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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Ich nutze oft die Gliederungsansicht, um schnell zu bestimmten Kapiteln zu wechseln oder um Dokumentteile umzustellen. Als Referenz möchte ich jetzt nur die Überschriften - etwa bis zur dritten Unterebene - kopieren und in ein anderes Dokument einfügen. Wenn ich in der Gliederung aber die Überschriften markiere und kopiere, kopiert Word immer automatisch den gesamten Text der Kapitel mit. Wie schaffe ich es, dass Word nur die Überschriften, die in der Gliederung angezeigt werden, kopiert?
Viele Anwender haben für ihre Texte die Silbentrennung aktiviert. Word trennt dann aber mitunter Wörter, die Sie gar nicht trennen möchten. Dazu zählen fremdsprachige Ausdrücke, Fachbegriffe oder Dateinamen. Für diese Begriffe soll die Silbentrennung gezielt ausgeschaltet werden. In Word finden Sie jedoch nur eine Deaktivierung für komplette Absätze (mittels Absatzformatierung) oder die vollständige Deaktivierung der Silbentrennung, was sich auf das gesamte Dokument auswirkt.
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant 1.5 können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Mit der neuen Version 1.5 können Sie Text jetzt auch von ChatGPT übersetzen oder auf eine bestimmte Länge kürzen.
Mit der Funktion Überprüfen-Neuer Kommentar können Sie Bearbeitungshinweise und andere Informationen an beliebigen Textstellen eines Dokuments einfügen. In jedem Kommentar werden nicht nur der Name des Autoren, sondern auch Datum und Uhrzeit festgehalten. Eines der letzten Microsoft 365-Updates hat dafür gesorgt, dass das Setzen der Zeitangaben nicht mehr zuverlässig funktioniert. Datum und Uhrzeit erscheinen entweder gar nicht oder sind falsch. Microsoft hat das Problem inzwischen behoben.
Die Rechtschreibprüfung ist für gewöhnlich eine große Hilfe beim Schreiben mit Word. Nur manchmal schießt sie über das Ziel hinaus, wenn sie immer wieder Begriffe bemängelt, die gar nicht falsch geschrieben sind. Meist sind das Fachbegriffe oder Eigennamen. Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Es wäre aber schön, wenn sie die Rechtschreibprüfung als korrekte Wörter einstufen würde. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Korrekturfunktionen von Word entsprechend erweitern.
Mit den neuen September 2023-Updates von Microsoft wird eine kritische Sicherheitslücke in Word 365, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann die standardmäßig aktivierte geschützte Ansicht umgangen werden, wenn der Anwender ein manipuliertes Dokument öffnet, das heruntergeladen oder in einer E-Mail empfangen wurde. Über ein Makro könnte so zum Beispiel Schadsoftware eingeschleust werden. In einer Techinfo wird das Problem genauer dokumentiert.
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine bestimmte Textstelle automatisch in die Kopfzeile übernehmen möchten. Beim Erstellen von Agendas nehmen Sie zum Beispiel immer die letzte Agenda, passen den Inhalt an und speichern sie unter einem neuen Namen. Das Datum der Sitzung steht dabei sowohl im Text als auch in der Kopfzeile. Effektiv wäre es, das Datum aus dem Text automatisch in die Kopfzeile zu übernehmen, so dass Sie es nur einmal eingeben müssen. Unser Tipp zeigt, wie es geht.
FRAGE Word erstellt automatisch eine Standardvorlage namens NORMAL.DOTM - das heißt, eine Vorlage, in der Makros gespeichert werden können. Ich nutze Makros nicht und darum scheint es mir im Hinblick auf Makroviren riskant, eine "makrofähige" Vorlage einzusetzen. Kann ich irgendwo einstellen, dass Word mit einer Standardvorlage arbeitet, in der Makros von vornherein ausgeschlossen sind? Oder kann ich die Vorlagendatei NORMAL.DOTM einfach in NORMAL.DOTX umbenennen?
Terminabstimmung leicht gemacht: Mit dem kostenlosen SmartTools Monatskalender 2024 für Word fügen Sie Monatskalender mit individuellen Terminhervorhebungen sowie aktuellen Ferien und Feiertagen bis 2025 blitzschnell in Ihre Dokumente ein. Auf diese Weise lassen sich Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe, Messetermine usw. sehr einfach visualisieren. Der Clou: Mit der aktuellen Version können Sie wichtige und interessante Termine über das Internet in Form eines iCal-Kalenders kostenlos abonnieren und in den Monatskalender übernehmen. Die Monatskalenderblätter sind kompakt, frei formatierbar und lassen sich problemlos in alle beliebigen Dokumente einfügen. Dieser Tipp zeigt die Bedienung unseres beliebten Assistenten.
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit, aus Word oder Excel heraus Outlook-Aufgaben zu erstellen, wobei das aktuelle Dokument jeweils als verknüpfte Anlage in die Aufgabe eingefügt wird. So können Sie sich an die Bearbeitung eines Textes oder einer Tabelle erinnern lassen und das jeweilige Dokument sofort per Doppelklick aus Outlook heraus in Word oder Excel öffnen. Es gibt allerdings Fälle, in denen die Dokumentverknüpfungen in den Outlook-Aufgaben plötzlich fehlen. In einer Leiste im Kopfbereich der Aufgabe steht nur der Hinweis "Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert: Verknüpfung mit <Dateiname>". Unser Tipp liefert die Lösung.
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