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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Viele Anwender nutzen die Funktion Änderungen nachverfolgen, wenn Dokumente im Team erstellt und bearbeitet werden. Jede Änderung wird zunächst markiert und neben der ursprünglichen Fassung angezeigt. Am Ende kann dann entschieden werden, welche Änderungen tatsächlich übernommen oder verworfen werden. Microsoft weist darauf hin, dass es seit einem der letzten Microsoft 365-Updates ein kritisches Problem bei der Anzeige der Änderungen gibt: Die Darstellung von gelöschtem und hinzugefügten Inhalten wird umgedreht. Neuer Text erscheint also als gelöscht und gelöschter Text als hinzugefügt.
Innerhalb eines Dokuments können Sie zwar unterschiedliche Einstellungen für die erste Seite und die folgenden Seiten vornehmen. Aber was ist, wenn Sie mehrere Exemplare eines kompletten Dokuments drucken und dabei das zweite, dritte usw. Exemplar mit einem Wasserzeichen versehen möchten, um diese Exemplare zum Beispiel als Kopien zu kennzeichnen? Eine unterschiedliche Behandlung einzelner Druckexemplare ist in Word nicht vorgesehen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen aber, wie Sie das Ziel mit einer Makrolösung erreichen.
Angenommen Sie haben einen Serienbrief erstellt und mit einer Excel-Tabelle verbunden. Nun möchten Sie die Vorschaufunktion nutzen, um die Serienbriefe an die einzelnen Empfänger zu kontrollieren. Das ist insofern schwierig, als im Menüband-Register Sendungen nur die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse zu sehen ist. Die Schaltfläche können Sie anklicken und über das aufklappende Menü zum jeweils nächsten oder vorherigen Datensatz springen. Zum Weiterblättern müssen Sie aber immer wieder das Menü aufklappen, was sehr lästig ist. Besser wäre es, wenn das Menü aufgeklappt bliebe oder wenn zumindest die Schaltflächen zum Blättern in den Datensätzen ständig verfügbar wären.
Microsoft hat vor einigen Tagen auf einen neu entdeckten Fehler beim PDF-Export in Word 365 hingewiesen. Normalerweise gehen Sie davon aus, dass Hyperlinks in den PDF-Dateien genauso funktionieren wie im Word-Dokument. Das ist allerdings nicht der Fall, wenn die Hyperlinks einen Bindestrich enthalten. Bei Dokumenten in deutscher Sprache (und in jeder anderen Sprache außer "Englisch") wird der Bindestrich im Hyperlink verdoppelt, so dass der Link nicht mehr funktioniert. Ein Update soll das Problem beheben.
Dass sich Word die letzte Position und Größe eines Aufgabenbereichs nicht merkt, kann zum Ärgernis werden. In diesem Tipp stellen wir Ihnen deshalb eine Makrolösung vor, mit der Sie Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder das Fenster für Formatvorlagen immer dort platzieren, wo Sie es gerne möchten. Die Positionierungsmakros für einige häufig genutzte Aufgabenbereiche haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Darin stellen Sie mit Zahlenwerten ein, in welchem Abstand vom linken und oberen Bildschirmrand der Aufgabenbereich angezeigt werden soll und wie hoch und breit er sein soll. Die optimalen Werte finden Sie so aber nur durch Experimentieren heraus. Besser wäre es, wenn Sie den gewünschten Aufgabenbereich zunächst selbst in der gewünschten Form auf dem Bildschirm platzieren und die entsprechenden Positionsangaben anhand dieses Beispiels ermitteln. Das lässt sich mit einem weiteren VBA-Makro erreichen, das Sie nach demselben Prinzip wie die Positionierungsmakros erstellen.
Nehmen wir an, dass Sie eine Vorlage für Einladungen erstellt haben, die ich je nach Anlass individuell anpassen möchten. An einer Stelle soll natürlich auch das Einladungsdatum stehen. Dabei soll auch der Wochentag ausgegeben werden. Um Fehler auszuschließen, sollte Word den Wochentag automatisch eintragen, so wie das auch mit dem Befehl Einfügen-Text-Datum und Uhrzeit geht. Dieser Befehl fügt aber immer nur das aktuelle Datum ein. Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ein beliebiges Datum abfragen und so einfügen können, dass automatisch der Wochentag ergänzt wird.
In Word 365 verwenden Sie den Microsoft Editor, um Rechtschreibung und Grammatik des aktuellen Dokumentes zu prüfen. Eines der letzten Microsoft 365-Updates sorgt dafür, dass die Benutzeroberfläche auf Englisch angezeigt wird, obwohl die Prüfung selbst weiterhin in deutscher Sprache funktioniert. Microsoft hat das Problem inzwischen behoben. Wählen Sie Datei-Konto an und klicken Sie unter "Updateoptionen" auf Jetzt aktualisieren, um mindestens die Version 2309 (Build 16827.20130) herunterzuladen, nach dessen Installation der Editor wieder auf Deutsch angezeigt wird.
War früher wieder einmal alles besser? Nun ja: Was die Aufgabenbereiche von Word angeht, vielleicht. In früheren Versionen platzierte Word Aufgabenbereiche wie den Navigationsbereich oder den Bereich für Formatvorlagen immer an der Position und in der Größe, wie Sie sie in der letzten Sitzung verlassen hatten. In neueren Word-Versionen merkt sich Word offenbar nur, ob ein Aufgabenbereich am Fensterrand angedockt war oder ob er frei als Unterfenster positioniert war. Die zuvor eingestellte Position und Größe scheint Word zu ignorieren. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, was Sie dagegen machen können.
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Wir stellen in diesem Tipp das brandneue Gratis-Tool vor und zeigen, wie Sie es bei Ihrer täglichen Arbeit mit Word nutzen können.
Die Standard-Funktion zum Suchen- und Ersetzen von Word stößt schnell an Ihre Grenzen: Es gilt immer nur ein Suchen-/Ersetzen-Paar zurzeit, es gibt keine Speicherfunktion für immer wieder benötigte Suchen-/Ersetzen-Begriffe und Sie können immer nur ein Dokument zur Zeit bearbeiten. Wenn Sie mehrere Begriffe suchen/ersetzen möchten und vielleicht Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten bearbeitet werden sollen, kann das Stunden oder Tage dauern.
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