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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Normalerweise druckte Word Kommentare bisher in gemeinsam genutzten Dokumenten immer in einer Randspalte. Neuerdings erscheinen die Kommentare beim Drucken aber gar nicht mehr. Stattdessen hebt Word nur die kommentierte Textstelle mit einem grauen Hintergrund hervor und druckt das Dokument ohne die Randspalte mit den Kommentaren. Wie kann ich die gewohnte Druckausgabe mit der Randspalte wieder aktivieren?
Der Navigationsbereich mit der Überschriftengliederung und der Suchfunktion ist bei der täglichen Arbeit sehr nützlich, nimmt aber viel Platz ein. Wenn Sie die Breite jedes Mal auf das Ihnen passende Maß reduzieren, ärgern Sie sich beim nächsten Aufruf darüber, dass er dann wieder die alte, viel zu große Breite aufweist. Wir zeigen in diesem Tipp wie sich Word in jedem Fall die vorgegebene Breite des Navigationsbereichs merkt.
Viele Anwender nutzen die Formatvorlagen von Word, um eine einheitliche Formatierung ihrer Dokumente sicherzustellen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ist eine Formatvorlage (beispielsweise für Überschriften, Zitate, Bildunterschriften usw.) einmal zugewiesen, müssen Sie bei Bedarf nur ein einziges Mal die Definition der Vorlage ändern und alle zugehörigen Textstellen werden automatisch umformatiert. Nun gibt es allerdings immer wieder Situationen, in denen Sie vergessen, eine Vorlage zuzuweisen oder weniger erfahrene Anwender das Dokument bearbeiten. Die Formatierung wird dann einfach direkt über die entsprechenden Symbole oder Dialoge vorgenommen. Das Problem dabei: wenn Sie jetzt die Definition einer Formatvorlage anpassen, bleiben die Textabschnitte mit direkter Formatierung unverändert. Sie müssen sie dann manuell suchen und von Hand formatieren. Es bietet sich daher an, gezielt nach Textabschnitten mit direkter Formatierung zu suchen und stattdessen die entsprechende Vorlage zuzuweisen. Mit einem kleinen Trick ist das in allen aktuellen Word-Versionen möglich.
FRAGE Bisher konnte ich einfach mit Strg + Num- (dem Minuszeichen auf dem Ziffernblock) einen Gedankenstrich einfügen. Das funktioniert plötzlich nicht mehr. Ich habe es schon mit Alt + Num- oder Alt + - (dem Minuszeichen im normalen Tastaturbereich) versucht, was in manchen anderen Programmen funktioniert. Auch das brachte keinen Erfolg. Lediglich Alt + Num + 0150 klappt noch. Aber das ist auf Dauer viel zu umständlich. Was läuft da falsch?
Ein paar Wörter oder einen Absatz in Word mit der Maus oder über die Tastatur zu markieren, ist kein Problem und schnell erledigt. Etwas anspruchsvoller wird es, wenn es darum geht, große Textblöcke zu markieren. Wenn Sie mit umfangreichen Dokumenten arbeiten wäre es doch äußerst praktisch, wenn Sie mit wenigen Klicks große Textbereiche markieren könnten, ohne mühevoll durch das ganze Dokument scrollen zu müssen. Glücklicherweise bietet Word eine geniale Funktion, die weniger bekannt ist, aber enorm hilfreich sein kann.
FRAGE Ich möchte Rechtecke, Kreise und andere Formen auf einer Dokumentseite platzieren und zwischen den Formen Verbindungslinien einfügen. Die Liste zu Einfügen-Illustrationen-Formen enthält dafür ja eine Reihe verschiedener Verbinder (mit Pfeil, mit gewinkelten Linien, mit gekrümmten Linien usw.). Die Verbinder scheinen sich aber nicht an die Formen anzuheften. Das heißt: Wenn ich eine Form verschiebe, bleibt die Verbindungslinie zu der Form unverändert und folgt nicht automatisch der neuen Formposition. Habe ich den Zweck der Verbindungslinien nicht richtig verstanden? Oder läuft da etwas falsch?
Es sollen Formularvordrucke in Word erstellt werden, in denen unten links jeweils die Vordrucknummer ausgedruckt wird, und zwar senkrecht im linken Seitenrand. In manchen Behördenvordrucken ist so etwas auch zu finden. Dass für die Vordrucke Dokumentvorlagen erstellen müssen, ist klar und auch vollkommen unproblematisch. Schwierig ist dabei, die Vordrucknummer senkrecht in den linken Rand zu setzen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, erläutern wir in unserem aktuellen SmartTipp.
Ihre Zeit ist kostbar! Verschwenden Sie sie nicht damit, wiederkehrende Texte immer wieder neu zu schreiben. Egal ob es um Angebote, Nachverfolgungen, Berichte oder Kundenkorrespondenz geht - die mühsame manuelle Eingabe von Textbausteinen kann zeitraubend und frustrierend sein. SmartTools QuickText Pro ist das ultimative Tool für die Arbeit mit Textbausteinen in Word-Dokumenten. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Textbausteine komfortabel kategorisieren, suchen, bearbeiten und einfügen.
Microsoft hat vor wenigen Tagen angekündigt, dass sich basierend auf dem Feedback der Anwender die Standardoption für das Einfügen von Inhalten aus anderen Anwendungen in Word 365 ändern wird. Die bisherige Standardeinstellung “Ursprüngliche Formatierung beibehalten” wird durch die Option “Formatierung zusammenführen” ersetzt, was in der Praxis einen großen Unterschied macht. Tatsächlich ist es nur in den wenigsten Fällen sinnvoll, einfach alle Formatierungen des Originals zu übernehmen und das Aussehen des Zieldokuments nicht zu berücksichtigen. Das Zusammenführen der Formatierungen war schon immer möglich, musste aber aktiv ausgewählt werden und kam daher selten zum Einsatz.
Mit dem SmartTools ChatGPT-Assistant für Word können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt in Word nutzen. Markieren Sie beispielsweise einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Die aktuelle Version 1.7 ermöglicht auch das Übersetzen, Kürzen und Erstellen von Texten. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie einen markierten Text in Word komfortabel optimieren können.
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