dokument ausschalten könnte. Kennen Sie da einen Trick?
Eine automatische Formatierung ist in Word-Formularen nicht vorgesehen, aber mit einem kleinen Trick kommen Sie dennoch zum Ziel. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie einen Fragebogen erstellen möchten, in dem die Probanden jede Frage mit drei vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten beantworten können - zum Beispiel per Dropdownfeld. Die Auswahlmöglichkeiten fallen immer in die Kategorien "gut", "mittel" und "schlecht". Um dann schon auf den ersten Blick eine Tendenz zu erkennen, wäre es praktisch, wenn Antworten der Kategorie "gut" grün hinterlegt würden, Antworten der Kategorie "mittel" gelb und Antworten der Kategorie "schlecht" rot.
FRAGE In einem Rechnungsdokument habe ich am Ende eine Tabelle eingefügt, in der ich die Gesamtsummen der Rechnung ausgeben lasse – unter anderem mit einer Zeile für den Nettobetrag, mit Zeilen für die Mehrwertsteuerbeträge und zum Schluss eine Zeile mit der Gesamtsumme. Problematisch wird es, wenn es so viele Positionen gibt, dass die Tabelle mit den Gesamtsummen nicht mehr vollständig auf die erste Seite passt. Dann teilt Word die Tabelle und verschiebt einzelne Zeilen der Gesamtsummentabelle auf die zweite Seite. Das wirkt dann unübersichtlich. Ich möchte die Tabelle mit den Gesamtsummen deshalb immer zusammenhalten, so dass sie gegebenenfalls als Block auf die nächste Seite verschoben wird, falls sie nicht vollständig auf die jeweils vorherige Seite passt. Lässt sich das machen?
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