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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Der brandneue SmartTools Serienmailer 6.0 für Word ist ab sofort verfügbar: Unsere beliebte Word-Erweiterung hat sich bereits tausendfach im Praxiseinsatz bewährt und bleibt erste Wahl für den flexiblen Versand von Serienmails bei Unternehmen, Vereinen, Agenturen, Bildungseinrichtungen, Hausverwaltungen, Veranstaltern usw. In der Version 6.0 haben wir Dutzende von neuen Funktionen und Optimierungen nach Kundenwünschen umgesetzt. Der Versand ist jetzt so flexibel und leistungsfähig wie noch nie: Neben allen bisherigen Versandwegen können Sie Ihre Serienmails nun auch direkt über Microsoft 365 verschicken. So nutzen Sie weiterhin die Seriendruck‑Komfortfunktion von Word, auch wenn Sie das neue Outlook einsetzen!
Dass sich Word die letzte Position und Größe eines Aufgabenbereichs nicht merkt, kann zum Ärgernis werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Makrolösung vor, mit der Sie Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder das Fenster für Formatvorlagen immer dort platzieren, wo Sie es gerne möchten. Die Positionierungsmakros für einige häufig genutzte Aufgabenbereiche haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Darin stellen Sie mit Zahlenwerten ein, in welchem Abstand vom linken und oberen Bildschirmrand der Aufgabenbereich angezeigt werden soll und wie hoch und breit er sein soll. Die optimalen Werte finden Sie so aber nur durch Experimentieren heraus. Besser wäre es, wenn Sie den gewünschten Aufgabenbereich zunächst selbst in der gewünschten Form auf dem Bildschirm platzieren und die entsprechenden Positionsangaben anhand dieses Beispiels ermitteln. Das lässt sich mit einem weiteren VBA-Makro erreichen, das Sie nach demselben Prinzip wie die Positionierungsmakros erstellen.
FRAGE In meinen Dokumenten verwende ich sehr häufig Tabellen, die grundsätzlich gleich aufgebaut sind. Da ist es lästig, immer wieder Tabellen mit derselben Zeilen- und Spaltenzahl einzufügen und sie dann auf dieselbe Art und Weise zu formatieren. Auch wenn die vorgegebenen Tabellenformatvorlagen schon eine kleine Hilfe sind, wäre es noch praktischer, wenn ich gleich eine komplett ausgestaltete Tabelle einfügen könnte. Gibt es für so etwas vielleicht eine Makrolösung?
War früher wieder einmal alles besser? Nun ja: Was die Aufgabenbereiche von Word angeht, vielleicht. In früheren Versionen platzierte Word Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder den Bereich für Formatvorlagen immer an der Position und in der Größe, wie Sie sie in der letzten Sitzung verlassen hatten. In neueren Word-Versionen merkt sich Word offenbar nur, ob ein Aufgabenbereich am Fensterrand angedockt war oder ob er frei als Unterfenster positioniert war. Die zuvor eingestellte Position und Größe scheint Word zu ignorieren. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, was Sie dagegen machen können.
FRAGE Zu meinem Microsoft 365-Abonnement gehört inzwischen auch KI-Unterstützung in Form von Copilot. In Word erscheint deshalb unten rechts immer das Copilot-Symbol. Das stört mich vor allem dann, wenn ich ein Dokument mit hohem Zoom-Faktor bearbeite, weil das Symbol dann mitunter Teile des Texts überdeckt. Leider kann ich das Copilot-Symbol aber nicht mit der Maus verschieben. Gibt es vielleicht eine versteckte Option, mit der ich das Symbol ganz ausblenden oder ins Menüband verlagern kann?
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen, aber bei Office 2021 hat sich der Zeitraum auf nur noch 5 Jahre halbiert.
Nehmen wir an, dass Sie ein Dokument mit verschiedenen Gliederungsebenen erstellt haben. Nun möchten Sie diese Gliederung in ein neues Dokument übernehmen - allerdings ohne den untergeordneten Text. Sie möchten also ein neues Dokument mit derselben Gliederungsstruktur wie im ersten Dokument anlegen, so dass Sie anschließend neuen Standardtext unter den jeweiligen Gliederungspunkten eingeben können. Unser Tipp zeigt wie Sie zum Ziel kommen.
FRAGE Meine Aufzählungen funktionieren nicht so, wie ich das erwarte. Wenn ich das Listenformat oder eine Aufzählung zuweise, fügt Word nicht mehr die vorgesehenen Aufzählungszeichen ein. Stattdessen erscheint nur ein leeres Rechteck, manchmal auch ein Rechteck mit einem kleinen Fragezeichen darin. Haben Sie eine Idee, woran das liegen könnte? Und können Sie mir einen Tipp geben, wie ich meine Listen wieder reparieren kann?
Mit dem SmartTools KI-Assistenten Pro für Word können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abo in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung oder Übersetzung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn mit Hilfe einer KI korrigieren und sprachlich optimieren. Ebenso können Sie komplett neue Texte erstellen oder von der KI Fragen zu einem komplexen Dokument beantworten lassen. Die brandneue Version 4.6 kann jetzt unter anderem die Websuche in die KI-Antworten einbeziehen und wir haben die Integration des KI-Modells Claude von Anthropic optimiert. Außerdem stehen Ihnen mit Mistral AI, Open WebUI und Ollama gleich drei neue KI-Modelle zur Auswahl, die ausschließlich europäische oder Ihre eigenen Server nutzen.
Es kommt häufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Das kann wiederum dazu führen, dass bei einer späteren Änderung des Layouts der Seitenumbruch plötzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt hätte. Sie können Word aber dazu bringen, eine Tabelle auch ohne manuellen Seitenumbruch zusammenzuhalten und sie entweder komplett am Ende der einen oder am Anfang der nächsten Seite auszugeben. Wir zeigen in diesem Tipp wie das funktioniert.
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