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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit den neuen Word Weekly Drucker-Tools 9.0 stellen wir Ihnen eine Sammlung von nützlichen neuen Funktionen rund um den Ausdruck von Dokumenten zur Verfügung. Die brandneue Version 9.0 wurde komplett überarbeitet und ist jetzt noch übersichtlicher aufgebaut. Unter anderem ermöglich ein Dropdown-Menü den blitzschnellen Wechsel des aktiven Druckers. Nach der automatischen Installation können Sie über das Menüband auf zahlreiche neue Druckfunktionen zugreifen.
Wenn Sie Dokumente gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten, möchten Sie manchmal erreichen, dass die anderen Anwender nicht das gesamte Dokument bearbeiten können, sondern nur Teile davon – beispielsweise nur eines von insgesamt fünf Kapiteln. Sie können dazu Dokumente in der Cloud auf OneDrive speichern und sie dann für andere freigeben. Das funktioniert auch, aber komfortabler wäre es, wenn Sie tatsächlich nur Teile eines Dokuments freigeben könnten. Dieser Tipp zeigt wie es geht.
FRAGE Ich bearbeite ein Dokument mit mehreren Abschnitten und individuellen Kopf- und Fußzeilen pro Abschnitt. Da die Fußzeilen neben der Seitenzahl auch andere Informationen enthalten, habe ich Tabstopps eingesetzt, um die Seitenzahl immer am rechten Ende der Fußzeile zu platzieren. Nun habe ich nachträglich die Seitenränder im gesamten Dokument geändert. Das führt dazu, dass die Seitenzahlen fast neben dem rechten Blattrand stehen, weil Word die Tabstopppositionen nicht angepasst hat: Aufgrund des geänderten Seitenlayouts müsste der rechtsbündige Tabstopp für die Seitenzahlen jetzt zum Beispiel bei 14 cm stehen, er steht aber immer noch bei den ursprünglichen 16 cm. Gibt es keine Möglichkeit, dass Word bei Änderungen an den Seitenrändern auch die Tabstopppositionen automatisch anpasst?
Sie können in Word bekanntlich verschiedene Standardformen (Rechtecke, Kreise usw.) einfügen. Dabei verwendet Word aber immer einen blauen Hintergrund mit Rahmen. Und Text, den Sie der Form hinzufügen, erscheint in Weiß. Wenn Ihnen diese Vorgaben nicht gefallen, müssen Sie sie nicht immer wieder manuell anpassen. Die Vorgaben für die Hintergrundfarbe und die Rahmeneinstellungen können Sie relativ leicht ändern. Damit diese Vorgaben nicht nur für das aktuelle Dokument gelten, sondern für alle neuen Standarddokumente, nehmen Sie die Änderungen direkt in der Vorlagendatei NORMAL.DOTM vor.
Verlieren auch Sie manchmal den Überblick, welche Version eines Dokuments Sie gerade bearbeiten? Am Dateinamen, der in der Titelleiste von Word angezeigt wird, können Sie es nicht immer erkennen. Hilfreich könnte es aber sein, wenn in der Titelleiste nicht nur der Dateiname, sondern der komplette Pfad des Dokuments angezeigt wird. Mit ein paar Zeilen VBA-Code bleibt das kein Wunschdenken mehr. Dieser Tipp zeigt Schritt für Schritt wie es geht.
FRAGE Bilddateien füge ich normalerweise mit dem Befehl Einfügen-Illustrationen-Bilder-Dieses Gerät ein. Das hat bis vor kurzem auch immer geklappt. Wenn ich jetzt aber ein Bild mit dem genannten Befehl einfüge, passiert gar nichts. Word zeigt keine Fehlermeldung an. Und Beschädigungen der Bilddateien kann ich auch ausschließen, weil ich sie problemlos in meinem Grafikprogramm öffnen kann. Ist das ein Bug in Word, der sich vielleicht durch eines der letzten Updates eingeschlichen hat? Oder haben Sie eine andere Erklärung, warum die eingefügten Bilddateien nicht in meinem Word-Dokument erscheinen?
Verschicken Sie mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw. Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 5.5 für Word werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen. Die Daten übernehmen Sie ganz nach Bedarf aus Outlook, Excel oder Access.
Das ZUGFeRD-Format ist eines von zwei zugelassenen Formaten für E-Rechnungen. Es besteht aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei. Das für die Definition des ZUGFeRD-Standards zuständige "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) hat vor kurzem eine neue Version 2.4 veröffentlicht, die ab sofort gültig ist. Die wichtigste Neuerung betrifft die Unterstützung von Unterpositionen, die vor allem bei komplexen Rechnungen für mehr Übersicht sorgen.
FRAGE Wie in der Desktop-Version unterstreicht auch Word im Web Rechtschreibfehler mit einer geschlängelten Linie. In der Browservariante von Word habe ich bislang aber noch keine Möglichkeit gefunden, ein benutzerdefiniertes Wörterbuch einzurichten, damit meine Fachbegriffe nicht immer als Fehler bemängelt werden. Noch besser wäre es natürlich, wenn ich mein eigenes Wörterbuch aus dem Desktop-Word direkt in Word im Web importieren könnte. Haben Sie da einen Tipp für mich?
Auf Briefköpfen ist ein sauber formatiertes Adressfeld ein Muss. Mit dem neuen SmartTools Adress-Assistenten 8.0 für Word fügen Sie fertige Adressfelder samt Absender passend in Ihre Dokumente ein. Keine langwierigen Formatierungsarbeiten oder böse Überraschungen beim Einlegen Ihres Briefes in den Umschlag mehr. Alles ist an seinem Platz. Die Ausrichtung des Adressfensters lässt sich dabei variabel anpassen.
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